装饰工程有限公司行政人事管理手册

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1、无忧商务网()百万管理资料下载平台 山东世纪博雅装饰工程有限公司 行 政 人 事 管 理 制 度 （加盟商必读） 无忧商务网()百万管理资料下载平台 目 录 第一章 公司简介……………………………………………………………. 第二章 行政管理制度………………………………………………………. 第三章 人事管理制度………………………………………………………. 第四章 公司其它制度………………………………………………………. 办公室公约……………………………………………………………………… 司机出车制度……………

2、……………………………………………………… 秘书实务………………………………………………………………………… 第一章 公司简介 山东世纪博雅装饰工程有限公司是专业从事建筑装饰设计与施工的具有建委资质的知名企业，公司注册资金300万元，拥有众多中高级管理、设计和工程技术人员，世纪博雅装饰伴随着中国装饰行业的发展逐步成长起来。今天，作为专业化、集约化、规模化的现代装饰企业，世纪博雅已经走在整个行业的前列。 第二章 行政管理制度 一、 固定资产管理 固定资产的采购、入库、发放、部门之间调整及报损，均由资产管理员管理，发生上述任何一

3、项内容，必须到资产管理员处填表登记。 二、店面行政费用包干制 1、 店面行政费用范围包括：电话费、办公用品（纸张、橡皮、笔、文件夹、尺、软盘等）绘图用品、计算机墨盒、水杯、饮用水、名片费、复印费、清洁用品、水电费。 2、 无产值的部门按公司总产值1‰核定包干费用，根据无产值部门总人数平摊到各部门，即：总产值×1‰÷无产值部门总人数×各部门人数=各部门费用。 3、 各单位费用由财务部每月初公布并转发各单位，各单位必须控制使用核定包干费用，在此费用内采购物品，如有超支由所在店面承担。 三、 计算机使用及维护规定 企业指定计算机维护工程师负责维护硬件及软件系统，其他任何人员无权改变计算机

4、配置及删除或添加软件。禁止用企业计算机玩游戏，禁止使用自带的外来光盘、软盘、MO盘、ZIP盘、DVD盘等。设计师的计算机绘图作品，应存放在用个人名字命名的文件夹内，计算机维护工程师每月用外置刻盘机备份一次。 四、其它制度 （一）用车制度 各部门用车，必须先到总经办领填《车辆使用申请单》，由主管部门或领导签字，凭单到司机班领车使用，司机必须见单派车。如有紧急情况需要乘坐出租车时，必须经部门第一负责人同意。 （二）会议室使用规定 各部门需提前详细填写《会议室使用计划》，如发生冲突，以先登记的部门为准。 （三）公司重要文件及物品使用规定 公司重要文件包括：公司营业执照正、副本

5、，资质证书，施工安全认可证，法人代码证等；重要物品包括：公司公章，各项获奖证书等。 上述文件及物品均由专人保管，使用人需经保管人同意后，方可使用，并认真填写登记表。 第三章 人事管理制度 一、 员工聘用程序 （一）招聘程序 1.公司各部门欲聘用新员工，必须详细填写《员工增补申请书》，经公司董事会批准后，交由人事主管办理招聘事宜； 2.人事主管对应聘人员进行初次面试后，向用人部门推荐，由用人部门进行技能测试，合格者报人事主管； 3.人事主管将准备录用的应聘人员的资料及审批表上报公司总经理审批； 4.人事主管通知被录用人员报到时间，并在新员工报到时，为其办理入职

6、手续（建立员工档案、签定《轻舟公司新员工试用合同》等），并详细告知其试用期限及相应的薪资待遇、其它福利等。 5．由其部门经理详细阐述其岗位职责、职务权限等。 （二）应聘要求 1.应聘人员必须具实填写《轻舟公司应征人员履历表》中的所有栏目，不得隐瞒、虚报； 2.应聘人员不得向公司隐瞒其可能会影响正常工作的病情或病史； 3.应聘人员必须准备三张1寸照片、身份证及学历证书等证件的原件，如果是外地进京人员需同时出示暂住证、就业证、婚育证明等原件，并提供所有证件的复印件留公司存档； （三）试用期及劳动合同 新聘员工入职，均需经过试用期。按其工作表现，公司有权缩短或延长试用期

7、，试用期最长不超过6个月，最短不低于2个月。 试用期过后，公司将对员工在此期间的工作表现作出考评，并记录在案，作为该员工年度考评、晋职的参考资料。 试用合格者，由公司与其签订劳动合同。合同期包括试用期在内。合同期除另有约定外，一般为1年。合同到期，可由签约双方各自决定是否续签合同。 （四）个人档案 新聘员工应在正式报到之日起的有限时间内，向人事主管提供社会保险转移证明资料，以供建立员工人事档案。 　　员工的在职档案由本公司人事主管负责管理。 员工的正式人事档案将由本公司指定的人才市场代为保管，并办理有关档案管理事宜。新聘员工应在正式报到之日起1月内，将本人正式人事档案转入公

8、司指定的人才市场。如员工未能及时办妥有关人事档案事宜，有可能影响到正式聘用与社会保险和其它福利的办理及享有。 　　为确保员工人事记录正确，员工应及时向公司人事主管书面报告下列个人资料的变更情况： · 身份证（原件，复印后归还） · 长期及暂时居住地址、联系电话； · 学历及其它专业证明（原件，复印后归还）； · 婚姻、生育情况。 　　为便于管理，员工不得向公司隐瞒和其它员工的亲属关系。当公司认为员工之间的亲属会影响工作和管理时，公司有权对其作适当的人事调动及解聘。 （五）在外兼职 1.严禁员工在外兼职; 2.严禁员工从事与本公司相同业务的任何活动。 违反上述条款，将导致开除

9、。 二、薪资管理及员工福利 （一）薪酬待遇及税务 工资总额=基本工资⑴+业绩工资(2)+补助(3)+特殊津贴(4) 　　个人所得税由员工个人承担，公司将员工实际收入计算应缴税额，并从工资中直接扣除，统一纳税。 （二）薪资计算 　　公司按每月26个工作日、每天7小时计算工资，即： · 日 工 资=月工资/26 · 小时工资=日工资/7 　　月薪计算周期为月初至月底，公司将于每月8日支付月薪给员工本人，同时出具工资清单给每一位员工备查。 （三）加班和补休 　1.除公司的经理级（含）以上职务员工、设计师和工程监理外，其它员工加班可享有加班工资或补休。 　2.公司鼓励员工在规定

10、的工作时间内完成工作。若确属工作所需，由部门经理报主管副总经理审批同意后可加班工作，任何未经书面批准的超时工作将不被计为加班（紧急情况除外）。 　3.加班工资的计算方法如下： (1)工作日加班： 150%基本工资×小时工资×加班小时数； (2)休息日加班： 200%基本工资×小时工资×加班小时数； (3)公共假日加班：300%基本工资×小时工资×加班小时数。 　(4)加班工资将与月薪一并计算并支付给员工，员工可以向公司主管副总经理查询有关事宜。 　4.公司可能根据业务经营需要，决定给员工补休以代替加班工资。 （四）业绩考评、薪资调整和其它 1.公司将对所有员工进行季度工作考评，

11、并据此对该员工进行年度评价。 2.公司对员工做出的年度评价将成为该员工职务与薪资调整的依据。 3.公司将依据员工在本公司的服务累计年数及工作表现对其薪资进行调整。 　　4.员工个人薪资情况为公司保密资料，任何员工不得与同事或其它无关人士谈论薪资问题，如有违反，公司将从严查处，并有可能导致辞退。员工若对本人的薪资情况有疑问，可以向财务部查询。 （五）社会保险 　　公司将从2001年起，按北京市政府有关规定为符合公司要求且符合市政府有关规定的正式员工办理社会保险。 　　公司将按时为员工缴纳社会保险费用，并按照政府有关规定，按月从员工月薪中扣除个人应缴部分，统一缴纳。 社会保险的具体实

12、施办法，公司另有细则规定。 （六）带薪年假 在公司连续工作满一年，可享受7个有效工作日休假；在本公司连续工作满三年，可享受10个有效工作日休假。 三、工资制度 依照中华人民共和国劳动法，为保护员工合法权益，发挥员工工作积极性，促进公司业务持续、健康地发展，特制定本制度。 （一）员工工资的构成 员工工资包括：基本工资＋业绩工资+补助＋特殊津贴 1、基本工资 根据职务而定。 2、职务工资 根据员工所在岗位的重要程度及所担负的责任而发放的工资。岗位工资的定级由上一级主管报总经理审定。 3、业绩工资 由公司根据员工所担任的职务而发放的业务提成工资。

13、 4、补助 补助是指公司发给员工的交通补助及午餐补助。公司将视员工的不同情况而定。 5、特殊津贴 凡符合如下条件者，将得到公司给予的特殊津贴： （1）、为公司做出重大贡献者； （2）、在工作中有极突出表现者。 特殊津贴可根据员工不同时期的表现，由董事长（总经理）决定给予或免去。 四、员工个人所得税 根据《中华人民共和国个人所得税法》，员工应根据实际货币收入自觉依法纳税。在一般情况下，公司财务部根据员工在本公司所得报酬计算应缴税额，代为扣缴。 五、业绩考核管理 （一）岗位职责描述 新聘员工到岗，或员工调整工作岗位，上一级主管领导须给员

14、工做岗位 职责描述，使员工清楚地了解其工作目标和职责。公司有可能依据业务需要，对岗位职责描述中的年度工作目标进行调整。 员工在认真阅读岗位职责描述后，签字认可，并由上一级主管领导签 字批准。 （二）业绩考评 1．考核内容： （1）设计小组考核内容：销售业绩、客户满意度； （2）管理人员考核内容：服务对象满意度。 2．考核评定： 按月考核，季度审定，年度总评。 3．考核方式： （1）向服务对象发放调查表，计算人均满意度； （2）上级评价做参考。 4．考核目的： （1）提高一线员工对客户的服务意识，提高客户满意度； （2）帮助管理

15、者转换管理职能：从检查、监督，到服务、帮助; 5．业绩考核结果将作为发放岗位工资的重要参考资料。 五、教育及培训 为使本企业员工提高市场竞争能力，更好地为客户服务，并为其将来发展作出准备，公司鼓励员工积极参加公司内部培训或在外部机构继续进修。 公司所有员工必须按时参加公司组织的各种定向培训，没有适当理由和上一级主管领导的批准不得缺席、迟到、早退。 如果员工希望公司资助其自发进修的外部培训或课程，应事先向上一级主管领导和公司人事主管提出申请。公司将视情况决定是否资助及资助比例，并批准生效。培训结束或课程毕业后，需提供培训证书或有关成绩合格证书方可获得公司资助。 凡是公司资助其培训或课

16、程的员工，均需与公司签订培训协议，作为劳动合同的补充部份。如员工在规定服务期内离职，需按协议赔偿培训费用。 员工参加各种培训的考试成绩，将作为该员工晋职的参考资料。 六、员工辞职管理 （一）员工辞职 员工因个人原因向公司辞职，应提前15个工作日通知公司——提出书面辞呈给部门或分公司经理并抄送人事主管，助理、副经理（含）级以上职员提前一个月通知公司。否则应赔偿公司一笔相当于不足通知期的工资。 若员工与公司签有培训协议或其它规定服务期的合同，在规定服务期内辞职，应按合同规定作出相应赔偿。 （二）公司终止劳动合同 1．在下列情况下，公司将依照有关法律可立即解除劳

17、动合同，并无需事先通知： · 员工在试用期内，被证明不符合录用要求、工作达不到岗位要求； · 员工提供的个人资料被证实存在虚报、隐瞒情节的； · 员工严重违反公司规章制度； · 员工在就职期间一年内累计受到五次严重过失单或十次一般过失单处罚的； · 员工严重失职、营私舞弊，对公司利益、声誉造成重大损害； · 员工被依法追究刑事责任或劳动教养； · 员工死亡。 2．在下列情况下，公司将依照有关法律解除劳动合同，并提前2星期给员工以书面通知： · 员工因病或非工伤，在规定医疗期后不能从事原工作，也不能从事公司另外安排的工作； · 员工在受到留用察看处分后，在规定期限内仍达不到公

18、司要求，或经调整工作岗位后，仍不能胜任工作； · 客观情况与劳动合同订立时发生重大变化，致使原合同不能履行，经劳资双方协商不能就变更劳动合同达成协议。 （三）离职手续 无论员工因辞职或被解雇而离职，均应按以下程序办理离职手续： · 员工离职必须将所有权属于公司的工作用品和工具（包括电脑、照相机、车辆、其它相关工具或设备，劳动防护用品、办公室及办公桌、柜的钥匙、胸牌和剩余的名片等）归还公司，若发现归还物品有非正常损耗或损坏，应予以相应赔偿，归还物品应先交至其部门负责人处进行清点； · 离职员工必须完整保留并移交所有与工作有关的文件资料（包括客户或业务关系名片、内部往来文件、传真

19、件、合同、客户资料等），文件资料应移交至直接主管上级； · 离职员工应与公司结清所有借款、费用、工程款等； · 离职前3日，离职员工到人事主管处办理离职手续，需经其部门负责人签字、人事主管签字，上报至总经理处批示。办理离职手续前需先办理工作上的交接，如果公司认为交接不清，可暂缓办理有关离职的手续（包括工资的结算）和有关档案文件的转移，并保留追诉的权力。 七、行政处分 员工因工作不能达到公司要求和违反公司规章制度，上一级主管领导可根据情节轻重给予下列行政处分。行政处分将作为员工年度或月度考评的因素之一，有可能影响员工的奖金评定。 （一）书面警告 员工因工作不能达到公司要求和违

20、反公司规章制度，情节较轻者，上一级主管领导可以给予书面警告。在书面警告中应对该员工指明工作中的错误，或需立即改进之处，或违纪情况，并明确告知该员工在指定期限内如何改进。警告期为1个月。 书面警告除上一级主管领导、受警告员工本人各执一份外，抄送主管副总经理和人事主管，并保留在该员工档案中。 （二）留用察看 有下列情况之一者，将导致留用察看： · 员工因工作不能达到公司要求，或拒不执行上级主管部门指令，导致严重影响工作进度、质量或业务计划； · 违反公司规章制度且情节比较严重； · 在受到书面警告后，在规定警告期内工作表现仍未达到要求； · 在受到书面警告后，在规定警

21、告期内再次受到书面警告。 在留用察看通知书中，上一级主管领导应告知员工需改进之处，并明确该员工在留用察看期内应达到的要求。留用察看期为1个月。留用察看通知书应抄送主管副总经理和人事主管处，并保留在该员工档案中。 （三）立即开除 有下列情况之一者，将导致被立即开除： · 员工工作严重失职，并给公司带来重大经济或名誉的损失； · 员工严重违反公司规章制度，并给公司带来重大经济或名誉损失； · 受到留用察看处分的员工，在留用察看期结束时仍未达到改进要求； · 在留用察看期内，再次受到任何处分。 八、考勤与请假制度 （一）工作时间 本公司实行每周6天工作制，每天工作

22、7小时（上午9：00-12：00，下午13：30-17：30）。 员工上、下班，不得迟到、早退。上午、下午超过上班时间5分钟,从第6分钟开始计迟到。上午、下午不到下班时间,均视为迟到或早退。每迟到或早退一次将处以人民币50元罚款。月累计五次以上者，当月只发放其本人月薪全额的50%。 （二）考勤制度 1．员工上、下班应在指定处签到或打卡（因公外出除外）。因公务外出或其它原因不能签到或打卡，需经上一级主管领导批准，否则按缺勤论处。 2．员工不得委托他人代为签到或打卡，或代替他人签到或打卡，如有违反，将予以200元的处罚。如再发生相同错误，公司予以除名。 3．工作时

23、间内不允许私人会客，有特殊情况应提前向上一级主管请示，经批准后，方可会客。 4．如员工因意外或紧急事件而不能按时上班，必须及时通知上一级主管领导，并尽可能告知其详细情况。 （三）请假制度 1．员工请假，需填写《休假申请表》。所有请假均应得到上一级主管领导同意。每次请假都应填写请假申请表，请假申请表需经上一级主管领导批准后方可生效。无法事先填写请假申请表的，事后须补办手续并注明情况。无请假单而擅自休假者，均视为旷工。 2．除病假或意外事件外，请假均应事先申请以获批准。请假超过3天，应提前3天提出申请，以便部门或分公司经理安排工作。请假超过1周的，应提前10天提出申请。

24、3．任何未经上一级主管领导（事先或事后）认可的缺勤，或未经上一级主管领导同意的任何假期的延长，均视为旷工并有可能导致行政处分。 4．员工请假在3日以内，部门主管可直接批准，并由部门主管安排好替补人员。 5．员工请假在3日（含）以上，经部门主管批准后，须附替补人员安排措施，上报主管副总经理审批，并由部门主管安排好替补人员。 6．请假时需注意事项： · 事假要出示经公司领导批准的假条； · 病假要出示医院的诊断证明或主管领导批准的假条； · 婚假要出示结婚证明； · 产假要出示医院妇产科证明； · 丧假要出示相关证明； · 工伤假要出示指定医院的证明并经公司验认；

25、 · 探亲假要出示有公司领导批准的假条； · 带薪年假要出示有本部门领导及公司主要领导批准意见的假条。 （四）各类假期 1.公共假日 (1)员工可按国家规定享有以下法定公共假日：元旦、春节、国际劳动节、国庆节、中秋节。 (2)若公共假日适逢周末，公司将按国家规定予以补假。 (3)每年的3月8日（妇女节），女员工下午放假半天。 2.年度休假 在公司连续工作满一年，可享受7个有效工作日休假；在本公司连续工作满三年，可享受10个有效工作日休假。年假应在可享有之日起1年内一次或多次使用完，不得转入下一休假年度。 3.病假 员工及各级主管、经理因疾病不能上

26、班的，应及时通知其部门或上一级主管领导，并告知病情和预计请假天数。康复上班后，应立即填写请假申请表，按规定程序办理审批手续。 病假期间薪金计算方式如下： * 病假扣除当日工资50%，全年病假累积30天，当年不再享受公司带薪休假。 * 工伤病假期间，第1个月给予100%基本工资，第2个月给予50%基本工资，第3个月起，给予30%基本工资，超过6个月的按离职处理。 4.婚假 公司正式员工结婚有3个工作日婚假，符合晚婚条件员工（男25周岁以上，女23周岁以上）结婚，另奖励7个工作日。 5.产假 女员工可享有产前15天，产后30天的产假，产假期间基本工资照发。男员工因

27、妻子生产，可享有3天陪产假。产假和陪产假应一次连续使用，并按连续自然日计算。产假期间给予100％基本工资。 产假和陪产假不影响年度奖金考评。 6.丧假 员工直系亲属去世，可享有3天丧假；旁系亲属去世，可享有1天丧假。丧假应一次连续使用，并按连续自然日计算。 丧假期间给予100％基本工资。 7.事假 如员工确实需要请事假，必须按规定程序办理审批手续。若因紧急事件而无法事先请假，应及时通知上一级主管领导，并在事后补办请假手续。员工事假扣除当月工资的100%，超过15个工作日取消效益工资。 （五）旷工 员工旷工有可能导致行政处分，情节严重或屡教不改者，将被公司开除。

28、 员工旷工期间不享受任何工资及其它福利待遇。 九、出差费用报销制度 1.员工因公出差，应事先经部门经理批准,报企业总经理或主管副总经理审批； 2.出差人员应在归来后1周内，与财务部结算出差费用。 3.员工出差费用标准如下： 人员 餐费（元/天） 住宿（元/天） 经理级以上 80 300 经理级以下助理级以上 50 200 助理级以下 30 100 餐费按天计算，无需凭单据报销，住宿费用凭单据报销，实报实销，并不可超过上述限额。 长驻外地超过1个月（含1个月）者，按外派员工待遇处理，不在此列。 第四章 公司其它制度 一、

29、保密原则 公司要求员工保守公司业务机密以维护公司利益。未经公司许可，员工不得向外界泄露公司业务资料。这些资料可能包括公司投资政策、市场计划、财务状况、客户资料、专利或技术资料等。公司严禁员工利用业务资料谋取私利(包括钱物及其它任何形式的长、短期利益)。若有违反，公司将视情节予以处分，严重者有可能予以开除并追究法律责任。注意销毁日常废弃的含有公司机密的文件，防止泄露。 二、媒体接触 未经公司授权、许可，任何员工不得向新闻媒体透露、发表任何有关公司、公司投资者、业务策略等声明或消息。如遇到新闻媒体采访或报道，应及时将有关报道要求转至总经理处。任何违反均有可能导致行政处分或除名。 三、商业道

30、德 公司要求所有员工在工作中或与客户及业务合作伙伴交往中，遵循商业道德，本着诚实、守信、廉洁、公平的合作理念，确保公司利益不因欺诈或贪污而受损。如有违反，有可能导致立即开除并追究经济及法律责任。 四、工作胸牌及名片 　1．工作胸牌标明员工的身份及岗位。员工进入办公区或工程现场，应在左胸处配戴各自的工作名牌。 2．员工应认真保管个人胸牌，不得借与他人使用。如胸牌损坏或遗失应及时通知行政部补发。 　3．员工的工作名片由所在部门在公司指定的印刷公司印制，不可擅自印制。 　4．员工离职时，应将个人胸牌和尚未用完的名片完整地归还其部门负责人处。 五、公司财物 　　1．公司因工作需要为员工

31、配备的制服、工具、设备和仪器等所有物品，领用人均应登记签收并负责保管。员工离职时，应将公司配给的制服、工具、设备和仪器等所有物品及各种借款归还公司。若因使用或保管不当而导致损坏或遗失，员工应按赔偿公司损失，赔偿额由公司相关部门酌情而定。拒不归还借款的，公司将依照相关法律条文保留起诉权利。 2．员工应合理使用公司财物和其它公司资源，不可为私人目的擅自挪用。如有违反，将受到行政处分，并酌情给予赔偿。 六、安全和防火 实行主观负责制，每月做好关窗，断电工作，各部门主管为第一负责人。 　　1．注意安全是员工的工作职责之一，员工应遵照公司有关安全守则或指导，安全地完成工作。 　　2．当有意外发

32、生时，员工应及时通知部门或分公司经理。有关部门应将意外事件的书面报告在2日内递交总经理办公室。 　　3．员工应时常提高警惕，预防火警发生。若发生火警，员工应保持镇静，立即拨打119，并及时通知就近的部门或分公司主管人员，以便采取相应的紧急应变措施。 4．员工在办公区、施工现场以及其它禁烟区域严禁吸烟，违者罚款200元。 七、防盗 　　员工有责任保护公司财产。员工如发现外部或内部人员偷盗公司财物，应及时报告并制止。参与偷盗公司财物者，将立即开除并处以罚款赔偿，此外，还可能导致被移交司法部门追究法律责任。知情不报者，公司将有可能予以开除。 八、布告栏 　　公司发布的所有新讯息（通知

33、），应在布告栏保留至少3天。 九、其他 1.本制度未尽事项，另有细则规定。 2.本制度及细则自发布执行之日起执行；此前颁布的所有相应的规章制度停止执行。 3.公司有可能更新、增加或删节本制度及细则中之内容。如有变动，公司将另行通知。 4.本制度及细则的解释权归企业董事会，员工如有疑问，请向总经理办公室查询。 5.本制度及细则仅供本公司员工使用，持有人应妥善保管，未经许可不得赠送、借阅给外界人士。 6．所有入职新员工在上班第一天应详细阅读本制度，并作阅读登记。 办 公 室 公 约 为严肃公司工作纪律，提高工作效率，特制定本公约。 1、 按时上、下班，不迟到、早退。上班

34、时间不允许从事公司以外的业务活动, 不允许吃东西、聊天、嘻笑、打闹及大声喧哗。 2、 办公室内必须身穿职业正装。 3、 保持办公室及办公区内的卫生。部门之间的公用地界由周边部门及人员共 同保持。 4、 办公桌椅由其使用人管理及维护，未经资产管理员允许严禁进行调换。 5、 严禁将文件随处乱丢、乱放，无用的文件或废纸要将其碎纸处理后丢掉。 6、 下班、外出，办公桌面必须收拾干净，文件及办公物品整齐摆放，椅子推 到桌子下面或靠近办公桌，整齐有序排成一线。 7、 及时解决出现问题的办公设备，严禁发生拖拉、扯皮现象。 8、 物品或办公设备发生被盗情况，由其使用人或保管人及相关责任人全

35、价赔 偿。 9、 员工外出公干前，其负责的办公设备在没有别人借用的前提下，必须将设 备关闭后才可离开。 10、 员工必须保守公司经营策略中的专业、技术机密。严禁泄露公司经营战 略。 11、 严禁在办公室内吸烟。 12、 严禁往绿植花盆里倒剩水、扔烟头。 司机出车制度 1、 公司内所有车辆由人事行政部统一管理和调度使用。 2、 因业务原因需独立使用车辆的，可办理长期借用车辆手续。 3、 公司有权对所有车辆的使用和保养进行监督。 4、 长期借用车辆需经用车人部分第一负责人（或其授权人）审批后借车。 5、 长期借用车辆在公司出车任务重、出车频率高时必须听从人事行政部的调

36、配。 6、 客户看样板间车的优先使用原则。 7、 按到车辆调度处借用车辆的时间顺序为派车原则，先借先用。 借车流程：需借用车辆的部分使用人到车辆调度员处咨询车辆资源状况→填写车辆借用单（附件1）→车辆调度调配车辆→手续办理结束，签字确认→记录数据。 秘 书 实 务 一、外表形象 1．1秘书的着装 可根据季节与活动内容穿套装（裙）、制服、民族服装、旗袍、连衣裙或衬衫、马夹、西裤。上班期间不允许穿短裤、超短裙、蓝色牛仔服、运动服、运动鞋或奇装异服。夏季，女孩不可以穿性感、暴露的服饰，如果穿吊带背心（裙）时，可在外面穿件外套。任何服装都要求清洁、整齐、得体、稳重，着装不允

37、许有掉钮扣、开线、破损的现象。 1．2秘书佩戴的饰物 l 与服装、年龄相协调； l 与所处环境相协调； l 所佩戴的饰物之间也要相协调。 具体要注意以下几点： 1.2.1发带(绳)避免色彩太过亮（艳）丽、繁琐,要简单大方。 1.2.2胸花胸针要与服装搭配,不要太大。花衣服上不宜再佩戴任何饰物。 1.2.3佩戴手镯时，最好是单独戴在一只手腕上。 1.2.4耳环、项链的佩戴要根据本人自身的条件来选择，包括脸型、肤色、脖颈长度及所穿的服饰。办公室内不宜戴体积庞大、色彩过于鲜艳的首饰。 1．3秘书的化妆 秘书的化妆以自然、悦目的淡妆为主，粉不能太厚、色不宜

38、浓艳。 1．4秘书的发型 没有特定的要求，只要与本身的气质相符，做到清洁、干净即可。禁忌怪异发型及涂染鲜艳的色彩。 二、秘书的分类 按主要职能分为普通秘书和高级秘书。高级秘书的主要职能是决策性辅助，参谋性服务。针对我们轻舟公司而言，主要以普通秘书为主。普通秘书的主要职能是效率性辅助，即事务性服务：一是为自己的领导服务。如替领导管理时间，准备出差，收集各种信息资料，准备会议资料等；二是为本企业服务。如为企业做好接待工作，管理档案，筹备会议，上下级的联络等。 三、秘书的特点 针对秘书这一职位来看，可归纳出两个特点：一是辅助性工作。秘书相对于公司领导或其所在的部门，总是

39、从属性的，要根据上级的决定、指示来办事。二是工作的主动性。是指秘书对于自己范围内的工作，可以充分发挥自己的主动性和自己的聪明才智，进行创造性工作。但秘书必须明确自己的职责范围，明确哪些是自己应按常规处理的日常事务，哪些是必须请示领导后才能处理的，哪些是属于自己不该知道的问题应该回避，哪些问题应该严守机密。 四、秘书的素质 4．1职业道德 4.1.1奉献精神：秘书的工作机密性较强，有些事只能埋头去做，而不能去说，不能公开宣扬。有的时候还要加班加点的做事，这就要求秘书要有埋头奉献的精神。希望出人头地、不愿脚踏实地埋头苦干的人是干不好秘书这一工作的。 4.1.2遵章守纪 遵守公司

40、的各种规章制度，养成照章办事的好习惯。 4.1.3尊重领导，谦和待人 服从领导的指派，不能各行其是。与同事友善相处，不挑拨离间。评论别人要实事求是,不可挟私褒贬。 4.1.4严守机密 严守机密是秘书必须遵守的纪律，要养成职业习惯。不该看的不看；不该听的不听；不该说的不说；不该写的不写。 4.1.5严谨求实 是一说一，是二说二，不弄虚作假。工作有条不紊，有始有终。 4．2工作能力 4.2.1专业能力 了解工作对象，掌握工作规律和方法，主动、自如的工作。 4.2.2理解和领会能力 做到正确理解和领会对方的思想，听得清，理解快

41、，领会准，记得牢。 4.2.3条理能力 能把繁杂的事务处理得井井有条。 4.2.4应变能力 遇到紧急情况不慌乱，积极想办法，灵活处置。 4.2.5协调能力 协调上下级之间、部门之间和员工之间的关系。 4.2.6表达能力 包括口语表达能力和书面表达能力。口语表达做到口齿清楚，表达准确，得体的手势及表情。注意说话的语气、语调、语速及说话的距离，距离近时，音量小些，距离远时，音量大些，以对方能够听清楚为宜。书面表达做到语言表述简捷流畅，文章格式规范得当，措辞严谨。 五、秘书的主要工作内容： 5．1 领导的日程安排 预约客人；领

42、导外出时交通工具及票的预约、购买，旅费、押金的收付；感谢信及节假日贺卡的寄发；计划表的制作及更新；墙报的填制及更新；文件的整理及归档；名片的准备及预购；书籍的订阅整理；各部门文件的呈报； 5．2 领导日常生活的照顾 领导办公室内的环境卫生；领导用餐、饮用水及零食点心的照料；领导的健康管理（药品的准备）；日用品的定期购买；代为处理领导的其他杂务。 5．3 文档、文件的打印、整理及归档； 各部门文件的打印（需填写登记本）；本部门文件的整理及归档（需每月装订成册，年底汇总装订） 5．4 会议、会晤的准备、服务及记录 公司内部会议室的使用安排；会议通知的撰写与发放；外部会议（

43、宴会）地点的选定；会场内的布置及所需物品的准备；会议资料的准备与发放；会议期间的来宾接待；会场上所需的各种点心、小吃及用餐的安排；如需记录要安排记录人员；会议散场后的处理工作。 5．5 办公室内日常性的事务工作 收发传真，做好记录；维护办公室内的各种办公设备，如发现有损坏或需要更新的设备，应及时告知资产管理员；监督办公室内的环境卫生，督促清洁员；无论任何时候，如发现前台秘书不在，应主动代接前台电话，代为接待来访的客人，做好前台的事务记录；办公室饮用水的购买及更换。 5．6 文书制作 公司内部通知的撰写、打印及发放；图表制作；会议纪要的整理及打印。 5．7 信息的收集与整理 收集领导

44、所需要的各种有关信息，复印、粘贴、装订成册。 5．8 环境的整理 办公室内空气的调整（换气与温度）；办公室内的装饰及各种布局的建议、绿植摆放；照明设备的管理（如出现问题后及时找人或想办法解决）。 5．9接待工作 5.9.1电话接待 l 由于电话交谈双方不能看见对方表情，所以交谈时最好也能保持微笑，称谓要用敬语。男性统称为“先生”；女性年轻的称“小姐”，年长的称“女士”。 熟悉的客人可直呼其名或职务。如果没有听清对方谈话，一定要再次问清，“对不起，请您再说一遍，好吗？”不可以说“听不见”等不礼貌的语言，通话中要用“您好”“谢谢”“抱歉”“请”“再见”等礼貌用语，通话结束，等对方挂断电

45、话后再挂机。做好电话转达及领导不在时的记录。 l 接到陌生人的电话，一定要问清对方的单位、姓名及来意。如果对方不愿 意说出姓名或打电话的来意，秘书也不要言语顶撞或不予理睬，仍要有 礼貌地问对方是否愿意留话。如果领导交待过不认识或不通报姓名者不 许打扰，可以表示领导正在开会或谈重要的事不方便接电话（这就需要 秘书的灵活随机能力，既不能让客人尴尬，也不能让领导为难）。只要遇 到领导不愿意接听的电话，秘书就应灵活应对，把握谈话的分寸，接领 导意图妥善处理。 l 同时接到两个电话，如果第一个电话不能很快谈完时，则请对方稍候或 表示会尽快给对方回电话，然后再第二个电话。 5.9.2客人来访接 无论客人是有约而来还是无约而至，秘书都要面带微笑起身迎候。无论来客的身份、地位是否有高低之别，来者都是客，一定要尊重对方，不可以拿势利的眼光来看待人。 l 　有约接待：先向领导转达，经得同意后，将来客引领至领导的办公室（会 客室），招待（茶水、用餐或预定客房的安排），客人走后，办公室（会 客室）的及时打扫。 l 　无约接待：要有礼貌地询问客人的来意，有否预约，跟领导取得联系后 作好妥善处理。如与领导无法联系，需向客人致歉，语气一定要婉转， 请客人下次能够事先预约，留下客人的联系电话。