第七模块 会计资料整理

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1、第七模块 会计资料整理技能 会计资料产生于单位的经济活动，尤其是会计核算活动之中.主要包括会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算的专业材料,是记录和反映经济业务的重要史料和证据,因而具有非常重要的保留价值。 各单位的会计资料往往是分散的,数量也很多，类别也比较繁杂，为了对会计资料进行妥善保管，以发挥其会计档案的作用,有必要对会计资料进行挑选、收集、整理，形成会计档案,集中妥善保管，有序存放，以方便检查，防止销毁、散失和泄密。 会计资料的整理就是将已收集的会计资料分门别类地加以系统化，按序存放。其整理的目的是对会计资料实行有序管理。整理工作包括系统化、编目以及必要的加工等。系统化就是区分

2、全宗、分类组卷、案卷排列三项工作；编目就是指会计资料的目录编制、备查表的编制等等。会计资料整理是会计档案管理的重要内容，是存放、利用会计档案的前提。 第一单元 　会计凭证的整理、归档 一、会计凭证的整理 会计凭证是记录经济业务发生和完成情况的书面证明,是记账的重要依据。是会计资料的重要组成部分，也是形成其他会计资料的重要来源。会计凭证包括记账凭证和原始凭证。 原始凭证是在经济业务事项发生时由经办人员直接取得或填制、用以表明某项经济业务事项已经发生或其完成情况、明确有关经济责任的一种原始依据.如发货票、进货单、差旅费报销单等等。原始凭证一般作为记张凭证的附件附在记账凭证后面。 记账凭

3、证是对经济业务事项按其性质加以归类、确定会计分录，并据以登记会计账簿的凭证。记账凭证是根据原始凭证编制的。 会计凭证的整理方法是： 1．把所有应归档的会计凭证收集齐全，并根据记账凭证进行分类。记账凭证一般分为收款凭证、付款凭证、转账凭证三种，根据不同的种类，按顺序号或按时间逐张排放好。 2。整理记账凭证的附件(原始凭证），补充遗漏的必不可少的核算资料,剔除不属于会计档案范围和没有必要归档一些资料。 ３.清除订书钉、曲别针、大头针等金属物。 4。将每一类记张凭证按适当厚度分成若干本。 将会计凭证整理好后，应按照有关规定的要求,认真作好会计凭证的装订工作。 二、会计凭证的装订 在装

4、订会计凭证前,检查会计凭证及其附件是否齐全，编号从小号到大号是否连续，把填制好的记张凭证按顺序号排列好，防止编号颠倒;制单、记账、稽核等责任者没签字盖章的要补齐并加盖戳印;编制记张凭证汇总表，试算平衡后，与总账核对，账表相符后，方可着手进行装订。每月装订会计凭证的本数应该根据单位业务量大小来确定，避免过厚或过薄，订本太厚事后翻阅不便，订本太薄，不好保管，容易散失。不准跨月装订. 装订会计凭证要加封面、封底,其格式如图7—1所示 图７—1　 在装订前，要把会计凭证封面叠好,把科目汇总表放在第一页记账凭证前边,按顺序号把记账凭证后边所附的原始凭证墩齐,不规格的原始凭证要叠好,使其不超过

5、记账凭证的长和宽。具体来说:对于纸张面积大于记张凭证的原始凭证，可按略小于记账凭证面积的尺寸,先自右向左,再自下向上两次折叠,如果采用“角订法”进行装订，要把折叠起来的左上角反折成一个三角形，如果采用“侧订法”装订，则要把折叠起来的的左边,留一些空余，另外再用厚纸折成三角或长条,衬在装订处，这样使装订处与不装订处一样厚薄，既美观又便于装订和查阅；对于纸张面积很小、无法进行装订的原始凭证,可按一定的顺序和类别,粘贴在“原始凭证粘贴单"上。“粘贴单”的大小、形状与记账凭证相仿、略小为宜。粘贴时对小票分别排列,适当重叠，但要露出数字和编号，以便于计算和复核。同类、同金额的单据应粘贴在一起,既方便计算

6、，又不易搞错,同时还美观. 记账凭证所附原始凭证的顺序应该是:先是单张的面积小于记账凭证的，后是原始凭证粘贴单,最后是折叠过的、纸张较大的原始凭证. 数量过多的原始凭证可以单独装订保管（不包括发票),在封面上注明记账凭证日期、编号、种类。同时，在记账凭证上注明原始凭证名称、编号及“附件另订"字样。 各种经济合同、存出保证金收据、涉外文件和上级批准文件，应当另编目录，单独登记保管,并在记账凭证或原始凭证上注明批准机关名称、日期和文件字号。 会计凭证的装订办法较多，通常的装订办法有“角订法”和“侧订法”等。 (一)角订法 要先准备一些装订工具，如铁锥或打孔机、剪刀、铁夹、线绳、奖糊、三

7、角包纸（牛皮纸）等.然后将记账凭证的左、上、下对齐，接着便是加封面并用铁夹夹牢。包角：包角纸的大小一般边长为13厘米的正方形铡去三分之一(如图7—2所示）,先将包角纸的角对准左上角,反面向上，然后在虚线处打眼、装订、包角。包角的要求是按虚线折叠后，剪去左上角，再在反面涂浆处抹上浆糊，从上方包向背面，再从左方包向背面，然后盖章.如图7－2所示。 (二）侧订法 侧订法与“角订法”的不同之处是采用左侧面装订.装订时在封面之上再加一张纸复在封面上(此封面长，反面朝上)，以底边和左侧为准,墩齐、夹紧，在左侧打三个孔，把线绳的中段从孔中引出，留扣,再把线绳从两端孔引过，并套入中间的留扣中，用力拉紧系好

8、,余绳剪掉.复底纸上涂上浆糊.翻转后将左侧和底部粘牢,晾干后,写好封面有关内容即可存查。如图7-3所示. 不论采取哪种方法装订,装订线一边的表、单用剪刀把毛边剪齐,这样才能避免订后脱页丢失的现象。装订好的会计凭证要四边成线,有角有棱，坚固，规整。 图7-2 图7-３ 三、会计凭证的立卷、归档 会计凭证装订以后： １．认真填写好会计凭证封面，封面各记事栏是事后查账和查证有关事项的最基础的索引和凭证.“启用日期”要把年、月、日写全;“单位名称”要写全称；“本月共XX册，本册是ＸX册”要写清楚；“凭证张数”填本册共多少张；记账凭证号数“自第X号至第X号"一栏要填写清晰；“保管期

9、限"是按规定要求本册凭证应保管多少年。还要把原始凭证及记账凭证总页数,按照记账凭证所属原始凭证张数加计清点,准确填好数字。装订年、月、日要如实填写。会计主管人员要盖章，装订线应有封口,并加盖骑缝章. ２。填好卷脊上的项目.卷脊上一般应写上是“某年某月凭证”和案卷号。案卷号主要是为了便于保存和查找,一般由档案管理部门统一编号,卷脊上的编号应与封面案卷号一致。 3.将装订好的凭证按年统一编流水号,卷号与记账凭证册数编号应当一致,然后入盒，由专人负责保管。 第二单元 　会计账簿的整理、归档 一、会计账簿的分类 会计账簿也称为会计账册,是记录会计核算过程和结果的载体。会计账簿的形式和种类很

10、多，按照其外表形式分类主要有“订本式账簿”，如总账、日记账(现金日记账、银行存款日记账）等；“活页式账簿”，如材料、往来等明细账。详见图7—４所示。 二、会计账簿的整理、归档 会计账簿作为全面、系统、连续地记载各种经济业务的工具,是编制各种财务报告所需要经济资料的主要来源,也是检查、分析和监督单位经济活动和财务收支的依据。因此，会计账簿是储存数据资料的重要会计档案，整理时要做到以下几点: 1．为保证会计账簿记录的合法性和账簿资料的完整性，明确记账责任,便于查阅,账簿在启用时，都要在账簿的扉页填写“经管人员一览表”和“账户目录". 2．对活页账簿，如明细分类账等，在会计年度结束后,要及时

11、加工整理。①在装订前，撤去账夹和空白账页，填齐账户目录页号，还要分别会计科目在账页 的右上方编上总页数和分页数；②在前后加装会计账簿封面、封底,并在扉页上 填写好启用表；③按封面、账簿启用表、账户目录、账页、封底顺序排列，装订成册,封口处加盖装订人名单,账簿脊背注明所属年度。 ３．对订本账簿，如日记账、总账等,在会计年度结束后，也要及时加工整理。为了保证账簿的原来面貌，不撤去空白页，但需要在记录账页的最末一行下红线，以示结束使用,并在账户目录上，详细记录使用账页的页数和空白账页的页数。 4．认真填写会计账簿案卷的封面。详细写明：单位名称、会计年度、账簿名称、账簿编号、本账起讫页次、记账

12、人员和会计主管签名盖章等. 5.会计账簿一般按年编号，除跨年度使用的账簿外，应按照总账、现金日记账、银行存款日记账、往来明细账、存货明细账、固定资产明细账、收入明细账、成本明细账、其他明细账、辅助账簿的顺序,编制年度案卷总序号来立卷归档. 订本式账簿 ﻩ按外表形分 活页式账簿 会ﻩ 　 　 卡片式账簿 现金日记账 计　　 　 　 　 　　　 　日记账ﻩ银行存款日记账 　订本式 转账日记账 ﻩ账 总分类账 （订本式) 　 　 　 分类账　 　 　 　 　

13、　 　 　 　 三栏式 簿ﻩ 按用途 　 　 　 　　　　明细分类账ﻩ　 数量金额式 （活页式)ﻩ多栏式 　 　 　 　　　　 　　 　 　 　　　 平行式 ﻩ备查账 图7-４ 第三单元 财务报告及其他会计资料的整理、归档 一、财务报告的整理、归档 财务报告是反映企业财务状况和经营成果的总结性书面文件，它包括资产负债表、利润表、现金流量表等会计报表、会计报表附注和财务情况说明书等。其中，会计报表是财务报告的主要组成部分。 财务报告的整理立卷的方法是: 1．按月份顺序整理装订成册并编制年度案卷总序

14、号; 2.月内按合并会计报表类、汇总会计报表类、本企业财务报告类、个别财务报告类的顺序整理,类内按会计报表、财务情况说明、内部及报表、财务分析的顺序整理，会计报表按其编号的顺序整理; 3．财务报告有月报、季报、年报.所以，一般按月报、季报、年报分别整理、装订、立卷。年终决算报告要单独整理立卷，装订一册，季报和月报，可根据张数的多少,立成一卷或数卷。 4。平时,月（季）财务报告，由会计主管人员负责保存.年终，将全年财务报告,按月份的时间顺序整理装订成册，登记《会计档案目录》,逐项写明财务报告名称、页数、归档日期等。经会计机构负责人审核盖章后,由主管财务报告的人员负责装盒归档。 财务报告的

15、装订应以左上角齐。装订顺序是：①封面；②财务报告说明书；③会计报表；④封底。 二、其他会计资料的整理、归档 其他会计资料包括财务收支计划；工资计算表；银行存款余额调节表和银行对账单;经济活动分析报告、审计报告;比较重要的经济合同等。这些资料不需全部移交档案部门，有的在一个很长的时期内由财会部门保存,这就需要认真筛选,把收集起来的这些资料，逐件进行鉴别，将需移交档案部门保管存放的,另行组卷装订,按要求移交。 一般来说,其他会计资料应按照银行存款余额调节表和银行对账单类，财务收支计划类，重要合同类,会计档案保管清册和会计档案销毁清册类,会计档案移交清册和查阅登记清册类，增设或合并会计科目说明

16、、会计科目名称对比明细表、会计印章启用交接封存或销毁材料类，财产清查类，经济活动分析、审计报告类等其他应保存的会计核算专业资料的顺序整理立卷,类内按照时间顺序，分册或合并装订，并编制年度案卷总序号. 总之，会计资料的收集整理要规范化。卷脊、封面的内容要按统一的项目印制、填写,封面、盒、袋要按统一的尺寸、规格制作。做到收集按范围，整理按规范,装订按标准. 本模块实训 ﻩ利用前面所练习开具的各种发票以及模拟会计凭证、账簿、报表等进行如下训练： １。原始凭证整理的训练； 2.记账凭证、账簿以及会计报表整理的训练; 3．会计凭证装订方法的训练。（包括“角订法"和“侧订法”） 主要参考文献

17、： 1．《计算技术》编写组：《计算技术》，1版，北京，中国财政经济出版社，１991。 2.张筱仲：《计算技术》，1版，北京,中国财政经济出版社,１99８。 ３.姚克贤:《珠算教程》，1版,大连,东北财经大学出版社，１994。 4。张成武：《计算技术》，1版，北京,中国商业出版社,１994。 5。汪正明：《计算技术》,１版，合肥，中国科学技术大学出版社，199８。 6．姚珑珑:《计算技术》,1版，大连，东北财经大学出版社,200０. ７.曹先海:《计算技术习题集》,１版，合肥,安徽省新闻出版局,199５。 8． 安徽省珠算协会编：《安徽珠算工作十五年》，19９7年。 9.《微机

18、键盘快速录入技术》中国商业出版社 张昕 韩巨松主编　北京2０0０年 1０。《三星多功能一体机使用手册》 (适用型号:SＦ—５60系列)　 １1。《操作手册》24针点阵式打印机ＥPＳON ＬＱ—１６00Ｋ4 　 爱普生（中国）有限公司 北京 １2.《佳能PIXMA ｉP６0０0D喷墨打印机使用手册》　 13。广东省粤税科技有限公司防伪税控管理系统 14.航天信息股份有限公司纳税申报软件 15．安徽省芜湖市国税局网上申报系统 16。张晔清:《连锁企业门店营运与管理》1版,上海，立信会计出版社,20０２. 17.《友路商业自动化系统—标准版报表样张》 河北商业电脑有限公司,河北。 １８．河北省企业会计基础工作规范实施细则，河北人民出版社。 不足之处，请您指出来，谢谢！ 149 / 9