行政管理制度

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1、行政管理制度行政管理制度第一章 总 则第一条第一条为加强企业行政事务管理，理顺企业内部关系，使各项管理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本制度。第二条第二条本规定所指行政事务管理包括印章使用管理、公文管理、办公用品购买和使用管理、报刊资料管理、车辆及司机管理、总台管理、来宾接待、值班安全管理、文明办公、文明生产条例以及其他等。第二章 印鉴管理第三条第三条企业印鉴由*部门经理负责保管。部门印鉴由部门经理负责保管。第四条第四条企业印鉴的使用一律由企业分管领导签字许可后管理印鉴人方可盖章，如违反此项规定造成的后果由直接责任人负责。第五条第五条企业所有需要盖印鉴的介绍信、说明、证明及对外开出的任何公

2、文，应统一编号登记，以备查询、存档。第六条第六条企业一般不允许开具空白介绍信、证明，如因工作需要或其它特殊情况确需开具时，必须经企业分管领导签字方可开出。持空白介绍信外出工作回来必须向企业汇报其介绍信的用途，未使用的必须交回。第七条第七条盖章后出现的意外情况由批准人负责。第三章 公文管理第八条第八条企业行文是传达企业指示、精神、请示、答复问题、指导或商洽工作的重要工具。第九条第九条企业行文实行统一管理。行文的管理要做到规范、准确、及时、安全。第十条第十条企业行文、发文的程序为：拟搞、审核(部门领导)、签发(企业领导)、打印、发文、记录、归档、销毁等。第十一条第十一条企业行文与打印的管理具体为：

3、1.企业行文，需由起草人定稿抄正，经有批准发文权的领导签字同意后方准打印。内部递传的简单请示报告或其他不需打印的文件，一般不予打印。2.行文稿拟就后，拟稿人应填发文稿申请表，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人，并签名、盖章、标定日期和密级。3.需经会签的行文稿，应在交付打印前送会签部门会签。4.经领导批准签发后的文稿原件交*部门统一编号打印；5.打印校对后的行文稿，应在发文前送拟稿人核稿(对文稿内容、质量负责)；校对人员应在发文稿上签名，打印人员也要签名。6.打印人员应认真做好本职工作，按时完成任务。对收到的文件资料，应及时给有关部门和人员送发，或及时通知有关人员来拿取回，

4、不得延误。7.打印人员应树立严格的保密观念，不得随意将打印、复印、传真的行文中的有关商业秘密或企业管理中须保密的事项透露给他人，不得截留任何文件。第十二条第十二条*部门对送来打印、复印、传真的行文资料，应做好登记。第十三条第十三条企业发文的管理具体为：1.企业发文由*部门统一编号。2.企业所有发文，*部门应有存档，并将文件原稿(经领导签字)、审核稿件连同正本二份送办公室存档。有领导指示的，还应附批示件。3.对企业的发文，所有收文部门和个人都应有签名记录在*部门存档。第十四条第十四条企业收文的管理具体为：1.企业收文的处理程序为：收文、分文、传送、记录、归档。2.企业收文由*部门统一负责。*部门

5、收到企业内部和外部发来的文件后，应先做好归类、登记，然后根据文件的内容，分送有关领导和部门阅示。阅示完毕后，收回归档。第十五条第十五条所有文件收发放，一定要有登记、签收手续。第十六条第十六条红头文件，只适用于需遵照执行的制度、规定、决定、决议、纪要、任命等，其他文件一般用企业信笺印发。第十七条第十七条对于传真收发的文件，*部门须先登记再处理，急件或涉及商业机密的传真应由专人单独处理。传真发完后，要加盖发讫章，并注明发送时间和发送人第十八条第十八条企业公文的打印工作由*部门负责。第十九条第十九条企业各部门所有打印的公文、文件至少一式二份，交管理部留底存档一份。第二十条第二十条*部门负责为各部门邮

6、发特快专递及快件。其他类邮件由部门派人送往邮局寄发。第四章 办公用品管理第二十一条第二十一条办公用品的购发管理具体为：1每月月底前，各部门经理将该部门所需要的办公用品制定计划（填写申请单）提交*部门。2*部门指定专人制定每月办公用品采购计划及预算，经分管领导审批后将办公用品购回，分发给各个部门，由部门领导签字领回。3除正常配给的办公用品外，若因工作需要部门自行购买其它办公用品，需事先办理申请审批手续后方可购买。4企业新聘人员的办公用品，*部门根据部门负责人提供的名单和用品清单负责为其配备，以保证新聘人员的正常工作。5计算器、钉书机、打孔机等管理性文具列入移交。如有故障或损坏，应以旧品换新品，如

7、遗失应由个人赔偿或自购。6负责购买办公用品的人员要做到质优价谦、用品齐全、库存合理、开支适当、用品保管好。7负责购发办公用品的人员要建立帐本，办好入库、出库手续。出库一定要由领取人员签字。第二十二条第二十二条劳保用品的购发管理具体为：劳保用品的配给，由*部门根据各部门的实际工作需要统一购买、统一发放。第五章 报刊资料管理第二十四条第二十四条图书、报刊的种类具体为：1.报刊：指各种报纸和期刊（专业与非专业）。2.图书：指各种工具书和专业用书。第二十五条第二十五条图书、报刊的订购管理具体为：1.企业根据各部门的要求周期制定报刊订阅计划，负责办理有关订阅手续。2.企业根据各部门的业务需要制定图书购买

8、预算，负责购买时费用额度的预审。3.企业根据自身需要统一制定工具书的购买计划，并负责购买。第二十六条第二十六条*部门负责图书、报刊的分类、登记、借阅和发送，并对企业报刊和工具用书进行统一保管、存档备查。第二十七条第二十七条*部门负责催还到期的图书。管理部负责办理期刊和图书的续借。管理部有权对不遵守图书报刊管理办法和损害图书报刊的行为进行制止，并按照企业的有关规定进行罚款。第六章 车辆使用管理第二十八条 第二十八条 车辆的调度与管理具体为：1企业车辆由*部门统一管理，并负责日常车辆的派遣调度及维护保养。2企业各部门用车需提前二小时填写“派车单”，经部门领导批准后交*部门统一调度安排（特殊情况例外

9、）。驾驶员应根据*部门负责人或车辆调度员签字的派车单出车。3车辆的管理使用原则：统一调配、宾客优先、急用优先、保证重点、兼顾一般。4车辆实行专人专管，司机应保证车辆清洁、性能良好。做到及时发现问题，及时维修保养。车辆大修需经企业分管行政的领导批准。第二十九条第二十九条车辆派遣条件与使用范围具体为：1、市内用车范围和派车条件：市内用车范围：东至马尾、西至洪山桥、南至福清、北至新店。派车条件：A、重要来宾的接送；B、企业领导的公事用车；C、财务提取大额现款（2 万元以上）；D、提送或购置个人无法携带的货物；E、职工出差携带的物品较多；F、办理企业紧急事务。2、接送机场派车条件：(1)企业领导出差，

10、可派车接送（总经理助理以上）。(2)各部门主管或员工出差，原则上接送民航班车乘车处。(3)特殊情况可派车接送（如：三人以上团体出差；携带贵重物品或携带较多物品换乘不便；因工作原因需赶乘机时间），但需经由*部门负责人批准。3、长途用车：严格控制长途用车。因公事确需长途用车，使用部门应提前一天报*部门负责人 批准后，安排出车。4、借车：外单位借车原则上谢绝。重要关系单位借车需经*部门负责人批准。5、私人用车：企业车辆原则上不得私用，企业员工若出现家庭重要事件急需用车，应填写“派车单”并说明情况，经*部门负责人批准后可予派车。6、车辆的停放：企业车辆出车归来后一律停放企业大院或指定地点，驾驶员未经部

11、门负责人或车辆调度员同意不得擅自将车辆驶离停放地点。第三十条第三十条要求：1、驾驶人员应做到爱车、遵章、节油，谨慎驾驶，自觉遵守交通规则。2、严禁无证开车、酒后开车，凡因违章、违规肇事，当事人应负全部法律责任和经济责任。3、落实车辆维护保养制度，专职司机对所负责保管的车辆做到勤检查、勤维护，不带故障出车。长途出车必须保证半天检查、维护。严禁临时仓促派长途车。4、不准利用公车学驾驶。未经批准专职司机不得将车借给他人，否则一经发现，取消司机资格。5、各部门要体谅车辆管理部门在车辆调度上的实际困难，凡因公办事能骑自行车的尽量不要派车，凡能合并用车的就不要重复派车。第七章 总台值班管理第三十一条 第三

12、十一条 总台上班着装要得体。总台应在企业上班前准备好考勤簿和笔，作好前台卫生，迎侯员工上班。第三十二条第三十二条总台对待员工，接待客人，要礼貌大方，热情周到，对来访客人，要问清事先有无预约，并主动通知被找员工。接待来访客人，作好来客登记。为来访的客人主动递送茶水；客人离开后，应及时收拾茶杯。第三十三条第三十三条总台在接转电话时要做到迅速、准确，用话简炼、清晰，回话礼貌、耐心。总台接电话要作好接电记录；严格遵守保密守则，不窃听电话，不泄漏机密。上班不接、打私人电话，不随意喧闹和闲谈，不做与工作无关的其他事情。第三十四条第三十四条总台下班前应收好考勤簿和有关的记录，清洁电话机台、会议室和会客室。第

13、三十五条第三十五条总台的言行应积极维护企业的形象，凡因个人因素而对企业的声誉造成影响者将自负一切后果。第八章 来宾接待管理第三十六条第三十六条为促进公共关系、扩大宣传，同时兼顾企业机密，一切来宾的接待工作特由*部门负责安排。第三十七条第三十七条原则上，来宾应先以公文或电话预先的形式约定参观的时间与范围，因业务需要临时决定来企业参观者，由管理部安排参观事宜。第三十八条第三十八条对于普通来宾，由管理部协同有关部门，安排陪同人员。凡参观人数能在会客室、会议室容纳者，均在会客室、会议室接待。对于贵宾来访，管理部按照企业通知的方式招待来客，并协助企业高级人员在安排的地方陪同。对于来企业学习的客人，管理部

14、协助有关部门和人员安排接待。对于来企业协助作项目的人员，在办公室已经知晓的情况下由相关人员接待。未经核准的来宾，管理部有权拒绝接待参观；对企业员工擅自带人来企业参观，管理部有权制止并拒绝参观。第九章 值班安全管理第三十九条第三十九条企业*部门负责企业日常的防火、保卫安全，作好各种防范的措施。第四十条第四十条*部门负责定期向员工进行安全防范的宣传工作，保证员工离岗前杜绝一切可能对安全造成危害的因素。第四十条第四十条负责编排节假日值班表，安排值班者任务，检查值班情况，调整值班安排。凡属*部门安排不到位，任务划分不明确所造成的问题，负责此项工作的人员将承担责任。第四十一条第四十一条*部门可随时检查企

15、业或员工个人的安全防范措施，有权对违反各种安全条例的行为进行制止，并予以处罚。第十章 移动电话、传呼机管理第四十二条第四十二条移动电话配置对象：1集团高级管理人员、总裁助理、副总监；2总部各部门处长（主任）、副总经理、总经理助理；3因工作需要，经子企业、事业部总经理批准（总部由分管领导批准）的其他员工。第四十三条第四十三条传呼机配置对象：因工作需要，经子企业、事业部总经理批准（总部由分管领导批准）配置传呼机的员工。第四十四条第四十四条移动电话和传呼机机身的管理：1凡95 年 12 月底前购置的移动电话和传呼机，不论是何种品牌、型号，数字式移动电话机身按 800 元/部、模拟式移动电话机身按 6

16、00 元/部、中文传呼机机身按300 元/部，数字传呼机身按 100 元/部作价给目前持机者所有。2凡96 年至 97 年底购置的移动电话和传呼机，不论是何种品牌、型号，数字式移动电话机身按 1500 元/部、模拟传呼机机身按 200 元/部作价给目前持机者所有。3自98 年元月 1 日起，凡因工作需要批准配置移动电话或传呼机，集团只承担入网费、通话费和传呼机使用费，购置机身的费用由员工本人承担。4自98 年元月 1 日起，所有持有集团配置移动电话或传呼机的员工，不论何种原因，需要更换机身的，其费用由员工本人支付。第四十五条第四十五条移动电话和传呼机的使用与管理：1经批准配置移动电话的员工应本

17、着节约通话费用的原则，能用有线电话的不用移动电话，能用有线长途直拨的不用移动漫游电话拨打，并尽量缩短通话时间。2经批准配置移动电话的员工，若无境外业务不得开通国际长途和境外漫游业务。确需开通国际电话或漫游业务的，应由所在子企业、事业部总经理（总部由分管领导）批准后予以开通。3本办法实施后，集团为员工配置的移动电话和传呼机的入网号所有权（含移动电话SIM 卡）归集团，机身所有权归员工个人。4经批准配置移动电话和传呼机的员工，其通话费用和传呼机使用费的审批权限和财务核销手续仍按原规定不变。集团总部员工的通话费用和传呼费的审批权限和财务核销与其他费用的审批和核销口径一致。5企业移动电话通话费用实行限

18、额报销制度：总经理：实报实销；企业其他领导、一线业务部门经理：700 元/月；其他部门经理、一线业务部门副经理：500 元/月；其他部门副经理、初级主办：300 元/月。如有特殊情况，经企业总经理批准可予报销。第四十六条第四十六条本办法下发后的一个月内由集团财务处、行政处负责办理完毕移动电话和传呼机机身的折价手续。第十一章 各种活动组织办法及其他第四十七条第四十七条*部门具体负责企业集体活动的策划、筹备和实施。第四十八条第四十八条*部门可协助部门举办一些部门内部的集体活动。*部门协助有关人员或部门共同组织企业外部的宣传、演示、新闻发布和合作洽谈等活动。第四十九条第四十九条每逢节日或员工的生日，

19、*部门可准备一些礼物送给员工以示祝贺。*部门可组织一些活动以丰富员工的生活，解除工作带来的疲劳和紧张。第五十条第五十条及时准确地传达总经理的各项工作指示，贯彻落实企业的各项工作计划，积极主动地负责企业的一切日常内外勤事务工作。第五十一条第五十一条*部门组织的一切活动应本着配合企业主体业务发展的原则，本着协助员工作好工作的原则，本着促进企业发展壮大的原则进行。第十二章 文明办公条例第五十二条第五十二条全体员工要和气相处、礼貌待人、团结协作、密切配合，为国家和“*企业人”的共同利益，努力维护企业荣誉。第五十三条第五十三条熟悉岗位工作，努力专研业务知识，对待工作有事业心、责任感，当天的工作当天完成，

20、克服困难完成本职工作。第五十四条第五十四条遵守企业各项规章制度。当老实人、说老实话、办老实事。做到领导不在场与领导在场一个样，没有人检查与有人检查一个样。第五十五条第五十五条按照客观规律办事。尊重知识、尊重人才，开展民主化和科学化管理，努力为基层、科研、生产、客户、员工服务。第五十六条第五十六条各部门要用 5S（整理、整顿、清扫、清洁、教养）的要点对办公场所进行整理。要求办公场所不能有纸屑、杂物，办公桌面不能有灰尘；文件资料、办公用品放置整齐，不用的东西不要放在桌面上，下班要清理桌面。椅子不坐要靠桌沿摆放整齐。第五十七条第五十七条办公场所要求安静和不要随意串岗。员工去生产车间必须穿工作服，遵守

21、车间的相关制度。第五十八条第五十八条接待客人必须讲究文明礼貌，客人走后及时清理会客室（因为后面还有客人需要使用）。每当接电话时，切记说一专声“您好、*企业”，语言要美，切忽高声谈笑，防碍他人工作。第五十九条第五十九条注意社会公德，讲究公共卫生。不向窗外扔杂物、乱倒水，洗手间不能乱倒茶叶、乱倒污水，手纸入纸篓，便后及时冲水。洗手间停水时禁止使用。第六十条第六十条爱护公共设施，保持安全门、通道、楼道畅通。下班要关好门窗，切断电源。发现异常情况及时与管理部联系。第六十一条第六十一条对违反以上规定者，每次给予 10 元处罚。月违反次数达 4 次以上者，扣发当月浮动工资。第十三章 文明生产条例第六十二条

22、第六十二条1车间严禁吸烟。违者罚款 100 元/次。2禁止车间吃东西、喝水。3严禁随地吐痰。4上班着工作服、佩工作卡，衣服清洁，扣戴整齐。5私人拎包不得带入车间；进入厂房的物品必须接受保安人员检查。6不得乱丢废弃物，地上不得有失落的元件。7不得向窗外倒水、扔杂物。8设备和仪器应保持清洁、无积尘。9不得随意串岗、换岗、挪岗，生产过程中需临时离岗，应征得组长同意。10.不打架、打闹、闲聊、喧哗、言谈文明礼貌。11.上班铃响必须准时到岗，不得迟到、早退，不准从办公区通过。请假必须经理批准。12.离开岗位时椅子必须回位。13.物料及工具按规定整齐。14.举止言行端正，保持良好工作姿态，不准坐在工作台、设备及产品上，不翘二郎腿、不勾肩搭背。15.不准随意挪用他人物品及工具。16.不准上班看书、看报、看杂志。17.下班后应切断各生产线、设备、工具电源。18.严格遵守工艺纪律。19.服从领导、热爱本岗位工作。20.每天班后十分钟做卫生，各人负责包干区的整理、整顿。21.对违反以上规定者，每次给予 10 元处罚。月违反次数达 4 次以上者，扣发当月浮动工资或奖金。