电子公文管理系统讲义承办人作业线上签核

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1、1/36教育訓練講義教育訓練講義系統名稱：電子公文管理系統課程名稱：線上簽核套件系統課程對象：承辦人作業課程內容： 一、一、 承辦人如何製作一份線上簽核公文承辦人如何製作一份線上簽核公文.2( (一一) )建立一份新稿件建立一份新稿件.2 2( (二二) )來文如何辦理來文如何辦理.5 5二、二、 線上簽核公文傳送線上簽核公文傳送.8( (一一) )如何設定流程傳送對象如何設定流程傳送對象.8 8( (二二) )如何將公文流程送出如何將公文流程送出.9 9三、三、 如何辦理線上簽核會辦公文如何辦理線上簽核會辦公文.10四、四、 如何清稿如何清稿.12五、五、 線上簽核套件說明線上簽核套件說明.

2、14( (一一) )畫面說明畫面說明.1414( (二二) )功能介紹功能介紹.1515( (三三) )程式操作說明程式操作說明.24241.於簽核頁面上加入文字意見.242.於簽核頁面上加入貼式文字意見.253.於簽核頁面上加入貼式數位墨水.264.於簽核頁面上加入貼式掃描意見.275.刪除簽核頁面上已加入之簽核物件.286.檢視簽核頁面上已加入之簽核意見.287.加入全文之貼式文字意見.298.加入全文之貼式數位墨水.30( (四四) )私章維護私章維護 .錯誤! 尚未定義書籤。1.新增私章.錯誤錯誤! ! 尚未定義書籤。尚未定義書籤。2.修改私章.錯誤錯誤! ! 尚未定義書籤。尚未定義書

3、籤。( (五五) )個人章戳維護個人章戳維護 .錯誤! 尚未定義書籤。六、六、 公文製作其他功能公文製作其他功能.31( (一一) )追蹤修訂功能追蹤修訂功能.3131( (二二) )追蹤修訂其他功能介紹追蹤修訂其他功能介紹.34342/36一、一、 承辦人承辦人如何製作一份線上簽核公文如何製作一份線上簽核公文(一)建立一份新稿件1. 點選【訊息單一入口】頁籤，點選【創稿（線上） 】 。2. 點選【文稿編輯】鍵。3/363. 選擇稿件，並編輯公文內容。4. 擬稿完畢，由系統給一公文文號，並點選上方檔案功能內之【匯出頁面】功能鍵，呼叫匯出頁面視窗。4/365. 點選【匯出】鍵，完成稿件匯出作業(

4、若有多個稿件請重覆4、5 步驟)，然後關閉公文製作。5/36(二)來文如何辦理1. 點選【訊息單一入口】浮動視窗內待處理主辦資料夾此時畫面右邊將顯示此資料夾內之公文，請雙擊滑鼠左鍵開啟欲辦理之公文。2. 此時將以線上簽核套件開啟該份線上簽核公文，畫面上為來文影像，如欲擬稿請點選【文稿編輯】鍵。6/363. 此時會進入到公文製作，請選擇稿件並編輯公文內容。4. 擬稿完畢，由系統給一公文文號，並點選上方檔案功能內之【匯出頁面】功能鍵，呼叫匯出頁面視窗。7/365. 點選【匯出】鍵，完成稿件匯出作業(若有多個稿件請重覆4、5 步驟)，然後關閉公文製作。8/36二、二、 線上簽核公文線上簽核公文傳送傳

5、送(一)如何設定流程傳送對象1. 預排流程(使用流程設定)(1)於線上簽核套件點選【流程設定】鍵，開啟流程設定視窗。9/36(2)選取流程名稱內系統提供之常用流程後，點選預排流程區內的【插入流程點】功能鍵；或於左下方機關組織結構中，點選欲傳送之人名後，再點選預排流程區內的【插入流程】功能鍵。(3)如欲調整預排程之順序，請使用【刪除流程點】 、 【上移流程點】 、 【下移流程點】進行調整。2. 直接於線上簽核套件右上方，選取適合的異動別及欲傳送之組室、角色及人員。(二)如何將公文流程送出1、 若尚未蓋職名章，請點選【加蓋私章】鍵並於簽核頁面上欲蓋章處點選滑鼠左鍵，系統將蓋上您的職名章。2、 確定

6、傳送對象無誤後，請點選【傳送】鍵，將此線上簽核公文送至下一流程點。10/36三、三、 如何辦理線上簽核會辦公文如何辦理線上簽核會辦公文(一)點選【訊息單一入口】浮動視窗內待處理受會資料夾此時畫面右邊將顯示此資料夾內之公文，請雙擊滑鼠左鍵開啟欲辦理之公文。(二)使用線上簽核套件提供之工具，於簽核頁面上加入意見。1、 手寫工具（鋼筆、畫直線、紅筆、螢光筆、復原刪除筆及修正液） 。2、 貼式意見（貼式文字意見、貼式數位墨水、貼式掃描意見）。3、 文字意見。4、 章戳。11/36(三)點選傳送鍵將此線上簽核公文傳送給下一流程點。(四)若公文需退回承辦人，可選擇異動別為退回後，點選傳送鍵，即可將此線上簽

7、核公文退回承辦人。12/36四、四、 如何清稿如何清稿(一)點選【訊息單一入口】浮動視窗內待處理主辦或已辦畢結案未歸檔資料夾，此時畫面右邊將顯示此資料夾內之公文，請雙擊滑鼠左鍵開啟欲清稿之公文。(二)為便於清稿，建議使用重疊視窗進行清稿，操作方式為點選線上簽核套件【文稿編輯重疊視窗繕打】鍵。(三)此時公文製作與線上簽核套件會以重疊方式顯現(如下圖)。13/36(四)當編輯完文稿後，於匯出頁面時檢視模式建議選完稿模式。(五)匯出後之簽核頁面效果如下14/36五、五、 線上簽核套件說明線上簽核套件說明(一)畫面說明 功能鍵下拉式功能選單浮動式視窗工具列狀態列15/36(二)功能介紹1. 工具列介紹

8、 最前頁，點選後，簽核頁面將切換至本份公文之第一頁。 上一頁，點選後，簽核頁面將切換至本份公文之上一頁。 下一頁，點選後，簽核頁面將切換至本份公文之下一頁。 最後一頁，點選後，簽核頁面將切換至本份公文之最後一頁。 拉近，點選後，可局部放大簽核頁面之顯示比例。 拉遠，點選後，可局部縮小簽核頁面之顯示比例。 1:1，點選後，可將簽核頁面之顯示比例調整為實際尺寸。 最佳大小，點選後，可將簽核頁面之顯示比例自動調整為符合視窗高度。 鋼筆，點選後，可使用鋼筆於簽核頁面上批註意見。 螢光筆，點選後，可使用螢光筆於簽核頁面上批註意見。 畫直線，點選後，可使用紅筆於簽核頁面上批註意見。 紅筆，點選後，可使用紅

9、筆於簽核頁面上批註意見。 擦子，點選後，可使用修正液塗改筆跡。 數位墨水物件，點選後，可將本次所做批註意見做成一個群組。 物件選取，點選後，可選取頁面上之簽核物件。 貼式文字意見，點選後，可在簽核頁面上加入擬辦或核示語詞。 文字意見，點選後，可在簽核頁面上加入文字意見。 貼式數位墨水，點選後，可直接在簽核頁面上加入手寫意見。 貼式掃瞄意見，點選後，可在簽核頁面上加入手寫文字經掃瞄後影像檔。 加蓋私戳，點選後，可在簽核頁面上加蓋私章。檢視工具簽核工具手寫工具縮放工具16/362. 功能鍵介紹(1)刪除：刪除本份文件。(2)列印：列印目前顯示之文件。(3)文稿編輯：可開啟公文製作軟體，右邊的下拉式

10、選單分為：A. 獨立式視窗繕打：以獨立視窗方式開啟公文製作程 式。B. 重疊視窗繕打及：以重疊視窗方式開啟公文製作程 式。C. 雙螢幕繕打：將簽核及公文製作程式分別開啟於不同 螢幕。(4)公文基資：瀏覽目前公文之公文基本資料。(5)流程明細：可檢視本份公文流程明細資料。(6)紙本簽核：可將本份線上簽核公文改成紙本簽核。(7)儲存：儲存編輯結果。(8)放棄：放棄編輯。(9)流程設定：提供流程設定功能。(10)傳送：將本份文件傳送至下一流程點。(11)異動別：依據流程設定內容，顯示其異動別。(12)傳送到：依據流程設定內容，顯示下一流程之人員姓名17/363. 下拉式功能選單介紹(1)檔案：A.

11、傳送：傳送本份文件至下一流程點。B. 上一件：顯示待辦匣內之上一份公文。C. 下一件：顯示待辦匣內之下一份公文。D. 列印簽核文件：列印本份文件。 。E. 結束：離開程式。(2)工具：A. 物件選取：可選取頁面上之簽核物件。B. 手寫工具：分為鋼筆、畫直線、紅筆、螢光筆、復原 刪除筆及修正液。可使用所列手寫工具在 簽核頁面上加入手寫意見。C. 貼式文字意見：可在簽核頁面上加入文字意見。D. 貼式數位墨水：可在簽核頁面上加入手寫意見。E. 貼式掃瞄意見：可加入手寫文字經掃瞄後影像檔。F. 文字意見：可在簽核頁面上加入擬辦或核示語詞。G. 加蓋私章：可在簽核頁面上加蓋預設私章。H. 新增意見：分為

12、全文及全頁之文字意見、語音意見、 手寫意見。I. 手寫筆設定：提供數位筆(鋼筆、紅筆、螢光筆)，其 寬度、透明度及顏色之設定功能。J. 私章維護：提供私章維護功能。K. 個人章戳匣維護：提供個人章戳匣維護功能。L. 共用章戳匣維護：提供共用章戳匣維護功能。(3)檢視：A. 上一頁：切換簽核頁面至本份公文之上一頁。B. 下一頁：切換簽核頁面至本份公文之下一頁。C. 最前頁：切換簽核頁面至本份公文之第一頁。D. 最次頁：切換簽核頁面至本份公文之最後一頁。E. 簽核流程：開啟流程檢視視窗。F. 導覽：開啟導覽視窗。18/36G. 章戳選用：開啟章戳選用視窗。H. 簽核意見：開啟意見檢視視窗。I. 檢

13、視文字意見：檢視文字意見視窗。J. 工具列：隱藏或顯示工具列。K. 狀態列：隱藏或顯示狀態列。(4)縮放：A. 拉近：可局部縮小簽核頁面之顯示比例。B. 拉遠：可局部放大簽核頁面之顯示比例。C. 符合高度：將簽核頁面之顯示比例調整為符合視窗高 度。D. 符合寬度：將簽核頁面之顯示比例調整為符合視窗寬 度。E. 最佳大小：將簽核頁面之顯示比例調整為最佳大小。F. 實際大小：將簽核頁面之顯示比例調整為實際尺寸。G. 上半頁：檢視簽核頁面上半部份。H. 下半頁：檢視簽核頁面上半部份。I. 25%400%：將簽核頁面之顯示比例依所選取之比例 調整。(5)資訊：A. 使用者資訊：可顯示目前登入之使用者資

14、訊。B. 簽章驗證檢核：C. 公文基本資料：可瀏覽目前公文之公文基本資料。D. 公文辦理流程設定：提供流程設定功能。E. 流程明細：檢視流程明細資料。(6)文稿作業：可開啟公文製作軟體，編輯模式分為獨立視 窗繕打、重疊視窗繕打及雙螢幕繕打等三種。(7)說明：可顯示程式版本資訊。19/364. 浮動式視窗介紹：(1)流程檢視：可瀏覽本份文件之流程資訊，及每一流程之 簽核意見。A. 下圖為第一個流程點時(承辦人)之公文頁面。B. 下圖為第二個流程點時(組長)之公文頁面。20/36(2)導覽：可顯示整份文件之結構，點選文件頁碼，即可瀏 覽當頁文件。 21/36(3)意見檢視：可瀏覽本份文件或特定頁面

15、之簽核意見。此視窗的指示由來是從【工具新增意見】裡加入的各種意見。A. 檢視貼式文字意見：點選欲瀏覽之貼式文字意見，按滑鼠右鍵檢視 ，會出現【編輯文字意見】視窗。22/36B. 檢視貼式數位墨水：點選欲瀏覽之貼式數位墨水，按滑鼠右鍵檢視 ，會出現【手寫意見檢視】視窗。C. 刪除指示：點選欲刪除之貼式文字指示、貼式數位墨水或貼式掃描意見，按滑鼠右鍵，選取刪除即可。(僅能刪除自己新增之意見)23/36(4)章戳選用視窗：A. 頁面介紹：(A) 預設私章：選擇欲使用的私章，須先使用 【工具私章維護】功能加入私章。(B) 加蓋私章：設定使用【一般章戳 or 擬辦語詞】 時，是否一併加蓋私章。(C) 私

16、章加蓋時戳：設定蓋私章時，是否加蓋時戳。(D) 一般章戳：提供常用擬辦語詞(如簽稿並陳、以 稿代簽等)，供選取使用。(E) 擬辦語詞：提供常用擬辦語詞(如：呈核後存查、 呈核後傳閱等)，供選取使用。B. 如欲增加個人之一般章戳、擬辦語詞及核決語詞，可使用【工具個人章戳匣維護】功能；如欲增加共用之一般章戳、擬辦語詞及核決語詞，可使用【工具共用章戳匣維護】功能。C. 操作說明：選取欲使用之一般章戳、私章及擬辦語詞或核決語詞後，滑鼠按住左鍵拖曳至頁面預加蓋處後放開即可產生如左圖之章戳。24/3625/36(三)程式操作說明1. 於簽核頁面上加入文字意見(1)點選功能選單之【工具文字意見】或工具列之【

17、文字意】 ，於簽核頁面按滑鼠左鍵，開啟文字意見視窗。輸入擬辦或核示詞句，如欲加蓋私章及時戳，可選擇私章樣式 、勾選加蓋私章及加蓋時戳後，按【確定】鍵。(2)效果如下圖所示26/362. 於簽核頁面上加入貼式文字意見(1)點選功能選單之【工具貼式文字意見】或工具列之【貼式文字意】 ，於簽核頁面按滑鼠左鍵，開啟編輯貼式文字意見視窗。輸入意見後【確定】鍵。(2)效果如下圖所示27/363. 於簽核頁面上加入貼式數位墨水(1)點選功能選單之【工具貼式數位墨水】或工具列之【貼式數位墨水】 ，於簽核頁面按滑鼠左鍵，開啟手寫便簽視窗。選取欲使用之數位筆並手寫意見後按【確定】鍵。(2)效果如下圖所示28/36

18、4. 於簽核頁面上加入貼式掃描意見(1)點選功能選單之【工具貼式掃描意見】或工具列之【貼式掃描意見】鈕，於簽核頁面按滑鼠左鍵，開啟手寫掃描意見視窗。可使用【掃描影像】將手寫意見掃描成影像檔、或使用【指定影像檔】選取既有之手寫意見影像檔後，按【確定】鍵。(2)效果如下圖所示 29/365. 刪除刪除簽核頁面上已加入之簽核物件(1)選取簽核頁面上欲刪除之物件後，按滑鼠右鍵，點選【刪除】即可。6. 檢視檢視簽核頁面上已加入之簽核意見(1)選取簽核頁面上欲檢視之意見後，按滑鼠右鍵，點選【檢視】 。(2)即可檢視簽核意見。7.30/36加入全文之貼式文字意見(1)點選功能選單之【工具新增意見全文貼式文字

19、意見】 ，開啟編輯貼式文字意見視窗。輸入文字意見後按【確定】鍵。(2)效果如下圖所示31/368. 加入全文之貼式數位墨水(1)點選功能選單之【工具新增意見全文貼式數位墨水】 ，開啟手寫便簽視窗。選取欲使用之數位筆並手寫意見後按【確定】鍵。(2)效果如下圖所示32/36六、六、 公文製作其他功能公文製作其他功能(一)追蹤修訂功能追蹤修訂說明：針對編輯區內之說明、辦法，於檢視、預覽、列印及匯出頁面，提供追蹤修訂、精簡修訂及完稿等三種模式切換。追蹤修訂時，新增文字使用底線，刪除文字使用刪除線表達。1. 模式種類介紹：(1)一般模式：A. 新增、刪除直接生效。B. 存檔時不存修訂資訊。C. 僅適用於

20、新增稿件且為第一個 Session 時，則該稿件以一般模式進行編輯。(2)追蹤修訂模式：A. 新增、刪除、回復均附加追蹤修訂資訊；段落及分繕變數符號()直接生效，不保留新增、刪除資訊。B. 儲存所有的修訂資訊。C. 所有所有 Session 的修訂均顯示的修訂均顯示。33/36(3)精簡修訂模式：A. 新增、刪除、回復均附加追蹤修訂資訊；段落及分繕變數符號()直接生效，不保留新增、刪除資訊。B. 儲存所有的修訂資訊。C. 只顯示目前只顯示目前 Session 的修訂，其他的修訂，其他 Session 的修訂均的修訂均以套用方式呈現以套用方式呈現。34/36(4)完稿模式：A. 新增、刪除、回復均附加追蹤修訂資訊；段落及分繕變數符號()直接生效，不保留新增、刪除資訊。B. 儲存所有的修訂資訊。C. 所有所有 Session 的修訂均以套用方式呈現的修訂均以套用方式呈現。35/36(二)追蹤修訂其他功能介紹1. 系統提供 Tool tip 以顯示修改人員及時間等資訊，將滑鼠移至追蹤修訂修改文字旁時即會出現。2. 提供歷史檢視功能，可選擇檢視各流程之編輯結果，且不允許修改。36/363. 提供追蹤修訂回復功能，可回復被刪除的文字。4. 當目前 Session 使用者回復歷史刪除資料時，以粗體字表達，並可由 Tool tip 得知誰何時刪除又誰何時回復。