档案管理办法

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1、有限公司 原版已签字 档案管理办法 司规字第03号 第一章总则 第一条为加强公司档案管理，科学的收集、整理、保管档案，并充分发挥档案 在行政、经营、科研、生产、基建等工作中的作用，特制定本办法。 第二条 本办法所称档案，是指公司在运营过程中形成的，具有查考价值的各种文 字、图样、计算材料、声像材料及有关实物、样品等资料。 第三条公司各部室应高度重视档案管理工作，指定专人按照统一的立卷归档办 法，切实做好档案管理工作，逐步实现档案管理标准化、规范化。 第二章 归档范围和分类 第四条 根据文件材料的性质，归档材料分为行政管理类、产权类、生产技术类、 经营管理类、设备类、科研类

2、、产品类、基建类等八个项目。另设有财 务、人事、非纸质、外来四项专门档案。 第五条行政管理类 （一）企业成立及变更材料。含调研材料、可行性报告、合作各方洽谈和 谈判记录、意向书、备忘录、协议书、合同、董事会人员变更、增 减融资情况、企业登记及变更、企业章程及变更等。 （二）会议材料。含董事会、总经理办公会议记录及会议纪要、外出参会 材料和其他重要会议材料。 （三）行政事务材料。含规章制度、计划总结、奖惩表彰、领导重要文信 （含领导重要讲话、会议发言材料、祝词、贺信、参观资料等） 、 大事记、公文、非经营和非新改扩建类的协议合同（制作、维修、 施工）、各种事物交接手续、办公用品管理、劳

3、保福利。 （四）法律事务材料。含经济诉讼、合同纠纷、企业公证事务等。 （五）审计材料。指领导干部离任审计材料（公司内部审计产生的记录, 结果以及处理意见等由本部门自己保存） 。 （六）人事管理材料。含人员调配、委培通知和协议（其他人事管理材料 按有关人力资源管理制度由人事部门存档） 。 （七）办理投保材料。含员工人身意外保险和车辆保险的申请、洽谈、合 同等材料。 （八）企业形象宣传材料。含网络、媒体、户外广告的请示、审批材料、 样稿、成品、图片、照片等及产品发布会、展览会材料。 （九）资产管理材料。含合资融资、对外投资、清产清算材料等。 （财务 专管） 。 （十） 事故处

4、理材料。 含人身意外伤害、 车辆损坏、 交通事故、 产品事故、 安全生产事故、消防安全事故、环保事故等。 第六条 产权类 （一）知识产权材料。含企业的各种专利权、商标专用权、著作权等。 （二）权证类材料。含所有权证如房产土地证等，许可权证如营业执照、 税务登记证、 法人代码、排污许可证、进出口证等，使用权证如 信誉等级证等，以及其他荣誉证书（复印件）等。 （三）认证材料。含申报材料、评审材料、证书（证书、奖杯、牌匾等实 物按非纸类档案统一存放）等。 第七条 生产技术类 （一）生产材料。含生产的能力评估、组织安排、计划统计、调度指挥、 计划调整等。 （二）能源管理材料。含能

5、源消耗定额、节能降耗统计等。 （三）标准计量材料。含生产技术标准、质量标准、计量监测等资料。 （四）环保材料：含环保绿化、环保监测、申请审批手续、排污许可、年 检资料等（环保设备材料归入设备类） 第八条 经营管理类 （一） 经营决策。 含企业改革方略、 重大经营决策、 发展规划、 目标管理、 行业分析、市场需求信息、经营事故管理等。 （二）产品销售。含市场预测分析、客户调查、销售订单、生产通知单、 经销商会议文件、 外协纪录、 运输单、 用户反馈和售后服务资料等。 （三） 物资管理。 含物资供应、 采购合同、 销售合同、 付款凭证、 验货单、 入库单、仓库管理、废旧物资回收

6、、修旧利废措施等。 （四）计划统计。含企业的各项专业规划、企业计划管理、年度、季度、 月度经营情况统计报表及统计分析。 第九条 设备类 （一）生产、检验、试验、安全、环保设备、仪器仪表 1 、设备、仪器技术文件。含技术标准、参数、图纸、操作规程、 工艺流程等。 （包括自制设备的设计开发、工艺工装、图纸图 样、材料构成等） 2、设备、仪器使用说明书、维修、保养、运行、改进、改装、转 移和报废等文件。 3、设备、仪器安装、调试、检验、验收过程中的技术性、凭证性 文件资料。 4、设备技术改进材料。 （二）办公设备 1、电脑、打印机、复印机、传真机、桌、椅、冰箱、空调、沙发

7、 等维修保养手册、说明书，维修凭据（相同设备说明书可只保 存一份，维修凭据要全部保留） 。 2、公司内网络检测、维护、维修材料。 3、办公车辆。其中包括：购车资料以及发票、车辆登记证书、养 路费缴费卡等 （各种保单因为具有时限性， 由主管部门保存） 第十条 科研类 按科研或技改课题设置类目。含课题审批文件、调研论证、科研方案、 图纸、配方、合同协议、试验记录、产品检定、报告、论文著作、鉴定 材料、专利申报、产品评优、商标广告、成果申报审批、说明书、市场 推广应用、技术转让等。 第十一条 产品类 按产品品种型号分类设置类目。各种产品归档范围含立项论证、市场调 查评测、产

8、品开发设计、工艺图纸、加工制造检验材料、产品试验、质 量检验、包装标准、合格证、产品事故处理、用户反馈意见等（产品事 故处理与行政管理类的事故材料存放在一起， 电子目录中只作目录索引） 第十二条 基建类 （一）新、改、扩建工程论证、申报、勘测、审批、设计中形成的文件。 （二）设计、施工依据和审批签订的文件、材料、图纸、科研报告、说 明书等。 （三）工程预算、决算、重大变更等材料。 （四）施工合同协议、过程记录、竣工验收报告、评优资料。 （五）安评资料、环评资料。 第十三条 财务类 （一）商业银行：往来、会议材料。 （二）重要的贷款保单。 （三）财务与政府、机关单位往来

9、的重要资料。 （四）按国家有关财务制度应建立的其他财务档案。 第十四条 非纸质类 （一）电子档案：含存有重大事件、重要活动、重要文件资料的软盘、 光盘、录像带、硬盘等。 （二）物品材料：含单位的荣誉性实物（奖状、锦旗、奖章、奖品、荣 誉证书、 牌匾、 奖杯） 、 赠品 （有关部门或个人赠送的牌匾、 礼品） 、 字画（国内外知名人士、领导人题词、签名或书画） 。 第十五条 人事类 （一）员工个人档案。包含应聘登记表、面谈记录表、个人履历、毕业 证、身份证、荣誉证、任职资格证书（复印件） ；职员登记表、培 训记录、笔试试卷、培训鉴定、试工鉴定；试工合同、劳动合同 或临时合同

10、；报到证、调令、奖惩、离职申请及手续、保险、薪 资调整、职务变更。 （二）人员需求申请及审批材料。 （三）备用人才资料及后备干部资料。 （四）培训大纲、培训计划与培训教材、试卷。 （五）员工名册、工资表。 （六）员工手册。 （七）员工健康档案。 （八）人员变动、培训报表。 第十六条 外来类 企业外部文件资料是指与外部的政府、机关、企事业单位等往来值得 保留的重要文件及重要外来信息。 第三章 档案的归口管理及要求 第十七条 档案的归口管理 （一）公司综合经营管理科负责收集归档公司的各类档案和档案工作的 日常管理：含行政管理类、生产技术类、产权类、经营管理类、 产品

11、类、设备类、科研类、基建、人事类等九个项目及非纸质、 外来等专门档案。 （二）公司财务部门负责财务档案的收集、建档、管理 ，公司生产技术 车间负责生产技术类、设备类、安全类档案的收集、建档、管理。 （三）每年4月30日前将所需归档的文件整理编目后交到公司相关部 门归档。 第十八条 文件材料的收集、归档由公司相关部门指定专人负责。日常工作中随时 主动向承办人收集办理完整的文件和相关材料，对其进行整理，并做 好日常管理工作，确保应归档文件材料的齐全、完整。 文件材料归档工作步骤： 第十九条 技术与工程基建文件材料、图表材料的收集、归档由项目负责人或承 办人负责，从立项之日

12、起，即应指定专人负责及时收集整理，并在归 档时交项目负责人或承办人统一汇总立卷。 第二十条承办部门或承办人员应保证经办文件齐全完整，工作完成后及时整理 编制《归档文件移交目录》交由相应归口部门归档。档案管理人员要 将交来的档案对照《归档文件移交目录》进行验收，验收无误后签字 接收。《归档文件移交目录》要一式两份，交接人与接交人各一份。工 作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得 擅自带出或销毁。 第二十一条 归档的文件材料必须完整、准确地反映企业管理、生产、经营、科研 等活动的真实内容和历史过程。归档的文件材料应层次分明，符合 其形成规律。对规定应当立卷的材料，必须注

13、明保管期限和密级， 按规定日期向档案工作归口部门移交，任何个人不得据为己有，以 便集中管理。 第四章档案的分类、组卷和编目 第二十二条分类 档案实行统一的分类标准。 第二十三条企业外部文件资料分类方法 企业外部文件资料暂按文件、图纸、光盘三类。 第二十四条 企业内部文件资料具体分类步骤如下： 第一步：将行政管理类、经营管理类等年度划分比较分明的文件按 照年度划分，其他分类如基建类资料按照项目进行划分。 第二步：案卷全宗号按行政管理类、生产技术类、产权管理类、经 营管理类、产品类、设备类、科研类、基建类、财务、人事、非纸 质进行分类。 第二十五条编目 档案统一采用拼音与数字相

14、结合的方法进行编目。 （一）企业外来文件资料统一采用如下格式进行编目： LZ— WL — XX— XX—XX ・ 兴士日三月 仓不日求方 某仓方 ► ►案卷全宗号 全宗号 全宗号代码 1、案卷全宗号为“文件（WJ）、图纸（TZ）、光盘（GP）”三 卷 2、全宗号统一规定为：WL 3、各公司统一使用的全宗号代码：LZ 如外来会议文件资料的编码为：LZ-WL-WJ-01-01 （二）企业内部文件资料统一采用如下格式进行编目： LZ—XX—XX—XX—XX ►兴占 1=1 mH 仓不日求方 ■ 安生H 某仓方 ►公司案卷全宗号 各公司档案全宗号

15、 ►集团及各公司统一冠用全宗号 1、全宗号统一冠用“ HK”； 2、公司案卷全宗号代码分别为：行政管理类一 XZ、生产技术 类一JS产权管理类一CQ、经营管理类一JY、产品类一CP、 设备仪器类一SB、科研类一KY、基建一JJ、财务一CW、 人事一RS、非纸质一FZZ、外来资料一WL; 4、目录号采用数字方法进行编码，如行政类第一卷编码为： HK— XZ— 01 5 、案卷号采用数字方法进行编码，如行政管理类第一卷第一 个文件为： HK— XZ— 01 — 01 6 、非纸质资料在编目时可根据具体情况进行编目（主要体现 整齐方便快捷的查找） 。 第二十六条 组卷 经过分类整

16、理的文件资料按类别进行组卷，组卷以分类为基础，以 文件的关联性为纽带进行，形成案卷。应按如下规定进行组卷： （1） 不同年度的文件材料原则上不放在一起组卷， 但跨年度的请示 与批复，放在复文年立卷，没有复文的放在请示年立卷；跨年 度的规划、 设想放在针对的第一年立卷； 跨年度的总结放在针 对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷； 跨年度处理的文件放在制发年立卷。 （2） 在归档的文件材料中， 应将每份文件的正件和附件， 草稿与定 稿， 请示与批复， 转发文件与原件， 同一文件的多种文本组合 在一起，不得分开，文电应合一立卷。 （三）考察调研材料、制度、规定、办

17、法、条例、法规等按单一问题 组卷。 （四）会议文件，根据文件材料的多少而定，可一会一卷，也可一会 数卷。 （五）技术、基建工程按项目组卷。 1 、项目（包括课题、产品、基建工程等）结束后，由项目负 责人负责组织本项目所形成的应归档的科技文件材料的 整理组卷工作。 相关部门应将与项目关系密切的管理性文 件交项目负责人， 与该项目的技术文件材料统一汇总整理 组卷。 2、科研项目、委托试验、产品生产、仪器设备、基建项目等 方面的文件按其阶段、结构、部件等分别组合。根据文件 材料的多少，一题数卷或一题一卷。 3、卷内文件材料应齐全完整，准确反映科研、生产、基建和 有关管理

18、活动的真实内容。 第二十七条 档案管理员在组卷工作中应该检查卷内文件成分是否相符、 文件材料 是否齐全完整；检查文件资料的保管期限是否一致，确保卷内文件 质量。 第五章 档案的保管 第二十八条 根据保存档案资料的数量， 设置必需的档案专用柜架， 并做到防火、 防盗、防潮、防光、防尘、防有害气体、防高温、防虫、防鼠等。 第二十九条 档案管理人员对不同类型的档案要分别进行保管，实行分柜、分类 保管，柜架排列整齐、合理，有编号，符合规定要求。库房要配备 合格的消防器材和温、湿度显示，库温应保持 18-24 ℃，相对湿度 应保持 40%-60% 。应保持适时通风，并建立温、湿度记录

19、。库房 内严禁吸烟，存放易燃物品及其它杂物，保持库房内安全、卫生。 第三十条 档案管理人员应定期检查档案的保管情况，对库藏档案进行清理核 对，做到账、物相符。对破损或载体变质的档案要及时进行修裱、 复制或其他技术处理，发现问题及时汇报。 第三十一条 档案管理人员对档案的收进、转发、保管和使用等情况及时进行登 记和统计。各类登记表要准确、清楚地填报，做到掌握情况，心中 有数。 第三十二条 声像档案入库前要进行检查，对已被污损的，要进行必要的技术处 理，存放时录音、录像带、摄像带应立放。存放磁带最好不用铁皮 柜。 第三十三条 照片、底片、胶片库、底片册应立放，对库存的照片等档案

20、，至少 一年检查一次。 第三十四条 电子文件移交前，应由专职人员对电子文件进行检查，如载体的质 量、有无病毒、保证电子档案的完整性和有效性。 第三十五条 档案管理人员必须具有高度的责任感和强烈的事业心，要有高度的 警惕性，确保档案材料的安全。档案材料均加锁，随开随锁。档案 管理人员要严守保密纪律，对所知档案中的机密不得私自外泄。不 准擅自把机密文件、档案带出档案室或转借他人。 第六章 档案的借阅、利用 第三十六条 公司保存的档案主要供本公司利用，其他单位或个人需查阅时，需 报经董事长批示后方可查阅。查阅人员应按规定在阅览室内查阅， 不得擅自带走。 第三十七条 公司内部借

21、阅档案时， 须办理借阅登记手续， 并由借阅人、 部门主管、 档案管理员三方签字；借阅的档案必须按时归还，借阅时间不得超 过一周。因特殊原因不能按时归还的，要办理续借手续。 第三十八条 重要珍贵的档案应以复制件代替原件提供利用。 如需借阅原件的必须 由总经理批准后方可。 第三十九条 借阅档案人员，要自觉的爱护档案，严格执行保密制度。不准在档 案上圈划、 涂改， 更不准拆卷、 丢失。 因工作需要必需翻印、 摘录， 须经有关领导批准，否则将追究责任。 第七章 档案的保管期限 第四十条 档案的保管期限一般分为永久、长期、短期三种。永久为无限期保 存，长期为 16 年至 50 年，短

22、期为 15 年以下。档案保管期限除特 殊情况经由公司领导批准外，可由立卷人根据以下基本原则确定： （一） 凡是记述和反映主要职能活动和基本历史面貌， 并具有长远查 考利用价值的档案，定为长久保存。具体包括以下范围： 1 、董事会及其他重要会议形成的重要文件、重要发文、会议 纪要。 2 、有关经营方针、事业规划、领导人任免，集团及下属单位 年度工作计划、总结、统计表。 3 、发至公司内部机构的指示及命令。 4、各种预、决算材料。 5 、重要的权利、财产的得失保全及其变更的情况。 6 、重要契约、合同的缔结、解除及其他变更资料。 7 、向官方提请的文件及官方批复文件。 （

23、二）凡是反映一般性工作活动，并在较长时间内对工作具有查考价 值的档案，定为长期保存。具体包括以下范围： 1 、 一般性的会议发文、 通知、 报告、 会议纪要、 请示与批复。 2 、半年工作计划、总结、统计报表。 3 、内部机构人事任免（干部聘用、职工录用、工作调动、转 正、定级、调资、离退休、死亡、职称评聘、落实政策等 文件材料） 。 4、签订的重要的合同、协议。 5 、物业管理、车辆管理等文件材料。 6 、制定的各种规章制度。 （三）在较短时间内对工作有查考利用价值的档案，定为短期保存。 具体包括以下范围： 1 、普发性贯彻执行的文件、通知、调查报告，事务性有参考

24、价值的文件材料。 2 、一般的调查报告、一般的工作通知，事务性有参考价值的 文件材料。 3 、季度工作总结、计划、统计报表。 4、签订的一般合同、协议，及工作往来一般性文件。 （四）档案的保管期限，从归档的年度算起，原定的保管期限已满， 如需延长其保管期限的，从确定时的年度算起。 （五）由各部门自行保管的文件资料，可根据实际价值建议保存 3 年 或从其专门规定，按规定保存的文件应按照档案管理办法进行 保存。 第三十六条 对超过保管期限表确无保存价值的档案材料，编制销毁清册，提出 处理意见，经领导批准后进行销毁。销毁材料必须严格遵守保密制 度，指定专人负责监销，销毁后要在

25、销毁清单上签字。 第八章 附 则 第三十七条 档案管理的实施细则及有关规范，综合经营管理科可根据公司具体 情况、依据本管理办法的原则制定。 第三十八条 本办法自下发之日起执行。 档案全宗号： 全宗号统一冠用“ HK ” 公司案卷全宗号代码： 行政管理类 XZ 生产技术类 JS 产权管理类 CQ 经营管理类 JY 产品类 — CP 设备仪器类 SB 科研类 KY 基建 JJ 财务 CW 人事 RS 非纸质 FZZ 外来资料 WL 编制： 审核： 批准： 生效日期： 2017 年 9 月 1 日 版本：第一版 --