个人时间管理PPT课件

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1、单击此处编辑母版标题样式,,单击此处编辑母版文本样式,,第二级,,第三级,,第四级,,第五级,,,,*,培训资料系列,,,时间管理课程,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,1,认识时间管理的重要性,,识别导致时间浪费的因素,,掌握时间管理的原则与步骤,,,,,2,时间管理的重要性,时间管理原则及步骤,时间管理操作案例,目录,,,,3,小故事,,,,,有两个人，到非洲去考察。他们突然迷路了，正当他们在想怎么办时，突然看到一只非常凶猛的狮子朝着他们跑过来，其中一人马上从自己的旅行袋里拿出运动鞋穿上。另外一人看到同伴在穿运动鞋就摇摇头说：,“,没用啊，你怎么跑也没有狮子跑得快。,”,同伴说：,“,

2、嗨，你当然不知道，在这个紧要关头最重要的是我要跑得比你快。,”,,如何利用时间？,为什么要进行时间管理？,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,时间管理的重要性,,,4,供给毫无弹性,无法储蓄,无法取代,无法失而复得,,,,,,,,,时间的特性,,,5,测测你的时间安排是否合理,下面用最简单的办法测试你是否能掌握时间，你只需回答,“,Yes,”,Or,“,No,”,.,,1 你通常工作很长时间吗？,,2 你通常把工作带回家吗？,,3 你感到很少花时间去做你想做的事吗？,,4 如果没有完成你所希望做的工作，你是否有负罪感？,,5 即使没有出现严重问题或危机，你也经常感到工作有

3、很多压力？,,6 你的案头有许多并不重要但长时间未处理的文件？,,7 你经常在做重要工作时被打断吗？,,8 你经常占用用餐时间工作吗？,,9 在上个月里，你是否忘记一些重要的约会？,,10 你时常把工作推到最后一分钟，然后很努力的去做完它们？,,11 你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗？,,12 你总是感到需要做一些事情而保持繁忙吗？,,13 当你长休了一段时间，你是否有负罪感？,,14 你常无暇阅读与工作有关的书籍？,,15 你是否太忙于一些琐碎的事而没有去做与目标一致的大事？,,16 你是否有沉醉于过去的成功或失败之中而没有着眼于未来？,,,6,为什么时间总在不留意间溜走,没有目标或缺乏

4、计划,,没有设定时限,,本末倒置，没有轻重缓急,,不会统筹安排,,大包大揽，事必躬亲,,磨叽拖拉，磨洋工,,等待,有求必应，来者不拒,,冗长而又无效的会议,,官僚作风、文牍主义,,沟通不良，做无用功,,追求完美,,莫名发呆,,干扰（电话、短信,……,）,,这些,“,时间杀手,”,是否就在您的身边,？,,,7,时间管理的原则及步骤,原则一：制定计划,,,原则二：目标,ABC,,,原则三：８０／２０原则,,,原则四：今日事今日毕,,,原则五：养成习惯,,,原则六：精力管理,,,8,时间管理的原则,原则一：,制定计划,必须事先对工作做出计划,,必须按照计划去执行、去实施,,必须留出处理不可预计事物的

5、时间,,时间管理的重点：待办单、日计划、周计划、月计划表,99%,的管理活动的失败都与事先没有计划或计划错误有关。,,——,美国管理学家德鲁克,,,9,时间管理的原则,原则二：目标,ABC,在最有价值的那些项目旁边，标上大写的,A,字，在稍低价值的项目旁边标上大写的,B,字，在价值最低的项目旁边标上,C,字。,,,,A,＝必须做的,,,B,＝应该做的,,,C,＝不值得做的,,,,10,时间管理的原则,原则三：,80/20,原则,80/20,原则：假如工作项目是以某价值序列排定的，则,80%,的价值来自于,20%,的项目，而剩下的价值则来自于,80%,的项目。简单地说：,,,,,20%,的工作

6、占整个工作,80%,的价值,,集中,80%,的精力要做,20%,的工作,,投入,20%,的精力做另外,80%,的工作,,,,11,时间管理的原则,原则四：今日事今日毕,拖延决定或行事缓慢是非常危险的习惯。,,应付拖延的招数：,,1,）订定完成期限,,2,）建立回馈制度,,3,）安排人监督你,,4,）趁早解决,,5,）把工作划分为几个小部分,,6,）现在就去做,,,,12,时间管理的原则,原则五：养成习惯,你要知道什么是好的时间管理习惯,,坏习惯是可以并且是必须要改变的,,好的习惯是可以养成并且是必须要养成的,,时间管理是一种可以改变的习惯，不良的习惯是无意中形成的，良好的习惯可以在有意中形

7、成,,,13,时间管理的原则,原则六：精力管理,专注于一件工作的两小时；,,人一天当中最好的精神有三段；,,八小时时间的四区域分配。,,,,14,时间管理的步骤,,,,,,,,,,,,,,,,,设定目标,优先排序,统筹安排,每晚回顾,,,,,没有目标就无法管理,,目标必须明确具体,,写下目标,先按重要性再按急迫性决定顺序,,时间,/,利益之比较,,80/20,法则,,一天内,2-3,件要项,提高时间的利用率,——,增加生命的宽度,检视自己的时间管理状况,,如不满意，可检讨自己的时间管理方法,,发现问题后，及时进行调整,,,15,2024/11/28,,16,时间管理的步骤,设定目标,,,,,,

8、,以,“,目标导向,”,而不是以,“,机会导向,”,来安排你的工作。,沒有目,标,的箭！永,远,射不到靶心！,,,17,时间管理的步骤,每晚回顾,优先排序,,,,,,重要,紧急,,危机（看病、救火）,,急迫的问题,,有期限压力的计划,规划,,防患未然（锻炼、防火）,,技能提升、创新,,建立人际关系,,发掘新机会,无谓的交际应酬,,某些电话、信件,,个人嗜好的沉迷,,拖延（看电视、上网,）,,,不速之客,,临时会议、邀约,,某些电话、邮件,,下属请示与报告,无用人,无聊人,压力人,从容人,①马上就做,②,,定出时间待会做,④,,别做了,/,打发时间、休闲,③授权别人做,我们根据事情的重要和紧急程

9、度的不同，将事情划分成为四种类型（分别隶属于图示中坐标系上的每一个象限），并排定优先，以给予我们做事顺序的指导。,依工作的轻重缓急来安排优先顺序。先做,紧迫而重要,的事，再做,不紧迫而重要,的事，其次才是,紧迫而不重要,的事，,不紧迫而不重要,的事摆在最后。,,,18,时间管理的步骤,统筹安排,统筹安排,思考：下面的这个模型说明了什么？我们怎样将其借鉴到时间管理当中？,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,大石头,小沙子,水,统筹安排,,,,,,,19,时间管理的步骤,成功的人生建立在成功的每一天，而成功的每一天在于完成工

10、作清单上的每一个项目。,1,）检查当天的工作完成情况；,,2,）总结经验，吸取教训；,,3,）每天晚上为自己列出第二天的工作清单！,每晚回顾,,,,,,,20,时间管理操作案例,我们时间管理的问题在哪里？,,■时间的浪费,,——,电话干扰，陪同煲粥,,——,会而不议，议而不决,,——,不速之客，礼节陪聊,,——,回复信件，斟字酌句,,——,外部客观的低效率，如：,,A,、公共交通（班次少、道路拥堵、晚点等）,,B,、餐饮服务,C,、社会化程度,,,21,时间管理操作案例,时间管理的八大法宝,■,树立时间价值观,理念变革,,■,结构流程优化,组织前提,,■,工作环境,“,５Ｓ,”,,准备工作,,

11、■,工作的计划性,目标管理,,■,分清工作轻重缓急,优先级,,■,并行串行的兼顾性,统筹学,,■,工作任务转移,授权与借力,,■,学会说,“,不,”,,,,拒绝的学问,,,22,时间管理操作案例,电话干扰,解决方法：,（,1,）处理,,（,2,）转接,,（,3,）暂缓,,（,4,）速办,1,．阻绝干扰,2,．集合所有电话,,在某时间段把电话一起回掉，同时去做别的事情。就是说在这个时间你同时在回电话，就不会受到电话的干扰。,,,,23,时间管理操作案例,进度失控,,解决的方法,,解决的方法就是拟定计划。什么时候完成什么事情，由谁来执行，完成以后向谁汇报等程序问题，要拟定详细的计划。要求自己所有重

12、要的工作都应该有进度报告，每一天都要控制的进度。如果你的进度没有完善，或者没有去做进一步的检查，就会造成浪费时间。,,,,,,,,,,,,24,,时间管理操作案例,会议耽搁,解决的方法,：,,(,1),会议要有目的,,(2),召开会议首先安排会议的议程没有会议议程就开不成会议。,,(3),派得上用场的人才应该参加会议。,,(4),安排适当的计划做很多事情都一定要有,PDCA,。,,(5),会议的时间和次数要适当,,(6),务必准时开会与散会,,(7),应付干扰、提高效率的办法就是制定规则,,(8),对于脱离讨论议题的解决办法,,(9),会要有议，议要有决，决要有行综述结论，确保大家能够达成协议

13、，提醒与会的人要做的工作以及会后必须完成的任务。,,(10),追踪会议决议的执行,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,25,时间管理操作案例,文件复杂,原因分析,改进方法,优柔寡断（是各主管的因素）,先把文件读一遍然后处理掉,拖拖拉拉（团队彼此之间的协调力、向心力、凝聚力不够）,标准化,,格式化,没有授权,充分信任地授权,完美主义,抛开完美主义,文件囤积成习，不经过系统的归档,文件过期的一定要销毁，避免让文件积压，不要让文件不断的流通,档案过多，没有系统的整理,给档案标识指名设定的符号,各自工作,在放下工作之前首先应该把工作做完,贪求过多,讲求实际，专注于你最有价值的事项,没有系统,设计

14、简化文件的处理系统,读速太慢,让助理摘述内容，增快读速,,克服文件复杂,,,,,,,,,,,,,,,,26,时间管理操作案例,事必躬亲,解决的方法,：,,,1,．管理人员的上级引导,,如何引导他？,,●学会让他独当一面,,●不断地教他要接纳错误，从错误中去学习,,●引导他如何授权，去信任部属，利用进度报告加以控制,,,,2,．管理人员自身应注意,,●学会表达完整，不让人觉得模糊，要求部属遵从指令，确定任务内容。,,●把标准降到大家可以接受的程度而不是自己的表现，并适当的控制工作进度。,,●如果人手不足，部属工作过量，当一个主管的你应该学习先完成一部分，再完成另一部分，先把这个阶段的事情完成，再

15、把下一个阶段完成，而不要一次性的赋于他们更多的任务或事情。,,,27,时间管理操作案例,无力拒绝,解决的方法,：,,(1),不要渴望受到别人的赞许或者接纳,,(2),不要怕会冒犯别人,,(3),对于义务的认识要正确,,(4),学会如何拒绝，聆听别人的要求,,(5),制定工作目标或者优先次序,,(6),对于别人毫不考虑的就假定你会答应的解决方法,,(7),学会拒绝老板,,,28,储存时间的小妙招,1,、工作模式化,2,、磨刀不误砍柴工,3,、,1+1=1,简化生活,4,、琐碎时间留给琐碎事，保留整块时间,5,、灵活调整，生出时间,6,、工作所需时间,>,可利用时间,,,,,,,29,谢谢,,,30,2024/11/28,,31,