会计电算化 总账部分讲解

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1、单击此处编辑母版标题样式,,单击此处编辑母版文本样式,,第二级,,第三级,,第四级,,第五级,,*,*,三、总账,总账模块是会计电算化中最重要的一部分。,,过程：,,输入凭证——记账（账簿管理）——期末处理（报表）,,1,,1.1 基本核算功能,,1、凭证管理,,可随时调用常用凭证、常用摘要，自动生成红字冲销凭证及科目的自定义项定义及录入。,,可完成凭证审核及记账，并可随时查询及打印记账凭证、凭证汇总表。,,标准凭证格式的引入和引出，可完成不同机器中总账系统凭证的传递。,,2、标准账表,,随时提供总账、余额表；序时账、明细账、多栏账、日记账、日报表等多种标准账表，并可查询包含未记账凭证的最新数

2、据，能够查询上级科目总账数据及末级科目明细数据的月份综合明细账。,2,,,提供“我的账簿”功能为您保存常用的查询条件。,,任意设置多栏栏目，能够实现各种输出格式。,,3、出纳管理,,提供出纳签字功能，加强出纳凭证的管理。,,提供银行对账单引入、录入、查询功能。,,完成银行日记账、现金 日记账，提供银行对账功能，随时查询银行余额调节表。,,4、外币核算,,用户可选择采用固定汇率方式还是浮动汇率方式计算本币金额。,,可由用户选用直接标价法和间接标价法折算本位币。,,月末可自动调整汇兑损益。,3,,5、月末处理,,自动完成月末分摊、计提、转账、销售成本、汇兑损益、期间损益结转等业务。,,可进行试算平

3、衡、对账、结账等工作。,,,1.2 辅助管理功能,,1、个人借款管理,,主要进行个人借款、还款管理工作，及时地控制个人借款，完成清欠工作。,,提供个人借款明细账, 催款单, 余额表, 账龄分析报告及自动清理核销。,4,,2、部门核算,,主要为了考核部门费用收支情况，及时控制各部门费用的支出，为部门考核提供依据。,,提供各级部门总账、明细账的查询功能，进行部门收支分析。,,3、项目管理,,用于生产成本、在建工程等业务的核算，以项目为中心为使用者提供各项目的成本、费用、,,收入等汇总与明细情况以及项目计划执行报告等，也可用于核算科研课题、专项工程、产成品成本、旅游团队,合同, 订单等。,5,

4、,6,,7,,一、凭证管理：凭证的填制、审核、汇总， 并对个人往来、部门、项目和单位辅助账进行管理。,,1、填制凭证：基础工作,,,“总账”——”填制凭证”——”增加”,,凭证内容包括：,,凭证头：类别、编号、日期、附单据数,,正文：摘要、科目和金额,,例：从银行提取现金5000元,,借：现金,,贷：银行存款,8,,登记凭证过程：,,“增加”——〉”付”，日期，自动生成凭证号——〉附单据数可填或不填——〉摘要（在常用摘要中选入，也可增加或删除常用摘要）——〉科目名称（可选）——〉贷方科目和金额。,,如果设定银行存款有辅助核算，则要输入结算方式、票号、发生日期等。,,9,,注:,（1）科目为最末

5、级；,,（2）系统自动以时间顺序编凭证号；,,（3）凭证保存后，其凭证类别、编号不能修改，正文可改。,,,2、涉及辅助核算：,,（1）个人往来业务：其所在部门、姓名、票号、发生日期,,10,,（2）单位往来业务：客户、供应商、业务员、票号,,（3）部门核算：部门信息,,（4）项目核算,,3、修改凭证,,“填制凭证”，查找该张凭证（直接翻找或用“查询”，以类别、月份、号等），直接修改，保存。,,作废或恢复凭证：标“作废”字样,,11,,整理凭证：将已经作废的凭证重新编号,,注：只对未记账的凭证进行修改、作废或整理。,,二、审核凭证 ：审核人对凭证的合法正确性审核，审核后才能记账。,,1、出纳签字

6、：对涉及银行存款、现金的凭证,,在“科目”“编辑”中设定现金、银行存款为指定科目，才需要出纳签字。,,选择凭证，“签字”，全部签字后，才可以审核。,,注：签字后的凭证不能直接修改，取消签字后可修改。,,,12,,2、审核,,“凭证”——〉”审核凭证”——〉选定凭证——〉确认,,注：,（,1）审核与制单必须为两个人；,,（2） 审核后不能修改，取消审核后可改。,,3、汇总,,记账前查看本期科目的发生额和余额。,,“凭证”——”科目汇总”，选定汇总的范围：已记账或未记账凭证、月份、凭着凭证类别、制单人、凭证号等。,13,,4、记账：“记账”——选择范围—”记账报告”（是否打印或预览）—”记账“,,

7、注（1）余额试算平衡才可记账；,,（2）上月记账后本月才可记账；,,（3）审核后才可记账。,,取消记账：,“对账”-> “CTRL+H”->,“恢复记账前状态”——选择恢复方式（最近一次恢复前或某日前）——取消审核——取消签字——修改——重新签字、审核、记账,,二、出纳管理,,现金和银行日记账、支票管理、银行对账,,1、 查询或打印现金日记账、银行日记账,14,,按科目、日期查询,,2、查询支票登记簿：“出纳”—”支票登记簿”，可增加支票领用信息，必须输入支票号和领用日期。,,3、银行对账：,,进行初始设置，输入对账单期初；,,录入银行对账单入“对账单文件”；,,采取自动对账与手工对账相结合，

8、在“两清”中标注“√”——检查——”对账平衡检查表”,,15,,二、账簿管理：对经济业务做查询、打印、统计,,1、总账：各科目的年初额、发生额、月末余额。,,查询条件：科目、级次、是否包含未记账凭证。,,2、余额表：各科目的本月发生额、累积发生额、余额。,,3、明细账查询,,4、辅助账管理：如部门账,,“部门管理”中”多栏式明细账”，选择科目、部门、时间等。,,16,,三、期末处理,,银行对账、转账、试算平衡、结账,,每月必须用且方法不变的，如费用的计提、分摊等，可以预先定义凭证框架和公式，以后各月可直接调用。,,（一）定义转账凭证：其他系统生成的凭证转入总账或总账内部及个科目间的结转。,,包

9、括以下几种：,,1、自定义结转：根据自己的需要设置转账凭证，如费用分配、分摊、税金的计算、部门项目的核算等。,17,,设置：凭证头,（,转账序号、摘要、类别）,,借贷方（科目或编码、公式）,,例：计提短期借款利息，借款额的2%,,借：财务费用 贷：应付利息,,（1）”转账定义”---增加：输入序号、摘要、类别,,（2）定义借方：科目（财务费用—利息），“借”，公式（直接输入或引导录入）,,（3）定义贷方：科目（应付利息），“贷”，公式，“保存”。,18,,公式的表示,：,,（,1）财务取数函数：函数名（科目、,时间,、方向）,,QM( )期末, QC( )期初, JE( )

10、净额 , FS( ),发生额 LFS( ),累计发生额,,,如：QM(100201,月） 取100201结转月份期末余额,,,fs,(,5,002，月，销售部） 取销售部的,5,002,发生,额,,注：科目为总账中已经定义的。,19,,会计期间可以为“年”，“月”，或1至12，为空时默认为月；,,方向：”借” 或“J” “DR” “贷”或“D” “CR”,,FS(400101,月，J),,（2）公式组合：,,QM(1001，月）+QM(1002,月）,,QM(420101，月）-QM(4102,月）,,,20,,如：期末将“制造费用—技改费”平均分摊入三个车间。,,会计分录

11、为：,,借：生产成本—一车间—制造费 40010105,,生产成本—二车间—制造费 40010205,,生产成本—三车间—制造费 40010305,,贷：制造费用—技改费 400204,,定义凭证过程：,,21,,转账凭证： 摘要 :分摊技改费,,科目 方向 金额,,40010105 借 QM(400204,月）*0.33,,40010105 借 QM(400204,月）*0.33,,40010105 借 QM(400204,月）*0.34,,400204 贷 QM(400204,月）,22,,2、对应结

12、转:对两个科目进行一一对应的结转。,,如收入、成本,,5001主营业务收入 5002 主营业务成本,,3201,本年,利润,,编号 转出科目 转入科目 凭证类别,,1 5001 3201 转,,2 5002 3201 转,23,,3、汇兑损益结转,,选定要计算汇兑损益的项目及入账科目,,4、期间损益结转：损益科目转入本年利润中，录入需要转账科目及利润科目，系统自动完成。,,可以修改转账定义,,,5、生成转账凭证：定义后，每月末执行。,,注：转账前，先将本月的凭证全部记账。,24,,四、对账及试算平衡,,总

13、账与明细账对账，总账与日记账、辅助账等对账，余额试算平衡。,,,五、结账：计算结转本期各账户的发生额和余额，结束本期工作，将期末余额转入下月期初,,注：上月未结，本月不能结；,,本月有未记账凭证时不能结；,,结账后不能填凭证。,,Ctrl+shif+F6 取消结账,25,,小结 总账系统的主要功能,会计科目,,外币汇率,,期初余额,,凭证类别,,结算方式,,分类定义,,编码档案,,权限分配,,自定义项,,选项,填制凭证,,出纳签字,,主管签字,,审核凭证,,查询凭证,,打印凭证,,科目汇总,,记账,,常用摘要,,常用凭证,现金日记账,,银行日记账,,资金日报,,账簿打印,,支票登记簿,,银行对账,,长期未达账审计,,我的账表,,科目备查簿,,科目账,,客户往来账,,供应商往来账,,个人往来账,,部门往来账,,项目辅助账,,现金流量表,,账簿打印,转账定义,,转账生成,,对账,,结账,总账系统,系统设置,期末处理,账表管理,出纳管理,凭证管理,26,,思考题,1、审核会计凭证时要注意什么？,,2、不能记账，可能是什么原因？,,3、不能结账，可能是什么原因？,,27,,