excel高效办公技巧培训课件

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1、单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,2021/3/14,,‹#›,,1,,,,Excel,,高效办公,,汇报人,：职场技能,课程大纲,,,1,EXCEL,基本操作与数据处理,,,EXCEL,数据分析,2,,,3,EXCEL,公式与函数,,,4,EXCEL,图表与图形,,,,,提高篇,,启动与退出,EXCEL,创建工作簿、界面介绍,工作表操作,单元格操作,数据有效性,打印设置,设置表格边框和底纹,设置单元格格式、行高和列宽,数据录入,选择性黏贴,窗口冻结,单元格分列,,,基础篇,第一章.EXCEL基本操作与数据处理,,,4,,⑴,利用“开始”菜单启

2、动,Excel 2010,。,⑵利用桌面上的快捷图标启动,Excel 2010,。,⑶直接利用已经创建的文档,⑴,双击,Excel,窗口左上角的控制菜单图标。,⑵选择“文件”菜单中的“退出”命令。,⑶单击窗口右上角的“关闭”按钮。,⑷按快捷键,Alt+F4,。,2,．退出,1,．启动,启动与退出,EXCEL,创建工作簿,桌面→右键→新建,excel,档,第一章.EXCEL基本操作与数据处理,,,5,界面介绍,5,,快速访问工具栏,,后台视图,,自动填充柄,,单元格名称,,隐藏选项卡,,功能区,/,选项,/,组,/,命令,,编辑栏,,状态栏,,工作表视图,,微型工具栏,/,常用菜单,,工作表区,

3、/,标签,第一章.EXCEL基本操作与数据处理,,,6,工作表（重命名、移动和复制、删除）,单元格（插入、删除、移动和复制、清除),从系统中导出来的表格，经常需要做些删减处理，如果不熟悉自己需要什么内容的时候，最好建立工作表副本，防止删减有误的时候可以重新操作（快捷键,ctrl,）,1、重命名：,光标移至,sheet,名→双击,2、移动和复制,同一文档内移动：左键,+,拖移，复制：,ctrl+,左键,+,拖移。 不同文档间移动：右键→选择移动或复制工作表,3、删除：,选择,sheet,→右键→删除,1、插入：选择单元格→右键→插入、删除,2、移动和复制：,(ctrl+C/ctrl+V

4、),3、清除：（,delete),第一章.EXCEL基本操作与数据处理,,,第一章.EXCEL基本操作与数据处理,设置表格边框和底纹,选中需设置的单元格→选择边框,/,底纹,设置单元格格式、行高和列宽,单元格格式：选中单元格→右键→在数据栏选择格式 行高和列宽：光标移至表格顶端→选择单元格,(,行,/,列,)→,设置行高,/,列宽 批量调整：选择批量行,/,列,Excel 2010,自带很多好看的套用表格格式,可以直接用哦~,奇偶行填充：,“开始”>“条件格式”>“新建规则”>“使用公式确定要设置格式的单元格”，输入公式 =MOD(ROW(),2)=0 并选取一个填充颜色,即可

5、将所有行号为偶数的行添加颜色。,,,第一章.EXCEL基本操作与数据处理,操作演练,1,：制作通讯录,（练习：启动/新建、重命名、设置边框、设置行高/列宽、填充颜色）,步骤提示：,1、新建或者启动excel文档；,2、将文档命名为“制作通讯录”；,3、去掉虚网格线：“视图”,>,“网格线”前√去掉；,4、设置边框：选中10×6单元格，“开始”,>,"边框“>"其他边框“，外黑，内灰；,5、设置行高：选中行，右键,>,"行高"，25,6、填充颜色：选中区域,，开始”>“条件格式”>“新建规则”>“使用公式确定要设置格式的单元格”，输入公式 =MOD(ROW(),2)=1 并选取一个填充浅蓝色。,

6、,,,,步骤5,步骤6,,,,步骤4,效果图,,,,,,9,第一章.EXCEL基本操作与数据处理,数据录入（文本、数值、日期、序列数、时间、批量数据、自动填充）,输入文本后设置单元格格式,(,一般使用格式刷更快捷些,),自动填充：光标移至单元格右下角→出现“,+,”（自动填充柄） →拖移,,小提示：,如需增加新序列，路径：,EXCEL2003,中：工具,-,选项,-,自定义序列,EXCEL2007,中：,Office,按钮,-,选项,-,常规,-,编辑自定义列表,EXCEL2010,中：文件,-,选项,-,高级,-,常规,-,编辑自定义列表,开始,-,排序和筛选,-,自定义排序,-,自定义序列

7、,使用以下快捷键可以快速插入当前日期或时间： Ctrl+；(分号)在单元格内插入当前日期， Ctrl+Shift+；(分号)插入当前时间，按Ctrl+；(分号)以后输入一个空格，再按Ctrl+Shift+；(分号)，可以插入当前日期和时间。不会自动刷新。,,,10,数据有效性：,方便录入、规范输入、利用预定的条件校验数据，以防止无效数据的产生,任务：“部门”列 用下拉菜单选择代替手工输入。,操作步骤：,数据→数据有效性→设置→允许中选择”序列”→来源栏中输入允许输入的值,(,销售部,,,企划部,…),中间用英文逗号隔开。,第一章.EXCEL基本操作与数据处理,,,11,第一章.EXCEL基本操

8、作与数据处理,数据有效性：,方便录入、规范输入、利用预定的条件校验数据，以防止无效数据的产生,,,12,第一章.EXCEL基本操作与数据处理,操作演练,2,：制作通讯录,（练习：插入行、合并单元格、输入文本、输入时间、序列填充、设置单元格样式、自动&强制换行）,步骤提示：,1、插入行：选中四行，右键“插入”；,2、合并单元格：选中A1:D1单元格，"开始">"合并单元格后居中"；,3、输入时间：,按Ctrl+；加空格，再按Ctrl+Shift+；,4、序列填充：选中区域>"数据">"数据有效性">"设置">允许"序列">"来源",（录入跟上一个单元格同样的内容：ctrl+D或ctrl+'）,5

9、、设置单元格样式：选中区域>右键"设置单元格格式">"自定义",6、强制换行：alt+enter；自动换行：enter,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,13,第一章.EXCEL基本操作与数据处理,打印设置（页边距、页面缩放、打印区域）,除了设置页边距、打印区域,…,等，如分页符,&,标题打印也是很好用的哦,~,Excel,表格编辑的最后一项任务往往是打印。在实际工作中，我们的打印任务往往不是那么简单轻松，比如我们希望只打印工作表中需要的区域，或者希望能打印公式本身而不是公式的计算结果等等。,Excel,能为我们提供灵活的打印选择，我们需要对上

10、图的功能进行巧妙应用。,,,14,第一章.EXCEL基本操作与数据处理,操作案例：制作通讯录,-,打印,等同,2003,版的页面设置菜单,设置标题打印后，以后打印的每一张都会带有相同的开头。,不同的通讯组间插入分隔符,①,打印设置选择打印份数，单击打印。,,,操作案例：制作通讯录,-,打印,通过,”,另存为,”,将档案转换为,2003,版本或,PDF,格式，供没有装,2010,版的同事分享。,若打印机液晶屏显示，“纸张错误，无法打印”，点击打印机属性，将稿纸设为“,A4,”,试验双面打印功能,第一章.EXCEL基本操作与数据处理,,,第一章.EXCEL基本操作与数据处理,不少人对选择性粘贴没有

11、重视，其实选择性粘贴的功能很强大，用好了，可以事半功倍的哦,~,粘贴方式常用功能了解：,【,公式,】,：只粘帖文本和公式，不粘帖字体、格式（字体、,,对齐、文字方向、数字格式、底纹等）、边框、注释、内容,,校验等；（当复制公式时，单元格引用将根据所用引用类型,,而变化。如要使单元格引用保证不变，请使用绝对引用。）,【,数值,】,：只粘帖文本，单元格的内容是计算公式的话只粘,,帖计算结果，这两项不改变目标单元格的格式；,【,图片,】,：将表格以图片形式复制，可以较好的保持原有的形状。,选择性粘贴,这,3,个太有用了,~,带实时预览的粘贴功能,,,,,,第一章.EXCEL基本操作与数据处理,【,格

12、式,】,：仅粘贴源单元格格式，但不能粘贴单元格的有效性，,粘帖格式，包括字体，对齐，文字方向，边框，底纹等，不改变,目标单元格的文字内容。（功能相当于格式刷）；,【,批注,】,：把源单元格的批注内容拷贝过来，不改变目标单元格,的内容和格式；,【,有效性验证,】,：将复制单元格的数据有效性规则,粘贴到粘贴区域，只粘帖有效性验证内容，其他不变；,【,除边框外的所有内容和格式,】,：粘帖除边框外的所有内容和格式,，保持目标单元格和源单元格相同的内容和格式；,【,列宽,】,：将某个列宽或列的区域粘贴到另一个列或列的区域，使目标单元格和源单元格拥有同样的列宽，不改变内容和格式；,【,公式和数字格式,】,

13、：仅从选中的单元格粘贴公式和所有数字格式选项；,【,值和数字格式,】,：仅从选中的单元格粘贴值和所有数字格式选项；,【,置换,】,,：行列进行互换,选择性黏贴,带实时预览的粘贴功能,,,第一章.EXCEL基本操作与数据处理,窗口冻结,当我们在制作一个,Excel,表格时，有时会遇到行数和列数都比较多，一旦向下或向右滚屏时，上面的标题行或最左边的那些列就会跟着滚动，这样在处理数据时往往难以分清各行或列数据对应的标题，这时就可以利用,EXCEL,的,",冻结窗格,",这一功能来解决这个问题。,效果：始终显示标题栏,操作：选中开始冻结的单元格→视图→冻结窗口,,,,第一章.EXCEL基本操作与数据处

14、理,分列,Excel,中分列是对某一数据按一定的规则分成两列以上。分列时，选择要进行分列的数据列或区域，再从数据菜单中选择分列，分列有向导，按照向导进行即可。关键是分列的规则，有固定列宽，但一般应视情况选择某些特定的符号，如空格、逗号、分号等。,效果：,,,,插入形状,/,超链接,/,文本框,/,对象,①,②,③,④,⑤,插入形状,/,超链接,/,文本框按导向进行即可,插入对象在日常使用频率较大，操作步骤对象→有文件创建→浏览→ 更改图标→ 更改标题→ 确定,第一章.EXCEL基本操作与数据处理,,,21,,,基础篇,,提高篇,,数据的排序与筛选,数据分类汇总与数据透视,第二章.EXCEL数

15、据分析,,,22,,数据的排序是把一列或多列无序的数据变成有序的数据，这样更能方便地管理数据，在进行数据排序时可以按照默认排序顺序，也可以按照单列或多列排序顺序和自定义排序顺序来排序。排序时，,Excel,将利用指定的排序顺序重新排列行、列以及各单元格。,excel2010,较早前版本多了依背景色筛选功能,第二章.EXCEL数据分析,数据的排序与筛选,,,第二章.EXCEL数据分析,操作步骤：,<,添加筛选,>,鼠标选择标题栏→开始→排序与筛选→筛选,<,使 用,>,单击下拉菜单钮→选择颜色或勾选需要显示的内容,数据筛选,,,第二章.EXCEL数据分析,操作步骤：,鼠标选择标题栏→开始→排序与

16、筛选→自定义排序→选择是否带扩展,(,带扩展同行数据联动换位子，否则不联动,),→添加筛选条件,X3,次→点选部门、职务、工号、升序,/,降序→勾选包含标题（很关键）,,数据排序,,,第二章.EXCEL数据分析,,对重复数据中的值进行分类汇总,,,①,②,③,数据分类与汇总,,,第二章.EXCEL数据分析,数据透视表是交互式报表，可快速合并和比较大量数据。您可旋转其行和列以看到源数据的不同汇总，而且可显示感兴趣区域的明细数据,①,②,③,④,数据透视,,,第三章.EXCEL公式与函数,,,基础篇,,提高篇,,单元格引用,相对引用,绝对引用,混合引用,常用函数,基础运算函数,COUNT,函数,日

17、期和时间函数,进阶函数,IF,函数,VLOOKUP,函数,SUMIF,函数,DATEDIF,函数,字符串截取函数,嵌套函数,SUMPRODUCT,函数,多重,IF,函数,,,,,28,第三章.EXCEL公式与函数,单元格引用,,绝对引用（,$C$1,）； 相对引用,(,C1,),； 混合引用,($C1,、,C$1,),“,C4”,、“,$C4”,、“,C$4”,和“,$C$4”,的区别,,在一个工作表中，在,C4,、,C5,中的数据分别是,60,、,50,。如果在,D4,单元格中输入“,=C4”,，那么将,D4,向下拖动到,D5,时，,D5,中的内容就

18、变成了,50,，里面的公式是“,=C5”,，将,D4,向右拖动到,E4,，,E4,中的内容是,60,，里面的公式变成了“,=D4”,。,,,现在在,D4,单元格中输入“,=$C4”,，将,D4,向右拖动到,E4,，,E4,中的公式还是“,=$C4”,，而向下拖动到,D5,时，,D5,中的公式就成了“,=$C5”,。,,,,如果在,D4,单元格中输入“,=C$4”,，那么将,D4,向右拖动到,E4,时，,E4,中的公式变为“,=D$4”,，而将,D4,向下拖动到,D5,时，,D5,中的公式还是“,=C$4”,。,,,如果在,D4,单元格中输入“,=$C$4”,，那么不论你将,D4,向哪个方向拖动

19、，自动填充的公式都是“,=$C$4”,。 原来谁前面带上了“,$”,号，在进行拖动时谁就不变。如果都带上了“,$”,，在拖动时两个位置都不能变。,,,29,第三章.EXCEL公式与函数,分类,函数名称,作用说明,基础运算函数,SUM,求和,,AVERAGE,求平均,,MAX,取最大值,,MIN,取最小值,,ROUND,对数字四舍五入的保留指定位数的小数点位数,,LEN,统计单元格内的字符数,COUNT,函数,COUNT,统计数值类单元格个数（只有数字类的单元格才被统计）,,COUNTA,统计非空单元格个数（含空格、日期、逻辑值、文字的单元格均纳入统计）,,COUNT,IF,统计符合指定条件的单

20、元格个数,(,非文本格式下的,数字才被统计）,日期和时间函数,YEAR,提取年,,MONTH,提取月,,DAY,提取日,,HOUR,提取小时,,TODAY,返回当前日期,常用函数,,,30,第三章.EXCEL公式与函数,常用及,COUNT,函数,日期和时间函数,,,,31,第三章.EXCEL公式与函数,进阶函数,IF,函数,根据逻辑表达式测试的结果，返回相应的值。,函数语法：,IF(,条件表达式,,,结果,1,,结果,2),语法理解：如果,…,就,…,否则,…,,？,TURE,FALSE,,,VLOOKUP,函数,在表格或数值数组的首列查找指定的数值，并由此返回表格或数组当前行中指定列处的数值

21、。,函数语法：,VLOOKUP(,查找值,,,查找区域,,,返回结果的列号,,,查找方式,),语法理解：,在“查找区域”的首列查找“查找值”,,,并由此返回区域内当前行中指定列的数值,,查找值,查找区域,,结果列号,= VLOOKUP(,B10,,,A2:H7,,,8,,0,),第,1,列 第,2,列 第,3,列 第,4,列 第,5,列 第,6,列 第,7,列,第,8,列,IF(logical_test,value_if_true,value_if_false),①,②,③,④,①,：需要去,②,的,首

22、列,查找的条件值；,②：,一个单元格区域，第一列需包含,①,③：,数字,X,，返回,②,中第,X,列的值,④：,通常写,0,,,32,第三章.EXCEL公式与函数,进阶函数,SUMIF,函数,根据指定条件对若干单元格、区域或引用求和。,函数语法：,SUMIF,（条件判断区域,,,条件,,,求和区域）,语法理解：,如果,…,满足什么条件,…,就求和，其实就是按条件求和。,,,条件判断区域,求和区域,条件,,,,33,第三章.EXCEL公式与函数,进阶函数,DATEDIF,函数,返回两个日期之间的年,\,月,\,日间隔数。,函数语法：,DATEDIF,(,开始日期,,,结束日期,,,单位代码,),

23、年龄或年限的计算方法,（在英文输入状态下进行）,：,语法：,=YEAR,（,",终止日期,",）,-YEAR,（,",出生或开始日期,",）,语法：,=DATEDIF(",出生或开始日期,",",终止日期,",，,"Y"),语法：,=DATEDIF(",出生或开始日期,",TODAY(),"Y"),说明：日期可以直接单元格引用、可以,"/",或,"-",格式输入，但不能输入（,".",）。,,,34,第三章.EXCEL公式与函数,进阶函数,字符串截取函数,,,MID,函数,,,LEFT,函数,,,RIGHT,函数,LEFT(text,num_chars),LEFT(,文本串,,,要提取的字符个

24、数,),从,左边,开始提取,指定个数的,字符,RIGHT(text,num_chars),RIGHT(,文本串,,,要提取的字符个数,),从,右,边,开始提取,指定个数的,字符,MID(text,start_num,num_chars),MID(,文本串,,,文本中要提取的第一个字符的位置,,,要提取的字符个数,),要截取字符串所在的单元格,截取的个数,文本中要提取的第一个字符的位置,,,35,第三章.EXCEL公式与函数,嵌套函数,SUMPRODUCT,函数,计算相应的区域或数组乘积的和,公式运算,=SUMPRODUCT(A2:A6,B2:B6,C2:C6),实际运算,=A2*B2*C2+A

25、3*B3*C3+A4*B4*C4+A5*B5*C5+A6*B6*C6,(,即三个区域,A2:A6,B2:B6,C2:C6,同行数据积的和,),计算符合,2,个及以上条件的数据个数或数据的和,公式运算,=SUMPRODUCT(($C$1:$C$9=$G5)*($D$1:$D$9=H$4),$E$1:$E$9),实际运算,=SUMPRODUCT,（条件,1*,条件,2,，求和数据区域,),多条件引用,/,匹配,公式运算,=,SUMPRODUCT(($C$1:$C$9=$G5)*($D$1:$D$9=H$4)*($E$1:$E$9)),实际运算,=SUMPRODUCT,（条件,1*,条件,2*,要引

26、用的数据区域,),三种常用功能,2,3,1,,,,第三章.EXCEL公式与函数,嵌套函数,IF,函数嵌套,IF,函数嵌套就是有多个,IF,函数一层套一层，什么时候会用到,IF,嵌套呢，是有多个条件要分别判断时会用到,,,语法如下：,,= IF(true,1, IF(true,2, IF(true,3,"end"))),语法解释：,IF,（第一个条件,,,第一个条件成立时返回的值,, IF(,第二个条件,,,第二个条件成立时返回的值,, IF(,第三个条件，第三个条件成立时返回的值,...IF,（。。）,举个例子：,=IF(B2<60,",不及格,",IF(B2<70,",及格,",IF(B2<

27、85,",良好,",",优秀,"))),,注意：,,1,、,IF,函数只能嵌套七层，不但针对,IF,，对所有的函数都适合，也就是说函数嵌套函数，不能超过七层。,,2,、在设置,IF,公式的时候，如果前面的,IF,条件成立，后面的就不会再判断了，所以要合理的设置判断的条件，不能这样设置,,=IF,（,A1<100,"ABC",IF(A1<10,，,"bcd")),,上面的公式中，第二个条件永远无出头之日的，因为如果小于,10,，必然小于,100,，只会判断第一个条件而第二个条件没有被判断的机会。,,,,第四章.EXCEL图表与图形,,,基础篇,,操作篇,,练习题,,图表图形的作用,使用图表的步骤

28、,柱状图,条形图,练习题,,图表要素,饼图,图形美化,,,,图表是一种高效、直观、形象的表达工具。,（相对于说话、写、列表）,迅速传达信息，轻松理解；,直接专注重点，直奔主题；,更直观地显示其相互关系；,使信息的表达形象生动 。,第四章.EXCEL图表与图形,图标图形的作用,“,会说话,”,,,坐标,X,轴,坐,标,Y,轴,XXXX,年交车准时率推移图,图表标题,,图例,,绘图区,,数据系列,数据表,第四章.EXCEL图表与图形,图表的,6,项要素,,,第四章.EXCEL图表与图形,使用图表的步骤,想表达什么？传递什么信息？,选择哪类图表（条、柱、饼、折、散）？,怎么制作图表（图表制作四步骤）

29、？,Highlight,How,Which,What,图形美化，使主题更加突出？,确定主题,选择类型,制作图表,强调主题,,,第四章.EXCEL图表与图形,使用图表的步骤,01\,确定主题,你想表达什么观点？比较图表还是文字更有效？,如果你要表达的意思可以用一句话表达清楚，那使用图表就是多此一举了。图表应该节省一千句话，而不是需要一千句话来解释，图表越简洁越好。同样的数据可以传达出很多意思，只有确定了想要表达的主题，才犹如找到了前进的方向，否则就犹如蒙着眼睛走路，很难正确快速达到终点。,,,当然是根据想表达的主题，如果你的主题是“那个城市的销售量高”就选第一个，如果你的主题是“每个,state

30、,的销售量” ，那当然是第二个最好了。,,,第四章.EXCEL图表与图形,使用图表的步骤,02\,选择类型,图表的样式很多，大体上分为：饼图，条形图，柱状图，折线图，散点图不能凭感觉随便选择，在选择样式之前，要先确定好数据间的对比关系，依照对比关系选择图表样式。,,,饼图,条形图,柱形图,折线图,散点图,成分,项目,时间,频率,相对性,,,,第四章.EXCEL图表与图形,使用图表的步骤,03\,制作图表,(Part 1/5),依据各区销量表，根据展示主题选择合适的呈现图表：,,,1,月,2,月,3,月,4,月,5,月,6,月,合计,占比,东区,1339,3613,4354,4761,4300,

31、182,18549,18%,南区,218,685,4534,6840,2846,6534,21657,21%,西区,8410,7270,383,9669,7948,6394,40074,38%,北区,4567,481,5643,2134,3652,7432,23909,23%,全国,14534,12049,14914,23404,18746,20542,104189,,目标销量,15793,12904,16508,22998,18637,20079,106919,,达成率,92.0%,93.4%,90.3%,101.8%,100.6%,102.3%,97.4%,,1,、展示在时间序列上（即,1

32、0,、,11,、,12,月份）各地区销量的对比情况,——,2,、展示,Q4,各地区销量的占比情况,——,3,、展示上半年各地区总销量情况,——,柱形图,饼图,条形图,、柱行图,4,、展示各月销量达标趋势,——,柱行图、,折线图,,,,第四章.EXCEL图表与图形,使用图表的步骤,03\,制作图表,(Part 2/5),,1,、展示在时间序列上（即,1~6,月份）各地区销量的对比情况,——,柱形图,①选中要展示的数据区域,②菜单栏选择“插入”,③选择“柱形图”,->,“簇状柱形图”,④选中图表，点击“布局”,->,“图表标题”添加标题；,->,选择图表的,6,要素，修改格式；,,,第四章.EXC

33、EL图表与图形,使用图表的步骤,03\,制作图表,(Part 3/5),,2,、展示,Q4,各地区销量的占比情况,——,饼图,①选中要展示的数据区域,②菜单栏选择“插入”,③选择“饼图”,④选中图表，点击“布局”,->,“图表标题”添加标题；,->,选择图表,6,要素，修改格式；,,,第四章.EXCEL图表与图形,使用图表的步骤,03\,制作图表,(Part 4/5),,3,、展示上半年各地区总销量情况,——,条形图,①选中要展示的数据区域,②菜单栏选择“插入”,③选择“条形图”,④选中图表，点击“布局”,->,选择图表的,6,要素，修改格式；,,,第四章.EXCEL图表与图形,使用图表的步骤

34、,03\,制作图表,(Part 5/5),,①选中要展示的数据区域,②菜单栏选择“插入”,③选择“折线图”,④选中图表，点击“布局”,->,选择图表的,6,要素，修改格式；,4,、展示各月销量达标趋势,——,折线图,,,第四章.EXCEL图表与图形,使用图表的步骤,04\,强调主题,,,关键点,1,：不同图表表达的意思不尽相同（选类型）,,关键点,2,：注意力不同，表达的信息也不相同（做标记）,,关键点,3,：标题要体现你想表达的关键信息（点题）,,,,1,月份每个地区的销售百分比,,公司,A,公司,B,北部,13%,39%,南部,35%,6%,东部,27%,27%,西部,25%,28%,（,

35、4,）,反映在南部地区，,A,公司与,B,公司相比在利润上以一个巨大的差额领先；在东部地区，,A,公司与,B,公司势均力敌；在北部地区，,A,公司则明显落后于,B,公司,练习：,请选择合适的图表类型将五种情景用图表表达出来。,四种情景：,第四章.EXCEL图表与图形,使用图表的步骤,04\,强调主题,,（,1,）强调,A,公司和,B,公司的组合销售量不同,（,2,）强调,A,公司和,B,公司的销售额所占的百分比随着地域的不同而改变,（,3,）强调,A,公司销售额是南部最高，,B,公司的销售额是北部最高,,,,,,西部,北部,东部,南部,南部,北部,西部,东部,饼图,第四章.EXCEL图表与图形

36、,使用图表的步骤,04\,强调主题,,关键点,1,：不同图表表达的意思不尽相同,（,1,）强调,A,公司和,B,公司的组合销售量不同,,,,,,一般条形图,第四章.EXCEL图表与图形,使用图表的步骤,04\,强调主题,,关键点,1,：不同图表表达的意思不尽相同,（,2,）强调,A,公司和,B,公司的销售额所占的百分比随着地域的不同而改变,,,,,,突出单个元素的条形图,第四章.EXCEL图表与图形,使用图表的步骤,04\,强调主题,,关键点,1,：不同图表表达的意思不尽相同,（,3,）强调,A,公司销售额是南部最高，,B,公司的销售额是北部最高,,,,,,13%,25%,27%,35%,公司

37、,A,,突出两个重点的条形图,第四章.EXCEL图表与图形,使用图表的步骤,04\,强调主题,,关键点,1,：不同图表表达的意思不尽相同,（,4,）,反映在南部地区，,A,公司与,B,公司相比在利润上以一个巨大的差额领先；,,,,,（,4,）,在南部地区，,A,公司与,B,公司相比在利润上以一个巨大的差额领先；,在东部地区，,A,公司与,B,公司势均力敌；,在北部地区，,A,公司则明显落后于,B,公司,所有元素对比的条形图,第四章.EXCEL图表与图形,使用图表的步骤,04\,强调主题,,关键点,1,：不同图表表达的意思不尽相同,,,,,产品,A,产品,B,产品,C,总计,1,月,88,26,

38、7,121,2,月,94,30,8,132,3,月,103,36,8,147,4,月,113,39,7,159,5,月,122,40,13,175,,产品销售量，单位：千美元,你的注意可能集中在,1,月至,5,月的总销售额变化趋势以及销售额格随时间变化的规律，那么你的信息就是,:,自,1,月以来销售额正在稳步提升,,关键点,2,：注意力不同，表达的信息也不相同,,,产品,A,产品,B,产品,C,总计,1,月,88,26,7,121,2,月,94,30,8,132,3,月,103,36,8,147,4,月,113,39,7,159,5,月,122,40,13,175,产品销售量，单位：千美元,在

39、,5,月里，产品Ａ的销售额大幅领先产品,B,和Ｃ,第四章.EXCEL图表与图形,使用图表的步骤,04\,强调主题,,122,40,13,,,,,西部,北部,东部,南部,西部,北部,东部,南部,,关键点,3,：标题要体现你想表达的关键信息,第四章.EXCEL图表与图形,使用图表的步骤,04\,强调主题,,一些观众可能认为你想说：,西部地区利润占公司总额近半,一些观众可能认为你想说：,北部收益份额最小,用“各地区所占利润的百分比”来做图表标题，不如用下面红色字来做表题，最好还把你想表达的数据着重表达出来，例如换一种颜色。,,,第四章.EXCEL图表与图形,使用图表的步骤,图标美化原则,,1,、每张

40、图表都传达一个明确的信息,2,、图表与标题相辅相成,3,、图表元素少而精,4,、图标样式清晰易读,几种美化技巧：,,1,、图例字号比绘图区字号小,1-2,号,2,、网格线尽量浅或者没有,3,、图形可用适合的图片替代,4,、图标样式清晰易读,,,选学内容（关于EXCEL图表与图形）,,,常识篇,,操作篇,,选图技巧,组合图表,柱,-,折图,双饼图,复合饼图,,,(一)成分：占总体的百分比,表示成分最好使用饼图,。在使用中,不宜多于,6,种成分,。,如果你的使用超过了,6,种，那么就选择,6,种最重要的，并将未选中的列为,“,其他,”,的范畴。因为人的眼镜比较习惯于按顺时针方向进行观察，所以应该,

41、将最重要的部分放在紧靠,12,点钟的位置，并且使用强烈的颜色对比以显示突出,（比如在黑色背景下使用黄色），或者在黑白图中使用最强烈的阴影效果，,或者将此部分与其他部分分离开。,如果没有哪一个部分比其他部分更加重要，那么就应该考虑让它们以大到小的顺序排列，并且以同一种颜色或者干脆不使用阴影来绘制图表的每一个部分。,选学内容 之 选图技巧,,,,第四季度销售额所占比例最少,,第四季度销售额所占比例最少,红色标注突出数据,并放置在,12,点方向,分离出来单独显示,实例说明,选学内容 之 选图技巧,,,,第四季度销售额所占比例最少,,第四季度销售额所占比例最少,实例说明,选学内容 之 选图技巧,,,(

42、二)项目：项目的排名,在条形图中，要做到保持条形图之间事宜的距离。,使用最能形成对比的颜色及阴影来强调重要的项目，以此来强调信息的标题。,为了突显数值，可在顶端（或者在底端）使用一个刻度尺，或者在条形末尾标注数字，但是注意不要两者同时使用。,如果你只是想简单标示项目间的关联，可用刻度尺；,如果数字对你很重要那么就是用数字。,有时，使用刻度尺的同时标示一个需要特殊强调的数值，也是个好办法。,,选学内容 之 选图技巧,,,,,宗庆后家族仍是中国首富,,,数据来源：胡润中国排行榜,实例说明,选学内容 之 选图技巧,,,实例说明,,,全球手机游戏营业额不断增长,,单位,:10,亿美元,,数据来源：,D

43、igi-Capital《2011,年全球电子游戏业投资报告,》,选学内容 之 选图技巧,,,(三)时间：随着时间变化,选择柱状图或折线图取决于用哪一个比较方便。如果你的图表中只有少的几个点（如,7,到,8,个），那么就是用柱形图；反之，如果你必须在图中展示,20,多年来每个季度的变化趋势，你最好还是使用折线图。,柱状图强调的是数量的级别，更适合于表现在一小段时间里发生的事件，产量的数据很适合这个领域。,折线图强调的是角度的运动及图像的变换，因此展示数据的发展趋势时最好使用它，存货量就是一个很好的例子。,选学内容 之 选图技巧,,,,,全球电子游戏各部门收入,单位,:10,亿美元,,,数据来源：

44、,Digi-Capital《2011,年全球电子游戏业投资报告,》,实例说明,选学内容 之 选图技巧,,,(四)频率：项目的分布情况,两种主要应用，第一种是在所有样本中进行归纳，在这里是用来预测风险、可能性或者机会的。,另一种是描述确定性（不确定性），如掷骰子游戏中，在所有的可能性中猜七点的概率。当只使用几行数据时，柱形图要好一些，而当数量很多时最好使用折线图。,,选学内容 之 选图技巧,,,实例说明,,大多数的销售额在,30,元至,50,元之间,,,,数据来源：,201,3年中国快餐消费水平调查,选学内容 之 选图技巧,,,(五)相对性：变量之间的关系,显示两种变量符合或是不符合你所希望出现

45、的模板。成对条形图方案只在数据组较少时才会起作用。,如果数据超过了,15,组甚至更多时，那么你最好不要再标记出每个点，应该换为使用一个更加紧密的散点图。,选学内容 之 选图技巧,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,8,6,4,0,折扣,/,美元,,2,,,,,,0,20,40,80,,60,单位,/,销售量,折扣与销售量之间没有关系,实例说明,选学内容 之 选图技巧,,,,柱,-,折,图,（绘制、调整数值轴及数据标志、修改图形颜色,）,将抽象的数据以容易观察、最有效、最简单的方法描述出来。,2000,年交车准时率推移图,VS,选学内容 之 组合图表,,操作案例,1,,,,,(1),

46、进入,Excel,工作界面，先制作统计表格，并选取要生成图表的数据区单击“插入”菜单中图表，显示图表向导第一步骤,-,图表类型对话框，选择图表类型为柱形图。,(2),进入图表向导第二步骤,--,图表选项，此时有一组选项标签，用来确定生成的图表中需要显示的信息,(,如图表标题、轴标题、网格线等，可根据个人需要设置生成图表,),制作柱,-,折图,(Part 1/4),选学内容 之 组合图表,,,(3).,如右图交车准时率改为折线图,(,选中更改的柱形图,<,棕红色,>,→右键→更改图标类型,<,折线图,>),(4).,将交车准时率设为次坐标,(,选中折线,<,棕红色,>,→右键→设置数据序列格式→

47、系列选项→选择次坐标轴,),,,,制作柱,-,折图,(Part 2/4),选学内容 之 组合图表,,,(5).,设置纵坐标,(,坐标轴→右键→设置坐标轴格式，主坐标轴最大设为,50…,次坐标轴设为,0.5~1),(6).,添加数据标签,(,选中图形→右键→添加数据标签，选择数据标签→设置格式,),,,制作柱,-,折图,(Part 3/4),选学内容 之 组合图表,,,(7).,显示模拟运算表,,(,图标工具→标签→布局→模拟运算表,),(8).,添加图表标题,,(,图标工具→布局→图表标题,),,,,,(9).,大小,&,颜色,&,字体设置（美化作业）,,(,右键拖移改变大小，右键更改颜色及字

48、体,),,,制作柱,-,折图,(Part 4/4),选学内容 之 组合图表,,,制作双饼图,区域,东北区,,华北,,华东,,,,华南,,经销商数,5,,6,,25,,,,9,,区域,黑龙江,辽宁,天津,北京,江苏,山东,浙江,上海,福建,广东,经销商数,2,3,3,3,8,6,7,4,3,6,经销商分布图,,,操作案例,2,选学内容 之 组合图表,,,77,(2).,做大区单饼图,(,单击“插入”菜单中图表，显示图表向导,-,图表类型对话框，选择图表类型为饼图）,(3).,添加数据标签,(,选择图表→右键→设置数据标签格式→勾选,”,名称,”&”,值,”,）,制作双饼图,,(Part 1/4)

49、,,(1).,选择数据,(,不能在合并单元格的状态下选中，必须对表格稍作加工）,√,×,,,选学内容 之 组合图表,,,(4).,添加第二个饼图（省份）,(,选择图表→右键→选择数据→添加,”,系列,2”,→编辑→选择区域→同理选择轴标签→确定）→添加数据标签,制作双饼图,,(Part 2/4),选学内容 之 组合图表,,,,,,,(5).,将大区设置为次坐标轴,(,数据源菜单→上移,/,下移选中大区饼图→确定→右键→选择数据系列格式→选择次坐标轴→确定）,制作双饼图,,(Part 2/4),关键步骤,,,,,选学内容 之 组合图表,,,图,1,图,2,图,3,(6).,将大区饼图缩放,<,已

50、红色华南大区为例,>,Stp2,：双击红色的华南，按住右键往内拖移至圆心，如图,2,Stp3,：重复以上操作，按住右键往内拖移至圆心，如图,3,制作双饼图,,(Part 2/4),Stp1,：单击图形，按住右键往外拖移，图形变小，如图,1,选学内容 之 组合图表,,,(6).,大小,&,颜色,&,字体设置（美化作业） （右键拖移改变大小，右键更改颜色及字体,),经销商分布图,区域,东北区,,华北,,华东,,,,华南,,经销商数,5,,6,,25,,,,9,,区域,黑龙江,辽宁,天津,北京,江苏,山东,浙江,上海,福建,广东,经销商数,2,3,3,3,8,6,7,4,3,6,VS,制作双饼图,,

51、(Part 2/4),,选学内容 之 组合图表,,,(7).,图形与图表的动态调整,区域,东北区,,华北,,华东,,,,华南,,经销商数,5,→,15,,6,,25,,,,9,,区域,黑龙江,辽宁,天津,北京,江苏,山东,浙江,上海,福建,广东,经销商数,2,→,12,3,3,3,8,6,7,4,3,6,更改图标数据，对应的图形会相应进行调整。,制作双饼图,,(Part 2/4),,选学内容 之 组合图表,,,复合,饼图,（绘制、调整图表区）,在工作中如果遇到需要计算总数的各个部分构成比例的情况，一般都是通过各个部分与总数相除来计算，而且这种比例表示方法很抽象,现在我们可以使用一种饼形图表工具

52、，能够直接以图形的方式直接显示各个组成部分所占比例，更为重要的是，由于采用图形的方式，更加形象直观，这就是使用,Excel,的饼形图表工具。,,操作案例,3,选学内容 之 组合图表,案例：,用图形将上表中,各级别的人数情况,、以及,高级中,7-8-9,三个级别的明细人员也体现出来,。,,,选学内容 之 组合图表,(1).,对数据进行处理：用高级,7-8-9,级明细数据代替原表中的总计数据,制作复合饼图,,(Part 1/4),(2).,然后选择数据，分别点击插入,-,饼图,-,复合饼图,,,,选学内容 之 组合图表,(3).,删除右侧的图例，在图表上右键选择：设置数据系列格式，弹出,“,设置数

53、据系列格式,”,对话框并做如下设置：第二绘图区包含最后一个：,3,，调整第二绘图区的大小，然后关闭对话框。,制作复合饼图,,(Part 2/4),,,,,选学内容 之 组合图表,(4).,在图表上右键选择,“,添加数据标签,”,，在数据标签上右键选择：设置数据系统格式，在弹出的对话框中勾选,“,标签选项,”,中,“,类别名称,”,，关闭对话框，此时的效果如下图,。,制作复合饼图,,(Part 3/4),,,选学内容 之 组合图表,(5).,将数据标签：,",其它,",改为高级,,,并在,“,图表工具,--,设计,”,内修改一下图表的样式，做一些美化即可。,制作复合饼图,,(Part 4/4),

54、效果图,原始表,VS,,,选学内容 之 组合图表,制作柱状图,,(Part 4/4),地区,计划,实际,东北区,181,122,西北区,156,121,华南区,143,143,华东区,151,185,西南区,101,166,华中区,181,127,案例,4,,,选学内容 之 组合图表,制作柱状图,,(Part 1/4),,,,,,(1).,然后选择数据，分别点击插入,-,柱形图,-,簇状柱形图,(2).,选中“计划”系列,—>,右键,—>,设置系列数据格式,—>,系列选项,—>,次坐标轴。,,,选学内容 之 组合图表,制作柱状图,,(Part 2/4),(3).,选中“计划”系列,—>,右键,

55、—>,设置系列数据格式,—>,填充：无填充,—>,边框颜色,,：红色,—>,边框样式：虚线,—>,系列选项，分类间距：,115%,,(4).,选中“实际”系列,—>,右键,—>,设置系列数据格式,—>,填充：渐变,,,,选学内容 之 图形美化,一、,展示总量和单量，这个图表最恰当,二、制作带趋势线的堆积柱状图,,,选学内容 之 图形美化,三、,在制作条形图时如何处理特别长的分类标签？,步骤详解：,,,选学内容 之 图形美化,四、子弹图,五、折线,-,“圆饼”图,,,选学内容 之 图形美化,六、柱,-,折图 拓展,步骤详解：,七、折线图 拓展,步骤详解：,,,95,,,,Excel,,高效办公,,汇报人,：职场技能,