[财务管理]计算机会计学实验ppt课件

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1、单击此处编辑母版标题样式,,单击此处编辑母版文本样式,,第二级,,第三级,,第四级,,第五级,,,*,来自,,中国最大的资料库下载,,,计算机会计学实验课件,,,,主讲人：占慧莲,现代会计实验教学中心,,第一章 会计信息系统概述,,第二章 计算机会计信息系统开发方法和步骤,,第三章 帐务处理子系统,,第四章 会计报表子系统,,第五章 工资、固定资产子系 统,目 录,,第一章 会计信息系统,本章主要内容：,,1.会计信息系统的发展,,2.会计信息系统的基本构成,,3.会计信息系统总体结构,,4.会计信息系统中各个子系统的相互联系,,5.,计算机会计信息系统和手工会计信息系统的不

2、同点,,第一节 会计信息系统的发展,一、会计信息系统的定义（,accounting,informatiom,system ,AIS),,,AIS,是,管理信息系统,的一个子系统，是专门用于企事业单位处理会计业务，收集、存储、传输和加工各种,会计数据,输出,会计信息,，并将其反馈给各有关部门，为企业的经营活动和决策活动提供帮助，为投资人债权人政府部门提供财务信息系统。,,二、根据会计数据处理技术不同将,AIS,分为三个阶段,,（一）手工会计信息系统：靠人工对会计数据进行收集、分类、汇总和计算。,,1.优点：具有良好的适应性和可靠性,,2.缺点：低速度、低效率、高差错率,,,（,二）机械会计信息系

3、统：19世纪---20世纪初西方发达国家的企业中将穿孔机、验孔机、分类机等应用到会计处理中。,,（三）,计算机会计信息系统,：将计算机技术应用到会计信息系统中，由计算机对会计数据进行处理。,,1.计算机会计信息系统的发展阶段,,①,EDP,阶段：主要目标是用计算机代替手工操作，实现 会计核算工作的自动化或半自动化，以提高会计工作效率为主。,,特点：,a、,模拟手工核算为主，各项业务的数据独立进行。,,,b、,用于工资计算、帐务处理、定单处理、固定资产核算,,②,会计信息系统阶段：主要目标是以综合处理发生在会计各个业务环境中的会计信息，并为企业管理部门提供有关的管理和决策辅助信息。,,特点：,a

4、、,突破了传统的数据处理范围，形成整体性的会计信息系统。,,,b、,会计信息系统的结构打破了手工方式的一些模式。,,,c、,功能完备,,,d、,信息采集全部实时化,,,e、,管理功能不断完善,,③基于互联网会计信息系统阶段：基于网络技术，能够在企业网络以及国际互联网范围内整合使用，不仅能够具备以往的会计信息系统的基本功能，还能支持远程处理、支持电子商务和网上理财服务的管理软件。,,特点：,a、,为正在兴起的集团提供集中式管理服务,,,b、,使会计核算从静态走向动态,,,c、,支持业务协同的工作方式,,,d、,支持远程处理,,,e、,支持网上理财服务,,,,2、我国会计电算化的发展阶段,,①产生

5、：会计电算化工作始于1979年。代表项目是1979年财政部支持并直接参与长春第一汽车制造厂进行的会计电算化试点工作。,,1981年8月在财政部第一机械部和中国会计学会的支持下在长春召开“财务、会计、成本应用计算机问题研讨会”,,②,发展阶段：,,《会计电算化研究》依据信息新技术在会计中的使用程度及96年4月中国会计学会在北京召开我国会计电算化发展研讨会中指出：向管理型财务软件进军,,,a、1979-1988,会计核算子系统单项开发与应用,,,b、1988-1996,会计核算子系统多项开发与应用,,,c、1996-,至今 面向管理的会计核算网络的开发与应用,,三、计算机会计信息系统的特点,,1.

6、会计数据处理集中化、自动化程度大大提高,,2.提高了会计信息系统的准确性和及时性,,3.从广度和深度上扩展了会计数据的领域,,四、,会计电算化,：将计算机技术应用到会计处理工作中,应用会计软件指挥各种计算机设备,替代手工完成或手工难以完成甚至无法完成的会计工作过程.,,,计算机会计学,：从信息处理角度出发,在计算机环境下研究会计信息系统的分析、设计、评价方法、研究会计数据的收集、加工、存储和会计信息输出等方法的一门边缘,学科。,,第二节 计算机会计信息系统的基本构成,1.,人员：会计主管、系统开发人员、系统维护人员、凭证录入人员、审核员,,2.,硬件：用于会计数据的输入、输出、存储、处理、传输

7、的电子设备,,3.,软件： 系统软件（操作系统和数据库系统）,,,会计软件,（专用和通用）,,4.,会计规范：保证计算机和会计信息系统正常运行的各种制度和控制程度。,,第三节 子系统的划分及其关系,一、子系统的划分,,1,.会计数据的处理过程可分为两个阶段：,,①原始凭证处理阶段,,②记帐凭证处理阶段,,,原始凭证 记帐凭证,,帐簿报表,,,管理用资料,,处理1,处理2,,2.子系统的划分,,①,第一阶段根据原始数据的内容和特点划分为业务子系统例如：固定资产、工资、存货、成本、销售等,,②第二阶段根据处理内容不同划分为帐务处理和报表子系统,

8、,③各个行业的子系统划分不同,,A.,工业企业,,B、,商业企业,,,工业企业计算机会计系统的构成‘,,帐,,务,,处,,理,,子,,系,,统,工,,资,,子,,系,,统,固,,定,,资,,产,,子,,系,,统,采,,购,,与,,应,,付,,子,,系,,统,销,,售,,与,,应,,收,,子,,系,,统,存,,货,,子,,系,,统,成,,本,,子,,系,,统,,帐,,务,,处,,理,,子,,系,,统,工,,资,,子,,系,,统,固,,定,,资,,产,,子,,系,,统,采,,购,,与,,应,,付,,子,,系,,统,销,,售,,与,,应,,收,,子,,系,,统,存,,货,,子,,系,,统,商业企业计

9、算机会计信息系统的构成,,二、子系统之间的联系,,集中传递式,：,指各子系统之间的数据传递关系，通过一个专门的自动转帐系统来实现。,,,销售与应收,,帐款子系统,采购与存,,货子系统,自动转帐子系统,总帐子系统,固定资产,,子系统,成本子系统,工资子系统,财务分析与领,,导查询子系统,报表子系统,,销售与应收,,帐款系统,固定资产,,子系统,工资子系统,总帐子系统,采购与存,,货子系统,报表子系统,成本子系统,财务分析与领,,导查询子系统,指各业务子系统对原始凭证汇总处理后，编制记帐凭证直接传递到总帐子系统，帐务处理子系统对涉及到成本费用的凭证进行汇总后传递到成本子系统。,帐务处理中心式,,销

10、售与应收,,帐款子系统,采购与存,,货子系统,固定资产,,子系统,工资,,子系统,成本子系统,总帐子系统,报表子系统,财务分析与领,,导查询子系统,指各业务子系统首先对原始凭证汇总、处理后，编制出记帐凭证传递到帐务处理子系统进行帐务处理；同时，工资、固定资产、存货等业务子系统以及帐务处理子系统要将各种直接的、间接的费用按一定的标准汇总后传递到成本子系统进行成本计算。,直接传递式,,第四节 计算机会计信息系统与手工会计信息系统的区别,一、相同点,,1.数据量大,,2.数据结构复杂,,3.在数据的安全性、完整性、真实性、准确性要求同样严格,,4.,在数据安全可靠性、及时性可校验性高,,5数据处理步

11、骤相同,,6.,遵守会计法规和准则相同,,二、不同点,,1.收集方式不同,,2.数据处理的不同,,3.计算机条件下会计帐表发生了变化,,4.会计职能发生了变化,,高级管理 人员,,中级管理 人员,财会,,子系统,职能人员,,中央数据库,,计算机,其他,,子系统,生产,,子系统,市场,,子系统,管理信息系统,业务,,信息系统,返回,,会计,,数据,处理1,会计,,数据,处理2,会计,,信息,会计数据：指记录下来的会计事实。,,会计信息：经过加工后的会计 数据。,,两者之间没有明显的界限,返回,,,计算机会计信息系统：利用信息技术对会计信息进行采集、存储、处理和传递，完成会计核算任务，并能提供进行

12、会计管理 、分析、决策用的辅助信息的人机系统 。,返回,,,非商品化,1979年,单项型,核算型,,管理型,企业级,网络财务,商品化财务软件,决策支持,,人力资源,,制造,,分销,ERP,CRM,,ERP,决策支持,,人力资源,,制造,,供应链,,1988年,1993年,1996年,1998年,2000年,电子商务应用,中国企业应用软件,,的应用发展,返回,,第二章 计算机会计信息系统 开发方法和步骤,本章内容：,,1.生命周期法,,①,基本思想,,②工作流程和主要任务,,③特点和缺点,,④六个阶段,,2.原形法,,第一节 计算机会计信息系统开发概述,一、生命周期法,,（一）

13、定义：根据软件的生命周期将开发过程分为几个阶段,进行软件的分析和设计的方法。,,（二）基本思想：将软件工程学和系统工程的理论与方法引入计算机会计信息系统的研制开发中，采用,结构化、模块化、自顶向下,地对系统进行分析和设计。,,（,三）六个阶段：,,系统分析,系统设计,程序设计,系统测试,运行和维护,系统评估,,（,四）特点：阶段划分明确，各个阶段应完成的文档都有明确的规定，软件的开发易于控制，开发成功后的软件易于维护。,,（五）缺点：由于会计信息系统开发没有阶段，人为规定的阶段造成文档书面的反复,导致开发周期长。,,（六）生命周期法的工作流程和主要任务,,1.工作流程：研制和开发一个信息系统都

14、要按顺序经历系统分析、系统设计、程序设计、系统测试、运行和维护、系统评估。,,2.主要任务：,,1）系统分析：可行性分析和需求分析,,①可行性分析的任务：调查用户的需求、处理过程以及现实环境。从经济、技术、环境三个方面对软件项目或信息系统进行可行性分析。从以下三个方面进行：,,a、,初步调查,,b、,可行性分析,,c、,编写可行性研究报告,,,②,需求分析的任务：分析用户的需求，确定目标系统必须具备那些功能，并建立逻辑模型。从以下三个方面进行：,,a、,分析和描述现有系统的逻辑模型,,b、,分析和描述目标系统的逻辑模型,,c、,编写需求分析说明书,,采用的方法：结构化分析（,SA,方法）,,2

15、）系统设计的任务：建立系统的物理模型,,分为两步：概要设计和详细设计,,①概要设计（总体设计）：决定系统的模块结构和数据结构（总体结构和数据库设计）。,,提供的文档：概要说明书,,②详细设计：对每一个模块的详细功能、实现的算法等细节描述。,,提供的文档：详细设计说明书,,方法：结构化设计（,SD,方法）,,3）程序设计的任务：按详细设计说明书的要求选择适当的程序设计语言把每个模块代码化，即编写程序。,,实施步骤：单个模块测试,,文档：源程序清单及程序设计说明书,,方法：结构化程序设计（,SP,方法）,,4）系统测试的任务：及时发现错误并排除程序错误使软件达到预定的要求。,,实施步骤：单元测试、

16、组装测试、确认测试,,文档：测试报告和用户操作手册,,5）运行和维护的任务：系统完成并交付使用后，对程序修改扩充以及修改有关文档。,,①程序维护：正确性维护和完善性维护,,②使用维护：环境维护、意外事故维护、计算机病毒治理和维护,,文档：运行日志、软件问题报告、软件修改报告。,,6）系统评估：从软件的功能和性能上评估系统的优劣。,,文档：评估报告书,,,二、原型法,：从一个初始信息需求的集合出发，在发展中初步完善信息系统的方法。,,（一）基本思想：在获得用户基本需求的基础上,快速的构造系统工程模型,然后演示这个原型系统,在用户参与的情况下按用户合理而又可行的要求不断地修改这一原型系统。,,,（

17、三）特点：见效快,,（四）缺点：整个软件系统没有一个完整地概念，各子系统之间地接口不明确，系统开发文档无法统一，易给以后地维护工作带来隐患。,,,（,二）工作流程,,用户提出开发要求,开发原型,使用原型,分析评价,试运行,不可行处理,不满意处理,,第二节 会计信息系统的系统分析,一、会计信息系统的可行性研究,,（一）初步系统调查：,,1.内容：,,①调查原系统的目标、功能、处理程序、处理方法、业务量、系统的优缺点、需要解决的问题和需求的迫切性。,,②原系统的运行机制,,③新系统的改造目标,,④为开发新系统能提供的各种条件,,2.调查方法：人员座谈、查阅、收集帐表,,3.描述调查结果工具：,,（

18、1）组织结构图,,（2）调查表,,（二）可行性分析,,1.必要性,,2.经济性：费用估计、效益估计,,3.技术的可行性：设备条件、技术力量,,4.组织管理的可行性：,,（三）编写可行性研究报告,,二、系统的需求分析,,（一）需求分析又称逻辑设计：建立新系统的逻辑模型,在逻辑上规定新系统的功能,但不干涉其物理设计.,,（二）任务：,,①了解用户要求,,②按用户的要求建立逻辑模型，完成系统分析报告。,,,（三）结构化分析方法（,SA,方法）：采用数据流图和数据词典，自上而下、，逐层分解的思路来描述系统面向数据流进行系统分析。,,1、数据流图（,DFD）：,用图形方式刻画各种业务,数据处理过程,的工

19、具。,,2、数据词典：对流程图中的文件数据流进行详细的描述和解释的词典。,,,名称,图形,解释,数据流,,反映系统各部分之间数据传递关系,加工,,对,数据流的处理过程,文件,,数据的存储形式,起点/终点,,描述系统之外传送或接收数据的组织或人,,例：手工会计处理银行对帐流程图,,,银行,对帐,企业银行日记帐,编制调节表,对帐单,调节表,找,问题,找,,问,,题,,①数据流的流向又以下几种,,起点 加工；加工 文件；,,文件 加工；加工 终点,,加工 加工,,②加工：一个数据流图中至少有一个加工，任何一个加工至少有一个输入数据和一个输出数据。

20、,,③文件：可以是暂存、永久,,指向文件的数据流：数据写入文件,,从文件中引出的数据流：文件中读出数据,,④数据流图的起点和终点：可省略,,3.,数据流图的画法：自顶向下、逐步求精,,,I1 O1,顶层数据流图,,,I2,,,I1 O1,中间层数据图,,,I2,,,I1,底层数据流图,,,I2 O1,,,系统,S,1,2,1.1,1.2,2.1,2.2,,财会科,造,工资表,上月,工资表

21、,财会科,顶层数据流图,,抄,不变数据,写,变动数据,计算,上月工资表,本月变动数,,本月变动数据,变动数据,,不,,变,,数,,据,,本月工资数,,中间层数据库,,,抄,不变,,栏目名称,写,新栏,,目名称,写新,工,,资额,抄,不变工资,上月数据,计算个人,,实发工资,计算各,,栏合计,不变栏目名称,本月变动栏目,新,栏目名称,本月变动,本月工资数据,,第三节 会计信息系统的设计,一、系统设计的任务,：设计计算机会计信息系统的总体结构和一些细节处理，分为两步：概要设计和详细设计。,,（一）概要设计应完成的工作,,1.系统总体结构设计,,2.代码和数据库文件设计,,3.子系统功能模块设计,,

22、4.概要设计说明书的编写及评审,,（二）详细设计应完成的工作,,1.采用某表达方式对各模块功能实现进行详细描述。,,2.编写详细设计说明书及评审。,,（三）系统设计流程图,,,,,,,,,,,不合格,概要设计,总体结构设计及子系统设计,数据库设计,编写说明书,评审,详细设计,确定算法,详细描述各模块的算法,编写说明书,评审,,二、概要设计,：根据系统分析的要求和组织的实际情况来对新系统进行总体结构设计，主要包括系统功能模块设计、数据库设计、网络设计等。,,（一）,SD,方法：用于从,系统分层数据流图导出系统模块结构图,，以低耦合度、高内聚度作为模块划分的原则。基本思想：,由大到小、自顶向下、层

23、层分解，直到最底层模块都是功能单一，不能再分为止。,,,1.结构图：,SD,方法中用来精确表达系统结构和系统模块间的层次关系和联系的图形。组成部分：,,①模块： 模块的功能和模块的简称,,②模块的调用关系：模块间调用和被调用关系 。,,调用模块,,,被调用模块,名字,A,B,,③模块间的通讯:在调用模块和被调用模块之间中会由信息传递,有两种:,,a.,二值控制信号:控制信号只表明“是/否”,,b.,一般数据:字符、数值,银行对帐,手工对帐,自动对帐,帐簿查询,总帐,明细帐,日记帐,,2.结构图中模块划分的原则,,1）提高模块的独立性,,2）提高模块内的聚合度,,3）降

24、低模块间的耦合度,,（三）代码设计,,1.代码设计的编码有三种,,⑴顺序码：按一定标准依次排列,,⑵组码：用若干连续数组区段表示不同类别事物的编码。,,⑶群码：每一个代码由固定的几个区段组成每一个区段表示一种特征并可以按顺序码或组码进行编码。,,优点：含义丰富、格式固定、系统性强、易于排序和分类扩展性好。,,2、原则：,,⑴,唯一性 ⑷稳定性,,⑵系统性 ⑸扩展性,,⑶简明性 ⑹合法合规性,,（四）数据库文件设计,,1.确定系统要建立的文件种类,,⑴帐务数据库文件,,⑵辅助性数据库文件,,⑶临时性数据库文件,,2.数据库文件的组

25、织形式：记录的排列方式,,⑴顺序组织方式：记录按建立时间先后顺序进行排列和处理。,,⑵,索引组织方式：按对先后顺序排列的文件按索引关键字自动建立索引的文件。,,3.数据库文件结构设计：依据数据词典,,4.,确定数据库文件的属性,,⑴保密性,,⑵读写性,,⑶共享性,,5.编写概要说明书,,三、详细设计,：建立在概要设计说明书上，描述各个模块如何实现，并编制详细设计说明书以备程序设计所需。,,（一）,PDL,语言：介于自然语言合程序语言之间，用简单的语法和自然语言来描述模块的算法，遵循自上向下、逐步求精的原则。,,例示,,,if,应收账款余额<2000元,and,应收账款账龄<2个月,,,then

26、,给与折扣率为5%,,endif,,,,,,（,二）主要内容：,,1.由一些能够表明程序结构的关键字,,2.,将简单语法和自然语言相结合,,a.procedure,,b.,顺序结构：,,c.,选择结构：,if…. else….,endif,,d.,分支结构:,do case….,endcase,,e.,循环结构:,do while….,enddo,,3.,逐步细化写出下一级的,PDL,程序,,习 题,1.,什么是生命周期法？,,2.,生命周期法的工作流程及主要任务是什么？,,3.,什么是数据流程图？,,4.,什么是,PAL,语言？,,第一次,,录入,第二次,,录入,入帐,,处理,错误

27、凭,,证处理,打印,,凭证,打印错,,误凭证,凭证核,,对校验,下一步,,凭证录入模块,第,,一,,次,,录,,入,第,,二,,次,,录,,入,凭,,证,,核,,对,,校,,验,错,,误,,凭,,证,,输,,出,凭,,证,,传,,输,返回,,,计算机会计信息系统,原始凭证,帐表,帐务处理,工资核算,采购存货,固定资产,成本核算,销售核算,帐簿,报表,报表,下一步,,,原始凭证,记帐凭证,机制凭证,填制,,录入,临时凭,,证文件,审核,登记,,帐簿,汇总,,文件,历史凭,,证文件,单位银行,,对帐文件,输出,,报表,输出,,总帐,输出,,明细帐,,日记帐,报表,总帐,明细帐,,日记帐,对帐单,输

28、入或,,接收,对帐单,,文件,银行,,对帐,余额调节表,自动,,传入,下一步,,,计算机会计系统的构成,帐,,务,,处,,理,,子,,系,,统,工,,资,,子,,系,,统,固,,定,,资,,产,,子,,系,,统,采,,购,,子,,系,,统,销,,售,,子,,系,,统,成,,本,,子,,系,,统,下一步,,,帐务处理子系统,系统,,初始化,凭证,,处理,记帐,,结帐,帐表,,输出,银行,,对帐,系统,,服务,科目设置,人员权限,初始余额,,录入,凭证类别,其他设置,制单,审核,汇总,打印,转帐,,生成,记帐,结帐,日记帐,,输出,明细帐,,输出,总帐,,输出,报表输出,修改,,口令,系统,,维护

29、,数据,,恢复,数据,,备分,删除已达帐,输出对帐单,手工对帐,自动对帐,对帐单,,录入,初始化,,调节表,综合查询,,,返回,,,第 三章 帐务处理子系统,主要内容：,,1.,理解帐务处理子系统的流程图,,2.,掌握帐务处理子系统各模块的,,设计原理,,第一节 帐务处理子系统,一、帐务处理子系统,,（一）定义：是会计信息系统的一个重要子系统，以凭证为原始数据，通过对凭证的输入和整理，完成记帐、结帐、银行对帐、帐证表的查询和打印，系统服务和系统管理等工作。,,（二）帐务处理子系统的特点,,,1.,规范性强，一致性好：采用世界通用的记帐方法,---,复式记帐法。,,,2.,综合性强在整个会计信

30、息系统中起核心作用：其他子系统仅反映供产销过程中某个经营环节或某类经济业务。而帐务处理子系统的计量单位为货币，具有很强的综合性和概括性，能接受其他子系统传递数据。,,,3.,控制要求严格，正确性要求高：由于报表给有关信息使用者，所以必须保证数据的正确性，结果的真实性，因此要对凭证严格控制。,,（,三）帐务处理子系统的目标,,1.,及时、准确地采集和输入各种凭证；,,2.,高效、正确地完成记帐过程；,,3.,随时输出各个时期内任意科目发生地所有业务，各个会计期地报表；,,4.,建立帐务处理子系统和其他子系统地数据接口，实现会计数据地及时传递和数据共享；,,5.,辅助核算功能。,,一、手工帐务处理

31、子系统处理流程,,（,一）手工帐务处理数据流图分析,,,1.,科目汇总表核算形式,,原始凭证,填制和审核,,记帐凭证,记帐凭证,收,,款,,凭,,证,付,,款,,凭,,证,转,,帐,,凭,,证,登记日记帐,日记帐,登记明细帐,编制科目,,汇总表,科目,,汇总表,登记总帐,明细帐,总帐,月末处理,编制报表,报表,第二节 帐务处理子系统处理,,,2.,记帐凭证核算形式：适用于规模小，业务简单的企 业。,,原始凭证,汇总原始凭证,收,,款,,凭,,证,付,,款,,凭,,证,转,,帐,,凭,,证,记帐凭证,现,,金,银,,行,,存,,款,日记帐,总,分类帐,明细帐,会计报表,,原始凭证,汇总原始凭证,

32、收,,款,,凭,,证,付,,款,,凭,,证,转,,帐,,凭,,证,记帐凭证,现,,金,银,,行,,存,,款,日记帐,总,,分,,类,,帐,明,,细,,帐,会,,计,,报,,表,付,,款,,凭,,证,收,,款,,凭,,证,转,,帐,,凭,,证,汇总记帐凭证,3.,汇总记帐凭证核算形式：能减少工作量，,,按科目间的对应关系进行汇总，但工作量,,大，适用于规模大业务多的企业。,,,3.,手工会计下帐务处理形式的缺陷,,①,数据大量重复：凭证上的日期、摘要、凭证号、金额等数据重复转抄，不仅占用存储空间，而且易形成帐表不符，帐帐不符，帐证不符。,,②,信息提供不及时：由于工作量大，加大手工速度缓慢，往往

33、要延迟一端时间才能编制报表。,,③,准确性差：从记帐凭证到报表的过程中，转抄错误和计算错误难以避免。,,④,工作强度大：又快又准，加大会计人员的工作量。,,二、计算机帐务处理数据流程,,（一）方案一,,1.,流程图,,原始凭证,记帐凭证,机制凭证,填制录入,自动生成,记帐凭,,证文件,审核,生成报表,更新,科目余,,额文件,输出,,总帐,总帐,输出明细帐,,日记帐,明细帐,,日记帐,对帐单,输入或,,接收,对帐单,,文件,银行对帐,报表,余额调节表,,2.,数据库文件,,①,记帐凭证文件：属于帐务数据库文件。主要存放录入的所有凭证（未审核、审核、已记帐凭证），用标记区别不同状态的凭证记录。,,

34、②,科目余额文件：属于帐务数据库文件。主要存放所有科目的年初数、累计借方发生额、累计贷方发生额、期末余额，每个月的借贷方发生额等。,,③,对帐单文件：属于临时文件。存放银行给单位的对帐单。,,日记帐、明细帐、总帐临时从汇总文件和记帐凭证文件中 挑选加工形成。,,（,二）方案二,,1.,流程图,,2.,数据库文件,,①,临时凭证文件：用于存放已录入和审核未记帐的凭证，可对其进行修改。记帐后已审核的记录转移到“历史凭证文件”中，属于非正式会计档案。,,②,历史凭证文件：存放已记帐的所有凭证，不能修改，只能用红字凭证冲销。属于正式会计档案。,,③,汇总文件：存放科目的年初数、累计借方、贷方发生额、期

35、末余额、每个月的借贷发生额。,,③,银行对帐单文件：专门存放银行给单位的对帐单，已达帐可删除。,,④,单位银行对帐文件：存放单位没有对上帐的银行业务。,,,原始凭证,记帐凭证,机制凭证,填制,,录入,临时凭,,证文件,审核,登记,,帐簿,汇总,,文件,历史凭,,证文件,单位银行,,对帐文件,输出,,报表,输出,,总帐,输出,,明细帐,,日记帐,报表,总帐,明细帐,,日记帐,对帐单,输入或,,接收,对帐单,,文件,银行,,对帐,余额调节表,自动,,传入,,（,三）优缺点,,1.,优点：数据无重复存储,,2.,缺点：输出日记帐和明细帐的速度慢。,,（三）计算机与手工帐务处理流程的区别,,1.,数据

36、起点和终点不同：,,手工数据的起点是原始凭证，数据的终点是会计报表；,,计算机方式下数据的起点是记帐凭证、原始凭证和机制凭证，数据的终点是帐簿和报表。,,2.,数据处理方式不同：手工方式下记帐凭证由不同的财务人员登入帐簿。计算机方式下由帐务处理子系统完成数据处理。,,3.,数据存储方式不同：手工会计数据存放在纸上；而计算机方式下以数据库的形式存放在磁介物质上。,,4.,无帐帐核对的必要：手工方式下需对帐，计算机方式下无须对帐。,,5.,会计资料查询统计方式不同：手工方式下找出相关资料；,,而计算机方式下使用查询功能。,,6.,改变日记帐、明细帐和总帐的输出方式,,7.,记帐的含义不同：手工方式

37、下记帐是将凭证登记到各个帐簿上；而计算机方式下则是更新汇总文件。,,,,第三节 系统功能模块设计,帐务处理子系统,系统,,初始化,凭证,,处理,记帐,,结帐,帐表,,输出,银行,,对帐,系统,,服务,科目设置,人员权限,初始余额,,录入,凭证类别,其他设置,制单,审核,汇总,打印,转帐,,生成,记帐,结帐,日记帐,,输出,明细帐,,输出,总帐,,输出,报表输出,修改,,口令,系统,,维护,数据,,恢复,数据,,备分,删除已达帐,输出对帐单,手工对帐,自动对帐,对帐单,,录入,初始化,,调节表,综合查询,,,第四节 帐务处理子系统会计科目代码设计及主要数据库设计,一、会计科目代码设计,,（一）会

38、计科目代码：用代码替代会计科目。,,（二）使用会计科目代码的原因,,1.,文字科目的缺点,,①,文字形式的科目名称较长,,,因此占用空间多并且不便于输入；,,②,不便于计算机识别和分类,,2.,使用会计科目代码的优点,,①,能保证会计科目的唯一性,,②,简化会计科目的表现形式,,③,能提高输入速度,,④,便于对会计数据加工和处理,,（三）会计科目编码方案,,1.,编码方案：群码 例：,1020101,,2,.,科目代码结构：一级科目由国家制度规定，明细科目是企业根据自己的情况来确定。,,科目代码的扩展性和简明性,,,3.,举例：,,①,凭证代码设计：类别,+,顺序码,,例：记,0001,收

39、,0002,付,0003,转,0004,,②,核算币别设计：助记码或货币符号,,人民币：,RMB,,③,往来单位代码设计：,,顺序码：,01,A,单位,02,B,单位,,组码：,01-10,北京地区的单位,11-20,上海地区的单位,,群码：** ** ** 省 城市 某单位,,④,部门代码设计：顺序码或群码,,** ** ** 部门 车间 班组,,⑤,职工代码设计：顺序码或群码,,** ** ** ** 部门 车间 班组 人员代码,,二、主要数据库文件设计：设置的代码或相关的数据存放在数据库中。,,（一）帐套参数数据库文件

40、：存放各帐套的参数。例：,,字段 字段名 类型 长度,,,1,,帐套号,,C 3,（,关键字）,,,2,帐套名称,C 16,,3,行业性质,C 10,,4,会计主管,C 10,,5,启用年月,D 8,,6,科目编码方案,C 5,,7,结帐日,C 2,,主要控制措施：,a.,帐套号唯一,,,b.,各字段不能为空,,,c.,启用年月合法,,,(,二）科目文件：存放帐务处理中所有科目及相关内容的数据库文件。,,序号 字段名 类

41、型 长度,,,1,科目代码,C 9,（,关键字）,,,2,科目名称,C 20,,3,科目类型,C 4,,4,科目性质,C 6,,缺点：,a.,科目之间无联系,,,b.,不能辨别科目是否为最下级科目,,,2.,方案二,,序号 字段号 类型 长度,,,1,科目代码,C 9,,2,科目名称,C 20,,3,科目类型,C 4,,4,科目性质,C 6,,5,父科目,C 9,,6,级数,N 1,,

42、父科目：将一个科目所属的上一级科目,,兄弟科目：同一个父科目下的若干各科目,,3.,组织方式：以科目代码为关键字所建立的,索引文件。,,,,科目代码,,科目名称,,科目类型,,科目性质,,现金 资产,,银行存款 资产 银行对帐,,银行存款,-,工行存款 资产 银行对帐,,银行存款,-,中行存款 资产 银行对帐,,,科目代码 科目名称 科目类型 科目性质 父科目 级数,,现金

43、 资产,1,,,银行存款 资产 银行对帐,1,,,工行存款 资产 银行对帐,102 2,,,中行存款 资产 银行对帐,102 2,,,,（三）凭证文件的设计：用来存放记帐凭证的每一项数据记录的数据库文件，是核心文件。,,1.,方案一：,,序号 字段名 类型 长度,,,1,凭证号,C 4,,2,日期,D 8,,3,摘要,C 36,,4,科目代码,C

44、 9,,5,借方金额,N 122,,6,贷方金额,N 122,,7,附件,N 3,,8,录入,C 8,,9,审核,C 8,,10,记帐,C 8,,2.,方案二,,序号 字段名 类型 长度,,,1,凭证号,C 4,,2,日期,D 8,,3,摘要,C 36,,4,科目代码,C 9,,,5,方向,C 2,,6

45、,金额,N 12,2,,7,附件,,N 3,,8,录入,C 8,,9,审核,C 8,,10,记帐,C 8,,3.,方案三,:,设置凭证内容文件,(,存放重复字段,),和凭证业务文件,(,存放不重复字段,).,,序号 字段名 类型 长度,序号 字段名 类型 长度,,,1,凭证号,N 4 1,凭证号,C 6,,2,日期,,D 8 2,摘要,,C 36,,3,附件,N 3

46、 3,科目代码,C 9,,4,录入,C 8 4,借贷标志,C 2,,5,审核,C 8 5,金额,N 12,2,,6,记帐,C 8,,例,1,,凭证号 日期,,摘要 科目代码,,借方金额 贷方金额 附件 录入 审核 记帐,,记,0001 2003.1.1,提现,101 1000 1,A B C,,记,0001 2003.1.1,提现,10

47、201 1000 1,A B C,,例,2,,凭证号 日期 摘要 科目代码 方向 金额 附件 录入 审核 记帐,,记,0001 2003.1.1,提现,101,借,1000,1 A B C,,记,0001 2003.1.1,提现,10201,贷,1000 1,A B C,,例,3,凭证内容文件,,凭证号 日期 附件

48、 录入 审核 记帐,,记,0001 2003.1.1,1 A B C,,,记,0001 2003.1.1 1,A B C,,,凭证业务文件,,,凭证号 摘要 科目代码 方向 金额,,记,0001,提现,101,借,1000,,,,记,0001,提现,10201,贷,1000,,,返回,,(,四,),汇总文件设计,:,存放所有科目的年初数、累计发生数、本期发生数、余额等汇总数据库文件,。,,1.,方案一,,序号 字段名

49、 类型 长度,,,1,科目代码,C 9,,2,期初余额,N 12,2,,3,借贷方向,,C 2,,4,本期借方发生额,N 12,2,,5,本期贷方发生额,N 12,2,,6,本期累计借方发生额,N 12,2,,7,本期累计贷方发生额,N 12,2,,,期末余额,=,期初余额,+,本期借方发生额,-,本期贷方发生额（以资产类科

50、目为例）,,每个月有一个当月的汇总文件（一年共,12,个）,,本期的期末余额是下个月的期初余额,,2.,方案二,:,以年作为存储单位,,优点,:,数据库文件少,,缺点,:,不能直接得到数据,,,,,,1,月期初的汇总余额文件,,KMDM QCYE,,FX JFFS,,DFFS LJJF LJDF,,,1000,借,0 0 0 0,,20000,借,0 0 0 0,,记帐后,,KMDM QCYE

51、 FX JFFS DFFS LJJF LJDF,,,1000,借,1000 0 1000 0,,20000,借,0 1000 0 1000,,2,月期初的汇总余额文件,,KMDM QCYE FX JFFS DFFS LJJF LJDF,,,2000,借,0 0 1000 0,,19000,借,0 0

52、 0 1000,,,返回,,2.,方案二,,,序号 字段名 类型 长度,,,1,科目代码,C 9,,2,年初余额,N 12,2,,3,借贷方向,,C 2,,4 1,月借方发生额,N 12,2,,5 1,月贷方发生额,N 12,2,,.,,. . .

53、,,24 12,月借方发生额,N 12,2,,25 1 2,月贷方发生额,,N 12,2,,,,3,月,QCYE=NCYE+1,月,JFFS+2,月,JFFS-1,月,DFFS-2,月,DFFS,,3,月,LJJF=1,月,JFFS+2,月,JFFS+3,月,JFFS,,3,月,LJDF=1,月,DFFS+2,月,DFFS+3,月,DFFS,,3,月,QMYE=3,月,QCYE+3,月,JFFS-3,月,DFFS,,例：一月记帐前,,KMDM NCYE FX 1JFFS 1DFFS

54、 2JFFS 2DFFS ….,,1000,借,0 0,,20000,借,0 0,,,一月记帐后,,KMDM NCYE FX 1JFFS 1DFFS 2JFFS 2DFFS ….,,1000,借,1000 0,,20000,借,0 1000,,,,,第五节 初始化模块的设计,一、初始化的定义：指从手工会计信息系统转化为电算化会计软件过程中所做的初始化工作。,,二、手工整理阶段,,1.,整理会计科目,,2.,准备各科目的期初余额和初始化资料,,3.,对会计人

55、员重新分工,,4.,准备电算化会计所消耗的材料,,三、科目设置：将会计核算中使用的科目逐一按要求录入计算机中，并将科目设置的结果保存在科目文件中，实现对会计科目的管理（增加、删除、修改、查询、打印）。,,（,一）科目文件的内容,,1.,内容：由科目结构所决定,,2.,功能：,,①,增加会计科目：指增加一个新的会计科目，“惟一”,,注意：,,当新增某个科目时其上级科目必须存在，,,如果没有应先增加上级科目，再增加下级科目。,,如果一个科目已有发生额或余额，不能再增加下级科目。,,如果要增加，只能先将该科目发生额或余额删除，再增加明细科目或下面初调整。,,科目类型上下级一致,,,2.,删除科目：删

56、除某一个科目的记录。,,注意：,,已使用的科目不能删除,,如果有下级科目不能删除,,辅助核算帐启用后科目不能删除,,3.,修改科目：修改科目记录,,注意：,,科目一经使用，科目代码不能修改,,有下级科目，科目代码不能修改,,使用了辅助核算帐后，科目代码不能修改,,4,存盘：保存在科目文件中,,5.,退出：退出设置模块，会到上级模块,,四、科目编码方案,,1.,方案一：所有明细科目列示,,2.,方案二：设置辅助核算代码,,五、凭证类别设置：保存在凭证类别文件中。提供了以下几种：,,不分类：记帐凭证,,分类：收款凭证、付款凭证、转帐凭证,,,,六、人员权限设置：也就是财务分工。授权由财务主管操作，

57、为每个会计人员设置一定的权限。,,七、其他设置,,,第六节 凭证模块设计,一、记帐凭证在计算机帐务处理中的三种类型（按来源不同分类）,,1.,人工凭证：由人工根据原始凭证进行处理后编制记帐凭证录入,,2.,机制凭证：指已经实现计算和处理的,业务子系统,对原始凭证进行处理自动产生凭证。,,3.,派生凭证：指,帐务处理子系统,自动产生的记帐凭证。,,二、记帐凭证的内容及要求,,1.,日期：指凭证的填制日期。,,系统日期,≥,填制日期,>,启用日期,,日期随凭证号的增加而增加，日期,≥,上次填制的最后一张凭证日期，不能插入凭证。,,2.,凭证号：用类别,+,顺序号。,,顺序号由系统自动编号，根据上

58、张编号,+1.,,每做完一张可自动加一号，增加下一张,,凭证到了一定长度自动编制分单。,,3.,摘要：对经济业务的简单说明。每条记录都有（摘要不能为空）。,,4.,会计科目：借贷方科目（科目代码）。,,输入的科目必须是最下级科目，否则为非法科目。,,科目库中由该科目,,和凭证类型相同,,输入科目代码，显示的是文字科目,,输入科目时可联查科目库,,,,5.,金额：遵循有借必有贷，借贷必相等,,系统自动检测,,6.,附件：原始凭证的张数,,7.,各种签章：经办人员的签字。,,目的判断记帐凭证的当前状态,,制单、审核、记帐,,制单,≠,审核,,三、输入格式设计,,1.,手工记帐凭证的格式：常用的是收

59、付转凭证和记帐凭证。,,2.,计算机帐务处理子系统设计：,,采用通用凭证的格式,,区别收付转凭证通过凭证的编号（,类别,+,编号）,,科目有辅助核算资料录入采用弹出窗口设计,,凭证的宽度：以共性为主,,凭证的长度：长度超过默认自动编分单号,,四、不同凭证的不同输入方式,,1.,人工凭证：由会计人员通过键盘输入,,2.,机制凭证编制方式由两种：,,各业务子系统根据会计上的要求对原始数据进行整理后，按标准的格式直接编制记帐凭证，存在本系统，供帐务处理子系统调用。,,专门建立一个自动转帐子系统，各子系统按会计上的要求按一定格式对数据进行“粗加工”，经“粗加工”的数据汇集于自动转帐子系统，编制记帐凭证

60、。,,3.,派生凭证：根据帐务处理子系统中已入帐的凭证按事先转帐定义，根据定义中的公式取数，形成记帐凭证。,,五、记帐凭证的输入速度和检测,,1.,影响凭证输入速度,,汉字摘要的录入：解决的方法是设置常用摘要。,,科目代码：设置联机查询,,,2.,检测方法,,①,界限校验法：根据输入的数据的可能取值范围来检查其错误，如果超过为假，重新输入。,,②,逻辑校验法：用于经济业务中有规律现象的检验。例：日期,,③,顺序校验法：检查记录的顺序。如：删除作废凭证后重排。,,④,文件查询检验法：通过查询文件来判断某个数据是否非法的一种方法。例：人员、科目代码,,⑤,校验码法：专门用来检测代码,,计算校验码：

61、,(∑,奇数*,2+∑,偶数*,1)/10,的余数,,,10-,余数,=,校验码,,在录入科目是科目代码,+,校验码,,在输入凭证时录入科目代码,,,计算校验码,,,如果不等就认为是错,,,如果相等认为是正确,.,,⑥,平衡校验法,:,利用数据之间的平衡相等关系检查输入错误,.,,六、审核方式,,1.,静态检验法,:,输入的数据显示在屏幕上或打印出来,,,通过目测与原记帐凭证核对来检查错误的发生,.,,2.,二次输入检验法,:,同一批数据输入两次由两个不同操作员来操作通过计算机自动比较两批数据是否相同检查错误的方法,.,,第七节 记帐和结帐模块设计,一、记帐：根据记帐凭证文件或临时凭证文件中已

62、审核的凭证自动更新帐务数据库文件，得到帐簿和报表所需的汇总信息和明细信息。,,未审核的凭证不能记帐。,,上月未结帐，本月不能记帐。,,期初余额调节表不平，本月不能记帐。,,二、记帐处理过程,,1.,对凭证文件中的记录进行平衡性检查,,2.,保护记帐前的状态：将记帐前的所有数据备份到硬盘目录。,,3.,开始记帐：打开“科目文件”、“临时凭证文件”、“汇总文件”、“历史凭证文件”、“企业银行对帐文件”。,,4.,从“临时凭证文件”中取带有“已审核”标志的记录，以该记录的科目代码取“汇总文件”中查找相应的记录，用数据更新“汇总文件”的本期借贷发生额或累计借贷发生额，并逐步更新该科目上级科目文件的发生

63、额及余额,。,,,5.,如果取出科目性质为“银行对帐”，将该记录追加到“单位银行对帐文件”中,,6.,将该记录复制到“历史凭证文件”中并做已记帐标志。,,7.,在临时凭证文件中将该记录也做已记帐标志，返回,4,，如果该临时凭证文件中没有已审核凭证，则在“临时凭证文件”中删除带已记帐标志的凭证记录。,,8.,关闭所有文件，记帐结束。,,,例,1.,,凭证号 日期 摘要 科目代码 方向 金额 附件 录入 审核 记帐,,记,0001 2003.1.1,提现,101,借,1000 1,A B,,记,0001 2003.1.1,提现,

64、10201,贷,1000 1,A B,,例,2,：一月记帐前,,KMDM NCYE FX JFFS DFFS LJJF LJDF,,1000,借,0 0 0 0,,20000,借,0 0 0 0,,15000,借,0 0 0 0,,10202 5000,借,0 0 0

65、 0,,一月记帐后,,KMDM NCYE FX JFFS DFFS LJJF LJDF,,1000,借,1000 0 1000 0,,20000,借,0 1000 0 1000,,10201 15000,借,0 1000 0 1000,,10202 5000,借,0 0 0 0,,,,三、结帐：结束本期帐务处理工作，不能再增加、修改

66、凭证并对本月业务进行任何操作或修改。,,月结：每月结一次帐,,年结：每年度结一次帐，开设新的帐簿将上年的余额转到下一年度。,,结帐处理步骤：,,1.,保护结帐前状态,,2.,结帐前的检查工作,,本月还有未记帐的标记的凭证，本月不能结帐。,,检查上月是否未记帐、结帐，本月不能结帐。,,3.,如果是,12,月份帐，生成下一年度空白的汇总文件，将期末余额转抄到空白帐簿文件中，生成下一年的期初余额。,,4.,做结帐标志。,,,,第八节 银行自动对帐,一、银行对帐：银行记载的银行存款收付记录（银行对帐单）和单位自己登记的银行日记帐相互核对，银行与企业间由于记帐时间不同或其他原因会形成一方已记录的记录另一方未记录。,,未达帐的原因：时间上的耽误和记录上的错误,,二、银行对帐模块的功能,,（一）初始化余额调节表的录入：将手工最后一次对帐的余额调节表上的未达帐项全部录入计算机，分别保存在“单位对帐文件”和“对帐单文件”中。,,调整后的余额要“平”,,（二）录入银行对帐单：每月将银行给单位的对帐单输入计算机，保存在“对帐单文件”中。,,（三）自动对帐：由计算机自动在“单位银行对帐