第9章-长文档编排

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1、,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,第,9,章 长文档编排,9.1,使用大纲视图辅助创建文档,9.2,课堂练习,制作网上交易大纲,9.3,编制目录与索引,9.4,课堂练习,为网上交易创建索引和目录,9.5,使用脚注与尾注,9.6,使用批注,9.1,使用大纲视图辅助创建文档,9.1.1,在大纲视图下安排文档结构,当我们完成对一篇文档的构思后，最好先把该文档的纲目框架建立好，也就是我们通常所说的大纲，以方便后期的写作。,下面我们通过制作“认识鼠标、键盘和光驱

2、”文档的大纲，介绍在大纲视图中建立文档纲目结构的基本方法。,新建一文档。单击“视图”选项卡上“文档视图”组中的“大纲视图”按钮，进入大纲视图模式后，输入文档标题文本“认识鼠标、键盘和光驱”，输入的标题段落被,Word,自动赋予“,1,级”标题样式，按【,Enter,】键换行，输入下一个标题文本“鼠标的使用”，用同样地方法输入其他所有标题文本。,9.1.2,在大纲视图下改变标题的级别,选中要调整级别的标题内容，通过在“大纲级别”下拉列表中选择所需级别，或单击“大纲”选项卡上的 （提升至标题,1,）、（升级）或 （降级）、（降级为正文）按钮，都可轻松地调整标题级别。,9.1.3,改变大纲视图下的标

3、题显示级别,在大纲视图模式下，利用“大纲”选项卡上“大纲工具”组中的按钮，可控制大纲视图的显示。,：控制显示的标题级别。单击右侧的三角按钮，在弹出的列表中可选择要显示的标题级别。,：展开或折叠标题下的文字。,：控制是否只显示各段落的首行文字。,：控制是否显示文本格式,。,9.1.4,标题的展开与折叠,在大纲视图模式下，如要折叠某一标题下面的内容，可在该标题行中单击鼠标，然后单击“大纲”工具栏中的“折叠”按钮 ，将该标题行下的内容折叠。此时折叠的标题下面有虚线，表示该标题下还有其他的内容，这些内容被隐藏起来了。,如要展开某一标题下面的内容，可在该标题行中单击鼠标，然后单击“大纲”工具栏中的“展开

4、”按钮 ，将该标题行下的内容展开。,9.1.5,在大纲视图下移动标题及其内容的位置,将鼠标指针移到要平级移动的标题前的、号或一个正文段落前 的符号上，当鼠标指针变成形状时，向上或向下拖动该标题或正文段落，拖动时会出现一条带符号的水平线，将该标题或正文段落拖至新的位置后释放鼠标，即可将标题内容移动到新位置。,9.2,课堂练习,制作网上交易大纲,下面我们通过创建一个网上交易大纲，来熟悉一下利用大纲视图安排文档结构、调整文档标题级别，并在其中输入正文文字的方法，具体操作步骤如下。,1,按【,Ctrl+N,】组合键新建一文档。单击“视图”选项卡，在“文档视图”组中单击“大纲视图”按钮，切换到大纲视图模

5、式。输入标题文字“网上交易”。,按【,Enter,】键换行，输入下一个标题文字“一、网上买东西”。同样地，依次输入所有标题文字。,2,调整文档标题级别。选中要降为,2,级的标题文字，单击“大纲级别”右侧的按钮，在展开的列表中选择“,2,级”或单击“大纲级别”按钮右侧的“降级”按钮；用同样的方法，选定要作为,3,级标题的文字，然后单击“大纲级别”按钮，在展开的列表中选择“,3,级”或单击两次“降级”按钮。,3,在各标题下输入正文文字。,9.3,编制目录与索引,9.3.1,创建目录,在创建目录之前，应确保希望出现在目录中的标题应用了内置的标题样式，也可以应用包含大纲级别的样式。然后单击要插入目录的

6、位置（一般在文档的开头），然后单击“引用”选项卡，单击“目录”组中的“目录”按钮，在展开的列表中选择一种目录样式即可。,若单击目录样式列表底部的“插入目录”选项，可打开“目录”对话框，在其中可自定义目录的样式。,若要删除在文档中插入的目录，可单击“目录”列表底部的“删除目录”项，或者选中目录后按【,Delete,】键。,9.3.2,更新目录,如果只是想更新目录中的内容，以适应文档的变化，可以右击目录，在弹出的快捷菜单中单击【更新域】项，也可以选择目录后，按下【,F9,】键更新域，还可以执行如下的操作步骤来更新目录：单击需更新目录的任意位置，此时目录左上角显示出选项，单击“更新目录”选项，打开“

7、更新目录”对话框，选择要执行的操作，然后单击“确定”按钮，目录即可被更新。,其中：,只更新页码,：表示只更新目录中的页码，其内容不变。,更新整个目录,：表示更新目录中的所有内容。,创建了目录后，如果想改变目录的格式或者显示的标题等，可以再执行一次创建目录的操作，重新选择格式和显示级别等选项。,9.3.3,标记索引项,选中要作为索引项的文本，可以是某个词或短语，单击“引用”选项卡上“索引”组中的“标记索引项”按钮，打开“标记索引项”对话框，可看到选中的内容自动出现在“主索引项”框中，若有必要，用户可以对其编辑修改。在“选项”、“页码格式”选区，进行设置，然后单击“标记”按钮，标记选中的索引项；若

8、单击“标记全部”按钮，文档中所有与选中文本完全一致的文本都将被标记，此时,Word,将插入一个具有隐藏文字格式的,XE,（索引项）域来插入索引项的标记。,保持“标记索引项”对话框的打开状态，标记其他索引项，全部标记完毕，单击“关闭”按钮返回文档窗口。,9.3.4,删除与修改索引项,标记了索引项后，用户还可以对它们作一些修改或者删除它们。如果要删除某一索引项，可选中整个,XE,（索引项）域，包括括号（,），然后按【,Delete,】键。要修改某一索引项，只需更改,XE,（索引项）域中文字即可。,9.3.5,编制索引,标记了索引项之后，就可以创建索引了。首先隐藏索引标记，然后单击要插入索引的位置，

9、单击“引用”选项卡上“索引”组中的“插入索引”按钮，在打开的“索引”对话框的“格式”下拉列表中选择一种索引格式；选中“页码右对齐”复选框，然后在“制表符前导符”下拉列表中选择一种制表符样式，单击“确定”按钮，在光标处根据标记的索引项插入索引。,9.3.6,更新索引,更新索引的方法是在希望更新的索引中单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“更新域”项，或者单击要更新的索引，单击“索引”组中的“更新索引”按钮。,9.4,课堂练习,为,网上交易,创建索引和目录,下面首先在“网上交易”标记索引项，然后编制索引、提取目录，以此来熟悉一下标记索引项、编制索引和创建目录的方法，具体操作步骤如下。,1,打开素材

10、文档“网上交易”，选中要标记为索引的文本“网上购物”，然后单击“引用”选项卡上“索引”组中的“标记索引项”按钮，打开“标记索引项”对话框，选中“加粗”复选框，,单击“全部标记”按钮,。,2,用同样的方法标记其他索引项,预订和炒股。,3,将插入符置于文档中放置索引的位置，然后单击“引用”选项卡上“索引”组中的“插入索引”按钮，在打开的对话框中设置索引项并确定。,4,将光标放置在要插入目录的位置，然后单击“引用”选项卡上“目录”组中的“目录”按钮，在展开的列表中单击“插入目录”项，打开“目录”对话框，进行设置后并确定。,9.5,使用脚注与尾注,脚注和尾注的作用完全相同，都是对文档中文本的补充说明，

11、如单词解释、备注说明或提供文档中引用内容的来源等。,通常情况下，脚注位于页面底端，用来说明每页中要注释的内容。尾注一般列于文档结尾处，用来集中解释文档中要注释的内容或列出引文的出处等。,9.5.1,创建脚注与尾注,1,插入脚注,将插入符移到要插入脚注的位置，单击“引用”选项卡上“脚注”组中的“插入脚注”按钮，此时在插入符处以上标形式显示脚注引用标记，光标跳转至页面底端的脚注编辑区，输入脚注内容。,若要对脚注（或尾注）的格式进行设置，可单击“脚注”组右下角的对话框启动器，在打开的“脚注和尾注”对话框中进行设置。,2,插入尾注,单击要插入尾注的位置，单击“引用”选项卡上“脚注”组中的“插入尾注”按

12、钮，光标跳转到文档结束位置的尾注编辑区域，输入尾注文本，此时，文档中以上标形式显示尾注标记。用同样的方法继续在文档中插入尾注，,Word,会自动为其进行编号。,9.5.2,查看脚注与尾注,将鼠标指针移至脚注或尾注标记上，该标记旁将出现浮动窗口，显示注释文本内容。,单击“引用”选项卡“脚注”组中的“显示备注”按钮，打开“查看脚注”对话框，选择“查看脚注区”单选钮，可以查看脚注区中某条脚注内容，再次单击“显示备注”按钮将跳转到该脚注标记处；选择“查看尾注区”单选钮，可以查看尾注区的某条尾注内容，再次单击“显示备注”按钮，将跳转到该尾注标记处。,如果文档中有多处脚注和尾注，单击“脚注”组中的“下一条

13、脚注”按钮，可跳转至下一处脚注标记或脚注内容位置查看；若单击其右侧的三角按钮，在展开的列表中选择相应的选项，可在文档中所有的脚注和尾注标记或内容位置之间跳转。,9.5.3,编辑脚注与尾注,在文档窗口中选定注释标记，使其反白显示，将鼠标指针移到该注释标记上，按下鼠标左键并拖动，将注释标记拖至文档中的新位置，然后释放鼠标左键即可移动注释。如果在拖动时按住【,Ctrl,】键，则该操作为复制。,另外，用户也可以使用“剪切”、“复制”和“粘贴”命令来移动或复制脚注或尾注引用标记。,若双击文档中的脚注或尾注标记，可快速跳转至该脚注或尾注内容所在位置。编辑方法与编辑普通文本完全一样，并且可使用各种格式来格式

14、化脚注或尾注文本。,双击该标记,9.5.4,转换脚注和尾注,单击“脚注”组右下角的对话框启动器按钮，打开“脚注和尾注”对话框，单击“转换”按钮，打开“转换注释”对话框，可以将脚注和尾注互相转换，也可以统一转换为一种注释。,若只是将个别的注释转换为脚注或尾注，可将光标放置在要进行转换的脚注或尾注内容（非标记）上，右击鼠标，从弹出的快捷菜单中选择“转换为脚注”或者“转换至尾注”菜单。,9.5.5,删除脚注与尾注,要删除某个注释，可以在文档中选定相应的注释标记后，按【,Delete,】键，,Word,会自动删除该标记及其对应的注释文本，并对后面的注释重新编号。,如果要删除所有自动编号的脚注或尾注，方

15、法是：打开“查找和替换”对话框，单击“更多”按钮，然后单击“特殊格式”按钮，从打开的“特殊格式”列表中选择“脚注标记”或者“尾注标记”选项，清除“替换为”文本框中的所有内容，单击“全部替换”按钮，在打开的提示对话框中单击“确定”按钮，则所有的脚注或尾注的编号就全部被删除。,9.6,使用批注,9.6.1,在文档中添加批注,1,选中要添加批注的文本或将插入符置于要插入批注的位置，单击“审阅”选项卡上“批注”组中的“新建批注”按钮，在页面右侧边距显示的红色批注编辑框中输入批注文本。,2,单击批注编辑框外的任意位置，退出编辑状态。重复上述步骤，在文档中的其他位置添加批注。,9.6.2,查看、删除批注,

16、1,查看批注,默认情况下，,Word,显示批注。将“,I”,形光标移至正文中添加批注的对象上，鼠标指针附近将出现浮动窗口，显示批注者、批注日期和时间，以及批注的内容。其中，批注者名称为安装,Office,软件时注册的用户名。,单击“审阅”选项卡上“批注”组中的“上一条”或“下一条”按钮，可使光标在批注之间跳转，方便查看文档中的所有批注。,2,删除批注,要快速删除单个批注，可右键单击该批注，在弹出的快捷菜单中选择“删除批注”选项或将插入符置于批注中，然后单击“审阅”选项卡上“批注”组中的“删除”按钮。,若要删除特定审阅者的批注，可单击“审阅”选项卡上的“修订”组中“显示标记”右侧的三角按钮，在展开的列表中指向“审阅者”，再单击某个审阅者名称即可。,要快速删除文档中的所有批注，可单击文档中的一个批注，然后在“审阅”选项卡上“批注”组中单击“删除”按钮右侧的三角按钮，在展开的列表中选择“删除文档中的所有批注”项。,