中国石化某股份有限公司ER运行管理制度doc

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精选资料 可修改编辑 中国石化某股份有限公司 ERP运行管理制度  目 录 第一 总则 5 第二 各模块运行管理制度 7 （一）财务模块－总 帐 7 1、目的 7 2、适用范围 7 3、职责 7 4、业务流程和要求 7 5、支持性文件 11 6、附加说明 11 （二）财务模块－成 本 13 1、目的 13 2、适用范围 13 3、职责 13 4、业务流程和要求 13 5、支持性文件 19 6、附加说明 19 （三）财务模块－应收应付 20 1、目的 20 2、适用范围 20 3、职责 20 4、业务流程和要求 20 5、支持性文件 24 6、附加说明 24 （四）财务模块－资 产 25 1、目的 25 2、适用范围 25 3、职责 25 4、业务流程和要求 25 5、支持性文件 29 6、附加说明 29 （五）工厂维护模块 30 1、目的 30 2、适用范围 30 3、职责 30 4、业务流程和要求 32 5、支持性文件 35 6、附加说明 35 （六）物料管理模块 36 1、目的 36 2、适用范围 36 3、职责 37 4　业务流程和要求 37 5、考核 44 6、支持性文件 44 7、附加说明 45 （七）物装公司 46 1、目的 46 2、适用范围 46 3、职责 46 4、业务流程和要求 47 （八）销售管理模块 53 1、目的 53 2、适用范围 53 3、职责 53 4、业务流程和要求 54 5、相关模块工作： 58 6、支持性文件 58 7、附加说明 58 第三 数据与编码维护 59 （一）标准编码代码管理规定 60 1、目的 60 2、适用范围 60 3、职责与分工 60 4、代码分类及编码规则 62 5、代码维护机制及规则 64 6、其它 66 7、附加说明 66 （二）供应商主数据维护管理规定 67 1、目的 67 2、适用范围 67 3、职责 67 4、业务流程和要求 68 5、支持性文件 69 6、附加说明 70 供应商主数据维护表 71 （三）客户主数据维护管理规定 72 1、目的 72 2、适用范围 72 3、职责 72 4、业务流程和要求 73 5、支持性文件 74 6、附加说明 74 客户主数据维护表 76 （四）物料主数据维护管理规定 77 1、目的 77 2、适用范围 77 3、职责 77 4、业务流程和要求 77 5、支持性文件 79 6 附加说明 79 原油、原料油物料主数据维护申请表 81 半成品、炼油与化肥互供料物料主数据维护申请表 83 产品物料主数据维护申请表 85 第四 权限与运行维护 89 （一）权限管理规定 90 1、目的 90 2、名词解释 90 3、权限规范者应具备三方面的基本条件 91 4、权限规范者的基本职责 91 5、部门职责 91 6、SAP系统权限申请流程 92 7、安全审核 96 SAP系统用户权限申请表 98 （二）BASIS运行管理制度 100 1、目的 100 2、适用范围 100 3、SAP R/3系统管理员应该具备的条件 100 4、操作系统密码管理 100 5、SAP数据库安全 101 6、备份策略 101 7、恢复策略 103 8、灾难恢复程序 105 9、值班制度 106 10、系统监视 107 11、后台作业调度 112 12、网络管理 113 （三）应急制度 116 1、目的 116 2、范围 116 3、前提条件 117 4、紧急情况的发现 117 5、业务部门应急措施 118 5、1财务（FI/CO）业务情景 118 5、2销售（SD）业务情景 121 5、3物料管理（MM）业务情景 122 5、4物资供应（MRO）业务情景 123 5、5设备维护（PM）业务情景 125 第五 培训与上岗管理制度 129 1、目的 129 2、适用范围 129 3、职责 129 4、工作程序 129  中国石化某股份有限公司ERP系统（以下简称某ERP系统）涉及到某财务、生产、销售、物资供应、设备检维修等方面，为保证某ERP系统运行规范、有序，确保某ERP系统各模块的正常运行、高效运作，特制定本制度。 第一章 总则 第一条．为确保某ERP系统的正常运行，有效地保护和利用信息技术资源，最大程度地防范技术风险，保障某信息建设的顺利进行，根据《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》等有关法律、法规，结合某实际，制定本办法。 第二条．本办法所称某ERP系统，是指某ERP系统所覆盖的管理和使用单位、使用人、计算机及其相关的和配套的设备、设施（含网络）构成的，按照一定的应用目标和规则对信息进行采集、加工、存储、传输、检索等处理的信息系统。 第三条．某ERP系统的安全保护，应当保障某ERP系统相关联的使用单位、使用人、计算机及其相关的和配套的设备、设施（含网络）的安全，保障某ERP系统运行环境的安全，保障某ERP系统信息的安全，保障某ERP系统功能的正常发挥，以使某ERP系统的安全运行。 第四条．某ERP系统管理小组承担某ERP系统的管理工作，主要职责是： （一）监督、检查、指导某ERP系统的安全保护工作； （二）防范、查处危害某ERP系统安全的事件； （三）负责用户权限的安全管理和审批登记工作； （四）负责流程的管理和流程更改的审批登记工作； （五）负责某ERP系统管理和安全保护的其他职责。 第五条．任何单位和个人不得利用某ERP系统从事危害国家安全和某生产经营的活动。　 第六条．某公司管理和使用ERP系统的单位、个人及相关其它机构，适用本办法。 第二 各模块运行管理制度 （一）财务模块－总 帐 1、目的 为进一步强化公司财务管理，规范会计核算，保证ERP上线后顺利运行，制定本制度。 2、适用范围 中国石化镇海炼油化工股份有限公司(以下简称“公司”)及其下属已实施ERP的子公司(以下简称“子公司”)。 3、职责 3.1 财务处统一管理公司及子公司的会计科目。 3.2 财务处统一设定会计凭证、会计帐册及会计报表在SAP系统中的打印格式。 3.3 财务处及子公司财务部门分别管理所在公司的日常财务事项，并保证其正确性和及时性。 3.4 财务部门有权按照相关财务制度的规定要求有关部门对其不规范事项进行必要的调整。 4、业务流程和要求 4.1　创建总帐科目主数据流程及要求 4.1.1 财务处应由专人管理需新增总帐科目向中石化股份公司报批事宜。 4.1.2 财务处及子公司财务部门需新增中石化会计科目表不存在的总帐科目时，应由有关人员填写创建总帐科目申请表，由相关财务领导审批后，交财务处专管人员报中石化股份公司审批。 4.1.3 财务处总帐科目专管人员应随时关注中石化股份公司审批情况，将审批通过的总帐科目添加到系统中，并及时通知有关人员。 4.2　总帐科目主数据维护流程及要求 4.2.1 财务处及子公司财务部门应设专人管理本公司总帐科目的增加、冻结和删除，并建立相应的台帐。 4.2.2 有关财务人员需增加、冻结和删除中石化会计科目表已存在的总帐科目时，应填写总帐科目维护申请表，由相关财务领导审批后，交财务处专管人员进行维护。 4.3　汇率维护流程及要求 4.3.1 公司及子公司财务部门有涉及外币业务的必须指定专人进行汇率维护。 4.3.2 SAP系统汇率为月末最后一个工作日的汇率。 4.3.3 相关人员在进行外汇业务处理时，须根据月初第一天的汇率或业务发生时的汇率，将外币折合成人民币后直接填入人民币栏目。 4.3.4 月末，由汇率专管人员在SAP系统中完成汇率重估的相关操作。 4.4　创建银行主数据流程及要求 4.4.1 财务处及子公司财务部门必须指定专人进行银行主数据的维护。 4.4.2 需创建银行主数据的业务仅包括在银行存款科目进行核算的帐户，在其他货币资金下进行核算的帐户暂不创建银行主数据。 4.4.3 有关财务人员需增加银行主数据时，应填写银行主数据创建申请表，由相关财务领导审批后，交财务处专管人员进行创建。 4.5　税码维护流程及要求 4.5.1 财务处及子公司财务部门必须指定专人进行税码的维护。 4.5.2 有关财务人员需增加税码时，应填写税码维护申请表，由相关财务领导审批后，交财务处专管人员进行维护。 4.6　总帐过帐流程及要求 4.6.1 会计凭证的制证人员必须及时将有关经济业务录入SAP系统中。 4.6.2 会计人员在录入涉及现金业务时必须分报销点填写分配字段。 4.6.3 会计人员在录入涉及银行业务时必须在分配字段填写相关银行票据的编码，以有利于银企对帐。 4.6.4 其他必须填写分配字段的凭证，必须严格按事先约定进行填写。 4.6.5 对涉税科目(特别是增值税相关科目)必须正确选择相关税码。 4.6.6 会计人员在录入有关业务后必须进行认真细致的检查核对，以确保其正确性。 4.6.7 有关人员因业务需要须制作预制凭证的，必须在二天内将其过帐，以确保经济业务的及时性。 4.6.8 任何SAP的操作人员不得在系统中存放废弃的预制凭证。 4.6.9 一般情况下，所有会计人员必须在次月2日前完成当月所有业务的处理。 4.7 月末结帐流程及要求 4.7.1 财务处及子公司财务部门必须指定专人进行结帐管理。 4.7.2 结帐专管人员必须在每月1日上班前打开当月帐务，并在每月帐务结束后关闭该月帐务。 4.7.3 关帐后须重新开帐的，须由有关人员写出书面说明，经有关领导审批后方可。 4.8 利息计算流程及要求 4.8.1 财务处及子公司财务部门必须指定专人进行利率维护管理。 4.8.2 有关业务人员必须及时进行必要的利息计算操作，并进行核实，在出现差错时将有关情况及时向利率维护人员反映。 4.9 会计凭证审核流程及要求 4.9.1 财务部门必须按不同业务凭证设专人进行检查，以确保各项经济业务及时、准确地在财务上进行反映。 4.9.2 会计凭证的审核的主要内容包括： 相关经济业务的性质是否与会计凭证反映的内容相一致； “参照”：填写相关业务的附件张数(并行期间填写中石化财务信息系统中的对应凭证号)； “短文本”：填写经济业务的性质； “长文本”：填写凭证摘要或选择相关选项； 凭证日期、记帐日期、货币、业务范围、原因代码、业务金额等填写是否正确； 总帐科目、借贷等选择是否正确； 是否正确填写必要的分配项； 对涉税科目是否正确选择了相关税码； 其他按规定需填写项目是否填写正确。 4.10 报表及客户化程序运行流程及要求 4.10.1 在中石化全面实施ERP之前，报表分为两部分：一部分为上报中石化股份公司报表，该部分报表通过“中国石化ERP报表管理系统”以数据抽取形式进行编制；另一部分为公司及子公司管理报表，该部分报表通过SAP标准报表或运行客户化报表程序获得。 4.10.2 上报中石化股份公司报表必须按财务处有关编报要求及时准确上报。 4.10.3 其他客户化程序由相关使用人员分别管理。 4.11 会计档案管理流程及要求 4.11.1 会计凭证(包括冲销凭证及清帐凭证)必须在制证完成后由制证人按规定格式及时打印。 4.11.2 对于其他模块过入的会计凭证由相关的分管人员按规定格式及时打印。 4.11.3 有关会计凭证打印后必须连同相关原始单据一起及时送交凭证管理人员保管。 4.11.4 凭证管理人员必须及时将收到的凭证进行分类别按顺序装订成册。 4.11.5 相关分管帐务人员必须按规定格式打印自己分管理的帐册，并于归档时将其按档案管理规定装订成册后交档案管理人员。 4.11.6 报表编制人员在全部报表编制完成后打印保管，并于归档时将其按档案管理规定装订成册后交档案管理人员。 4.11.7 其他有关ERP管理过程中的文档，由有关管理人员留存保管。 4.12 其它流程及要求 4.12.1 ERP实施后其它须客户化的程序，由需求人员按有关规定提出，并在完成后由其具体管理。 4.12.2 ERP实施后其它须新增的流程，由需求人员按有关规定提出，由相关主管人员分析后决定是否实施。 5、支持性文件 支持支持性文件主要包括：集团公司关于ERP的相关管理制度，用户手册等 6、附加说明 　　本规定由提出并归口。 　　本规定起草部门：财务处 　　本规定起草人： 郑家瑜 　　本规定审核人： 　　本规定批准人： 　　本制度解释权归 （二）财务模块－成 本 1、目的 为进一步规范公司成本核算，强化成本管理，保证ERP上线后顺利运行，制定本制度。 2、适用范围 中国石化镇海炼油化工股份有限公司(以下简称“公司”)及其下属已实施ERP的子公司(以下简称“子公司”)。 3、职责 3.1 财务处负责公司及子公司成本模块的流程设计及运行维护。 3.2 财务处依据公司行政机构框架统一管理公司及子公司的成本中心标准层次。 3.3 财务处依据总帐科目主数据统一管理公司及子公司的初级成本要素。 3.4 各财务部门对所在公司的日常成本费用数据负责，保证其正确性和及时性。 3.5 各财务部门负责监督其它模块集成到成本模块的信息，有权要求其它模块调整错误的集成信息。 4、业务流程和要求 4.1 成本中心主数据维护流程及要求 成本中心主数据由财务处指定专人依据公司行政机构统一维护。 4.2　成本中心标准层次维护流程及要求 成本中心标准层次由财务处指定专人依据公司行政机构框架统一维护。 4.3　成本中心非标准层次维护流程及要求 4.3.1成本中心非标准层次由各财务部门根据成本核算及管理的需要自行指定专人维护。 4.3.2各财务部门负责对所在公司的成本中心非标准层次制定统一的编号及命名规则，并报财务处备案。 4.3.3各成本核算及管理岗位人员需要创建、更改或删除成本中心非标准层次时，需填写主数据维护审批表向财务主管领导提出申请。 4.3.4成本中心非标准层次维护人员依据财务主管领导审批后的主数据维护审批表在系统里进行维护。 4.4 维护成本中心分摊循环流程及要求 4.4.1成本中心分摊循环由各财务部门根据成本核算及管理的需要自行指定专人维护。 4.4.2各财务部门负责对所在公司的成本中心分摊循环制定统一的编号及命名规则，并报财务处备案。 4.4.3各成本核算及管理岗位人员需要创建、更改或删除成本中心分摊循环时，需填写主数据维护审批表向财务主管领导提出申请。 4.4.4成本中心分摊循环维护人员依据财务主管领导审批后的主数据维护审批表在系统里进行维护。 4.5　初级成本要素/收入要素主数据维护流程及要求 初级成本/收入要素主数据由财务处指定专人依据总帐科目主数据统一维护。 4.6次级成本要素主数据维护流程及要求 4.6.1次级成本要素主数据由各财务部门根据成本核算及管理的需要自行指定专人维护。 4.6.2各财务部门负责对所在公司的次级成本要素主数据制定统一的编号及命名规则，并报财务处备案。 4.6.3各成本核算及管理岗位人员需要创建、更改或删除次级成本要素主数据时，需填写主数据维护审批表向财务主管领导提出申请。 4.6.4次级成本要素主数据维护人员依据财务主管领导审批后的主数据维护审批表在系统里进行维护。 4.7 成本要素组维护流程及要求 4.7.1成本要素组由各财务部门根据成本核算及管理的需要自行指定专人维护。 4.7.2各财务部门负责对所在公司的成本要素组制定统一的编号及命名规则，并报财务处备案。 4.7.3各成本核算及管理岗位人员需要创建、更改或删除成本要素组时，需填写主数据维护审批表向财务主管领导提出申请。 4.7.4成本要素组维护人员依据财务主管领导审批后的主数据维护审批表在系统里进行维护。 4.8 维护统计关键指标流程及要求 4.8.1统计关键指标由各财务部门根据成本核算及管理的需要自行指定专人维护。 4.8.2各财务部门负责对所在公司的统计关键指标制定统一的编号及命名规则，并报财务处备案。 4.8.3各成本核算及管理岗位人员需要创建、更改或删除统计关键指标时，需填写主数据维护审批表向财务主管领导提出申请。 4.8.4统计关键指标维护人员依据财务主管领导审批后的主数据维护审批表在系统里进行维护。 4.9 生产作业类别维护流程及要求 4.9.1生产作业类别由各财务部门根据成本核算及管理的需要自行指定专人维护。 4.9.2各财务部门负责对所在公司的生产作业类别制定统一的编号及命名规则，并报财务处备案。 4.9.3各成本核算及管理岗位人员需要创建、更改或删除生产作业类别时，需填写主数据维护审批表向财务主管领导提出申请。 4.9.4生产作业类别维护人员依据财务主管领导审批后的主数据维护审批表在系统里进行维护。 4.10 作业类型计划价格制定流程及要求 作业类型计划价格由财务处统一制定下达。 4.11 统计关键指数过帐流程及要求 统计关键指数过帐由各财务部门相关核算岗位人员执行，并负责过帐数据的正确性。 4.12 成本中心分摊循环执行流程及要求 成本中心分摊循环由各财务部门相关核算岗位人员依据循环规则执行，并负责检查分摊结果的正确性。 4.13 成本中心作业价格计划流程及要求 各财务部门指定专人依据财务处制定下达的计划价格在系统中进行维护。 4.14 财务会计与管理会计对帐流程及要求 4.15 维护管理会计过帐期间流程及要求 管理会计过帐期间由各财务部门指定专人维护。月份第一天打开管理会计过帐期间，月末关帐前要检查以下内容：所有的成本费用是否都已入帐，所有的内部订单是否都已结算，所有的分配分摊循环是否都已执行，所有工厂的物料帐是否都已清算完毕及物料帐的价格状态。 4.16 利润中心维护流程及要求 利润中心主数据由财务处指定专人依据公司利润考核指标统一维护。 4.17 利润中心标准层次维护流程及要求 利润中心标准层次由财务处指定专人依据公司利润考核指标框架统一维护。 4.18 利润中心非标准层次维护流程及要求 4.18.1利润中心非标准层次由各财务部门根据成本核算及管理的需要自行指定专人维护。 4.18.2各财务部门负责对所在公司的利润中心非标准层次制定统一的编号及命名规则，并报财务处备案。 4.18.3各成本核算及管理岗位人员需要创建、更改或删除利润中心非标准层次时，需填写主数据维护审批表向财务主管领导提出申请。 4.18.4利润中心非标准层次维护人员依据财务主管领导审批后的主数据维护审批表在系统里进行维护。 4.19 利润表帐户组维护流程及要求 4.19.1利润表帐户组由各财务部门根据成本核算及管理的需要自行指定专人维护。 4.19.2各财务部门负责对所在公司的利润表帐户组制定统一的编号及命名规则，并报财务处备案。 4.19.3各成本核算及管理岗位人员需要创建、更改或删除利润表帐户组时，需填写主数据维护审批表向财务主管领导提出申请。 4.19.4利润表帐户组维护人员依据财务主管领导审批后的主数据维护审批表在系统里进行维护。 4.20 收入分配循环维护流程及要求 4.20.1收入分配循环由各财务部门根据成本核算及管理的需要自行指定专人维护。 4.20.2各财务部门负责对所在公司的收入分配循环制定统一的编号及命名规则，并报财务处备案。 4.20.3各成本核算及管理岗位人员需要创建、更改或删除收入分配循环时，需填写主数据维护审批表向财务主管领导提出申请。 4.20.4收入分配循环维护人员依据财务主管领导审批后的主数据维护审批表在系统里进行维护。 4.21 收入分配循环执行流程及要求 收入分配循环由各财务部门相关核算岗位人员依据循环规则执行，并负责检查分配结果的正确性。 4.22 内部定单主数据维护(费用性支出) 流程及要求 4.22.1内部定单主数据由各财务部门根据成本核算及管理的需要自行指定专人维护。 4.22.2各财务部门负责对所在公司的内部定单主数据制定统一的编号及命名规则，并报财务处备案。 4.22.3各成本核算及管理岗位人员需要创建、更改或删除内部定单主数据时，需填写主数据维护审批表向财务主管领导提出申请。 4.22.4内部定单主数据维护人员依据财务主管领导审批后的主数据维护审批表在系统里进行维护。 4.23 内部定单主数据维护（资本性支出）流程及要求 4.24 内部订单组维护及要求 4.24.1内部定单组由各财务部门根据成本核算及管理的需要自行指定专人维护。 4.24.2各财务部门负责对所在公司的内部定单组制定统一的编号及命名规则，并报财务处备案。 4.24.3各成本核算及管理岗位人员需要创建、更改或删除内部定单组时，需填写主数据维护审批表向财务主管领导提出申请。 4.24.4内部定单组维护人员依据财务主管领导审批后的主数据维护审批表在系统里进行维护。 4.25 成本中心内部定单结算流程及要求 成本中心内部定单由各财务部门相关核算岗位人员依据结算规则进行结算，并负责检查结算结果的正确性。 4.26 报表及客户化程序运行流程及要求 按总帐模块报表及客户化程序运行 4.27 其它流程及要求 4.35.1 ERP实施后其它须客户化的程序，由需求人员按有关规定提出，并在完成后由其具体管理。 4.35.2 ERP实施后其它须新增的流程，由需求人员按有关规定提出，由相关主管人员分析后决定是否实施。 4.35.3 成本模块的会计档案按总帐模块中的会计档案管理的相关规定实行统一管理。 5、支持性文件 支持性文件主要包括：集团公司关于ERP的相关管理制度，用户手册等 6、附加说明 　　本规定由提出并归口。 　　本规定起草部门：财务处 本规定起草人：　　 本规定审核人： 本规定批准人： 　　本制度解释权归 （三）财务模块－应收应付 1、目的 为进一步强化公司财务管理，规范会计核算，保证ERP上线后顺利运行，制定本制度。 2、适用范围 中国石化镇海炼油化工股份有限公司(以下简称“公司”)及其下属已实施ERP的子公司(以下简称“子公司”)。 3、职责 3.1 财务处负责对客户、供应商主数据中的财务信息进行维护。 3.2 各子公司负责管理所在公司的客户及供应商主数据的创建和维护。 3.3 有关部门增加了客户、供应商主数据后应立即以书面形式通知财务部门追加财务信息。 3.4 财务部门有权对客户、供应商主数据的维护进行监督、审核。 4、业务流程和要求 4.1 财务客户及供应商主数据创建流程及要求 4.1.1 公司及子公司财务部门必须指定专人负责对客户及供应商主数据中的财务信息进行创建和维护，并负责监督、审核有关供应商、客户主数据信息。 4.1.2 所有客户及供应商主数据的统驭科目必须按照客户及供应商的性质设定为应收帐款及应付帐款有关科目。 4.1.3 客户及供应商主数据专管人员在创建主数据时，首先必须认真检查该客户或供应商在SAP系统中是否已经创建。 4.1.4 所有外部客户(组：SD05)及供应商(组：SK05)在主数据创建时由SAP系统内部自动编码。 4.1.5 如果某一客户或供应商属中石化集团或股份的下属单位，应首先检查中石化集团及股份公司下属单位编码信息表，如果存在该单位，则以外部给码方式增加该客户或供应商，如果不存在该单位，则必须以规定的方式向中石化股份公司申请编码，待审批同意并下发编码后再以外部给码方式增加该客户或供应商。 4.1.6 专管人员在创建某一客户或供应商时必须认真检查该单位信息是否已经对应创建成为供应商或客户，如果已经创建，则须将已创建的供应商或客户的编码填入该新建客户或供应商主数据的相应字段中。 4.2 员工主数据创建流程及要求 4.2.1 员工主数据由公司及子公司财务部门负责报销人员或指定其他专人负责创建。 4.2.2 专管人员在创建员工主数据时必须让有关人员提供该员工的真实的身份证号码、工号及其他必要信息。任何人不得以任何虚拟信息创建员工主数据。 4.2.3 员工主数据(组：SK06)以外部给码方式进行创建，员工编码规则为：“E2230”+(五位数员工工号)。 4.2.4 员工主数据的统驭科目为“其他应付款—员工”。 4.3 客户、供应商主数据维护流程及要求 4.3.1 财务客户、供应商及员工主数据的相关专管人员负责客户、供应商主数据的维护。 4.3.2 专管人员应随时关注有关主数据信息的变化情况并及时进行修改。 4.3.3 客户、供应商主数据相关部门和人员有义务就相关单位的信息变动及时向专管人员提供变动信息。 4.3.4 任何单位和个人不得以任何形式要求专管人员向客户、供应商主数据中添加不真实的信息或将原先信息修改为不真实信息。 4.3.5 专管人员有义务将原先上线时已存在部分虚拟信息逐步修改为真实信息。 4.4　一般应收应付过帐流程 4.4.1 财务人员应及时查看采购单情况，并按规定进行修正和过帐处理。 4.4.2 财务部门在应将有关非采购单发票正确、及时地过帐到SAP系统中。 4.4.3 财务人员对于应收帐款及应付帐款以外的客户和供应商挂帐认真核对所选的特别总帐标志，以确保相关业务正确过帐到对应的科目下。 4.4.4 财务部门在收付款时应对该客户或供应商的预收、预付及应收、应付款情况进行全方位的关注，对有关情况及时与相关部门联系，并对于非常情况及时采取必要措施。 4.4.5 其他与客户、供应商相关部门应随时关注相关客户、供应商的预收、预付及应收、应付款情况，发现问题立即与财务部门联系，并采取必要措施。 4.4.6 应收、应付的清帐工作应尽可能在收付款的同时进行，如有特殊情况必须单独清帐时，应在清帐凭证的“凭证抬头文本”中输入清帐摘要信息及主要清帐行项目的凭证编号(如：“清帐1-1234/14-4567/1-1111”等)，同时必须保证帐务处理的正确性与及时性。 4.5 员工借款及报销流程及要求 4.5.1 财务部门在员工借款时，应根据借款单据，通过特别总帐标志将借款过帐到“其他应收款—员工”科目下。 4.5.2 财务部门在员工报销时，应根据报销单据，通过发票的形式将报销款过帐到“其他应付款—员工”科目下。 4.5.3 其他应收与其他应付的清帐工作应尽可能在收付款的同时进行，如有特殊情况必须单独清帐时，必须保证帐务处理的正确性与及时性。 4.6 应收应付会计凭证审核流程及要求 4.6.1 财务部门应按应收、应付业务凭证的不同性质设专人进行检查，以确保各项经济业务及时、准确地在财务上进行反映。 4.6.2 应收、应付会计凭证审核的主要内容包括： 相关经济业务的性质是否与会计凭证反映的内容相一致； “参照”：填写相关业务的附件张数(并行期间填写中石化财务信息系统中的对应凭证号)； “抬头文本”：填写经济业务的性质； “长文本”：填写凭证摘要或选择相关选项； 凭证日期、记帐日期、货币、业务范围、业务金额等填写是否正确； 总帐科目、借贷等选择是否正确； 是否正确填写必要的分配项； 对是否正确选择了相关税码及相关税费计算是否正确； 与总帐科目相关的各项内容是否符合总帐模块管理的相关要求； 其他按规定需填写项目是否填写正确。 4.6.3 从其他模块过入的会计凭证应认真审核其业务的正确性、及时性以及必要的输入项是否齐全、完整、符合要求等，如发现问题因及时通过适当途径要求有关部门和人员进行修正。 4.7 应收、应付月末结帐流程及要求 4.7.1 财务处及子公司财务部门必须指定专人进行结帐管理。 4.7.2 结帐专管人员必须在每月1日上班前打开当月帐务，并在每月帐务结束后关闭该月帐务。 4.7.3 关帐后须重新开帐的，须由有关人员写出书面说明，经有关领导审批后方可。 4.8 报表及客户化程序运行流程及要求 4.8.1 在中石化全面实施ERP之前，报表分为两部分：一部分为上报中石化股份公司报表，该部分报表通过“中国石化ERP报表管理系统”以数据抽取形式进行编制；另一部分为公司及子公司管理报表，该部分报表通过SAP标准报表或运行客户化报表程序获得。 4.8.2 上报中石化股份公司报表必须按财务处有关编报要求及时准确上报。 4.8.3 其他客户化程序由相关使用人员分别管理。 4.9 其它流程及要求 4.9.1 ERP实施后其它须客户化的程序，由需求人员按有关规定提出，并在完成后由其具体管理。 4.9.2 ERP实施后其它须新增的流程，由需求人员按有关规定提出，由相关主管人员分析后决定是否实施。 4.9.3 应收、应付模块的会计档案按总帐模块中的会计档案管理的相关规定实行统一管理。 5、支持性文件 支持支持性文件主要包括：集团公司关于ERP的相关管理制度，用户手册等 6、附加说明 　　本规定由提出并归口。 　　本规定起草部门：财务处 　　本规定起草人： 　　本规定审核人： 　　本规定批准人： 　　本制度解释权归 （四）财务模块－资 产 1、目的 为进一步强化公司资产管理，规范资产核算，保证ERP上线后顺利运行，制定本制度。 2、适用范围 2.1 中国石化镇海炼油化工股份有限公司(以下简称“公司”)及其下属已实施ERP的子公司(以下简称“子公司”)。 2.2 本制度所指的资产包括固定资产、无形资产、长期待摊费用、待摊费用及在建工程。 3、职责 3.1 财务处及子公司财务部门分别管理公司和子公司的日常财务事项，并保证其正确性和及时性。 3.2 财务部门有权按照相关财务制度的规定要求有关部门对其不规范事项进行必要的调整。 3.3 财务部门有权要求有关部门提供完整的有关资产事项的数据。 3.4 财务部门有权要求有关部门对本单位固定资产的具体信息进行及时维护。 4、业务流程和要求 4.1 创建资产主数据 4.1.1 各类资产分别由相关岗位财务人员根据各自的权限负责创建资产主数据。 4.1.2 固定资产核算人员根据审核无误的资产交付明细表及其他原始单据创建固定资产主数据。 4.1.3 由物装公司直接领料形成的固定资产，资产管理人员需根据填写正确的物料领用单创建资产主数据。 4.1.4 有施工方的在建工程项目，由在建工程核算人员根据综管处计划及项目管理单位签订的合同创建AUC物料号。（AUC号是指SAP中在建工程的物料或设备等编号，下同）。 4.1.5 公司内部领在建工程项目的物料且未建AUC号的，由各部、处室领料人员根据综管处计划填写正确的物料领用单，经部、处领导审核并盖确认交财务部门。由相关财务部门在建工程核算人员创建AUC物料号。 4.1.6 暂无计划但确实需要发生领料的在建工程项目，由综管处下发计划并落实项目管理单位后，由相关的财务部门在建工程核算人员创建AUC物料号。 4.1.7 所有科研项目和炼油五部、质管中心及各处室外委修理项目领料，由施工单位编制物料领用单并经项目管理单位审核工程用料后，由在建工程核算人员创建AUC物料号。 4.1.8 炼油一至四部、化工部等领修理物料，应根据机动处工单运行程序进行领料，并由在建工程核算人员根据工单的数据信息创建AUC物料号。 4.2 维护资产主数据 4.2.1 各资产所在单位依据各自权限，由专人维护固定资产资产主数据中的相关信息，如存放地点、出厂编号等。对于本单位无权维护的信息，由资产所在单位填制固定资产数据维护申请单提交财务部门审核。 4.2.2 财务部门资产管理人员根据经审核后的固定资产维护申请单，维护相关资产主数据。 4.2.3 AUC主数据由财务部门在建工程核算人员负责日常维护。 4.3 物装领料流程及要求 4.3.1 公司内部单位领物装公司在建工程物料（工单除外），根据财务部门创建的AUC物料号到物装公司领料。 4.3.2 有计划，有合同的资本性在建工程项目，施工单位根据项目号到物装公司领物料。 4.3.3 无合同的资本性在建工程项目。施工单位与项目管理单位联系，由项目管理单位将项目号、项目名称、施工单位、项目计划额及项目联系人以书面形式并加盖公后提供给财务部门，由在建工程财务管理人员建AUC物料号后，施工单位据项目号到物装公司领料。 4.3.4 公司内部零购、部分更新项目的核销。物装公司必须严格执行项目投资计划，对实际情况变更，确需超计划的投资的项目，必须首先报项目计划管理单位审批，经批准后方可采购，同时，由项目计划管理单位向财务部门下发追加计划。物装发料后，财务部门在建工程核算人员应及时作好相关的帐务处理，并将SAP相关报表与项目管理单位共享。该项目完成后财务部门在建工程项目核算人员将此项目锁定，不再允许物装公司发料。 4.3.5 在建工程核算人员应及时做好“SAP物料维护表”的日常维护和审核工作。若发现差错，则注明原因，从SAP系统中放入退料库，由物装公司处理。 4.3.6月中、月未物装公司必须及时提供发票清单并将EDI发到财务处及基建财务SAP帐上，并提供物料的电子表格。 4.3.7 物装公司提交的发票清单数据必须完整、准确，如提料人、内部订单号、项目名称、项目批准号、领料单位、设备位号、工单号、资产号等必须填写齐全。 4.3.8财务处及子公司资产核算人员必须及时核对发票清单并进行发票校验，若有差异及时通知物装公司并办理退料。经财务处及子公司财务部门与物装财务双向确认后，开具发票。 4.3.9对于因计划变更或其他原因取消原有项目或项目变更，在建工程核算人员可将已开票领物料退回物装公司。待财务处与项目管理单位核定后处理。 4.3.10物装公司对发料到各AUC号的在建物料的信息全面负责, 确保在建工程项目与AUC资产项目名称相一致,确保物料信息完整、准确无误。 4.3.11物装公司对发料到工单上的在建物料的信息全面负责, 确保在建工程项目、领料单位与工单上的项目和施工单位相一致,确保物料信息完整、准确无误。 资产日常过帐流程及要求 4.3.1 各单位财务部门资产核算人员必须及时将有关经济业务录入SAP系统中。 4.3.2 资产凭证中的业务类型必须正确选择，以确保报表统计无误。 4.3.3 资产核算人员在录入有关业务后必须进行认真细致的检查核对，以确保其正确性。 4.3.4 在建工程核算人员在供资产交付明细表时，还必须提交相应的电子数据表格。 4.3.5 资产凭证全部录入完毕，财务处需与基建财务核对过渡科目余额，并及时查找差异原因。 4.3.6 固定资产类别、折旧方式和折旧年限发生变更，不得在主数据中直接更改，须用转储记帐处理。 4.3.7 固定资产发生内部调拨，不得直接更改成本中心，必须按事业部内部调拨和事业部间调拨分别采用添加时间间隔和转储记帐处理。 4.4 运行折旧流程及要求 4.11.1 资产折旧运行包括固定资产折旧运行及长期待摊费用、待摊费用和无形资产的摊销。 4.11.2 资产折旧运行一般应于每月末所有资产均已入帐后执行。 4.11.2 资产折旧运行由各单位财务部门的固定资产核算人员负责执行。 4.11.3 固定资产核算人员在运行折旧前，需与各类资产相关岗位人员确认其负责资产的折旧或摊销额是否正确以及所有资产是否都已入帐完毕，以确保折旧运行无误。 4.5 固定资产年结流程及要求 4.5.1 在年结前，各单位财务部门资产管理人员必须对相关资产进行详细核对，确保帐卡、帐帐一致。 4.5.2 年结时，由资产管理人员负责进行科目统驭及更改财政年度。 4.5.3 关闭前一年度会计月份及开启新年度会计月份与其他模块一起由专人统一进行，资产模块不单独处理。 4.6 其它流程及要求 5、支持性文件 支持支持性文件主要包括：集团公司关于ERP的相关管理制度，用户手册等 6、附加说明 　　本规定由提出并归口。 　　本规定起草部门：财务处 　　本规定起草人： 　　本规定审核人： 　　本规定批准人： 　　本制度解释权归 （五）工厂维护模块 1、目的 为保证设备管理及维修所需数据的及时、准确录入，实现与财务、物装模块的有效集成，规范业务流程，确保SAP系统的有序运行，特制订本制度。 2、适用范围 适用于各运行部门、检修部门及机动处的设备档案管理工作； 适用于各运行部的设备、管道、阀门及工作区域发生的日常维修和计划检修； 适用于检修部门的检修过程管理； 适用于维修费和大修理工程费的控制； 创建功能位置、设备、BOM、工作中心、供应商、版本等的主数据； 创建维修通知单，维修工单并审批、下达工单； 创建预防性维修的任务清单、维修策略、维修项目、维修计划并调用，生成工单； 维护工单的结算规则、技术完成工单、工单财务结算、业务完成工单。 3、职责 3．1各运行部（包括电气、仪控部等，以下同）操作工、电仪检修工根据巡检及设备运行状况负责及时创建维修通知单（故障报告），必要时设备员也可创建通知单； 3．2各运行部设备员负责及时审核处理通知单，根据情况负责创建、下达维修工单，并过程控制工单的执行；负责将执行工单的情况（检修记录等）录入工单并技术完成工单，同时完成通知单；负责建立预防性维修的任务清单、维修项目和维修计划，经有关人员审核后调用计划生成工单；负责提供建立和修改主数据的内容和书面报告； 3．3各运行部设备副主任负责检查通知单及设备员的处理情况，审核维修工单；负责审核和组织编制、修改维修计划；有修改主数据的权限，可以审批设备员的建立修改主数据的报告，并可授权设备员修改主数据；对使用公司PM模块情况负责，并根据本部门的具体情况，不断地提高完善计算机辅助设备管理水平； 3．4机动处领导和主管人员负责查询通知单及工单的处理情况，并按管理要求审核相应的维修工单；负责审核和责令修改二级单位上报的维修计划；审核主要与通用设备的预防性维护任务清单、维修策略；负责提供版本、供应商主数据；对公司ＰＭ模块使用负责，不断提高完善计算机辅助设备管理水平； 3．5财务处财务人员负责维护工单的结算规则，并将工单中的费用进行财务结算，并业务完成工单； 3．6技术支持人员负责按照各运行部提出的需求创建维修策略；负责提供的建立修改主数据的书面格式，审查建立主数据的报告，并有建立主数据的职责； 3．7各级设备管理人员应及时按工单和项目查询MRO模块物料转储单、发货单等数据和按工单、项目、成本中心查询FICO模块的各项费用清单； 3．8财务处、物装公司应提供相应权限，以便机动系统查询管辖范围内的相关数据或报表。物装公司编制的备件查询方式必须方便各运行部设备人员查询，并及时补充完善备件清册，发现问题主动服务到现场。 3．9最终用户（设备模块使用人员）可以书面提出客户化和权限申请，但需经有关人员批准后方可实施； 4、业务流程和要求 4.1　备品配件清单主数据(BOM) 维护流程及要求 各运行部设备员负责按技术支持人员提供的格式提出建立BOM备件主数据的内容和书面报告，由运行部设备副主任、机动处审批，经技术支持人员技术确认后输入系统。运行部设备员负责提出修改BOM主数据的内容和书面报告，由运行部设备副主任审批后，输入系统，并报机动处和技术支持人员备案。 4.2　工作中心主数据(WC)维护流程及要求 各运行部设备员负责按技术支持人员提供的格式提出建立工作中心主数据的内容和书面报告，由运行部设备副主任、机动处审批后，技术支持人员技术确认并输入系统。运行部设备员负责提出修改工作中心主数据的内容和书面报告，由运行部设备副主任审批并授权后，输入系统，并报机动处和技术支持人员备案。 4.3 功能位置主数据(FL)维护流程及要求 各运行部设备员负责按技术支持人员提供的格式提出建立功能位置主数据的内容和书面报告，由运行部设备副主任、机动处审批后，技术支持人员技术确认并输入系统。运行部设备员负责提出修改功能位置主数据的内容和书面报告，由运行部设备副主任审批并授权后，输入系统，并报机动处和技术支持人员备案。 4.4 设备主数据(EQ) 维护流程及要求 各运行部设备员负责按技术支持人员提供的格式提出建立设备主数据的内容和书面报告，由运行部设备副主任、机动处审批后，技术支持人员技术确认并输入系统。运行部设备员负责提出修改设备主数据的内容和书面报告，由运行部设备副主任审批并授权后，输入系统，并报机动处和技术支持人员备案。 4．5版本、供应商主数据维护流程及要求 机动处主管人员负责按技术支持人员提供的格式提出建立修改版本、供应商主数据的内容和书面报告，由技术支持人员技术确认并输入系统。 4.6 测量点和计量凭证记录流程及要求 各运行部设备员负责按技术支持人员提供的格式提出建立测量点主数据的内容和书面报告，由运行部设备副主任、机动处审批后，技术支持人员技术确认并输入系统。运行部设备员负责提出修改测量主数据的内容和书面报告，由运行部设备副主任审批并授权后，输入系统，并报机动处和技术支持人员备案。 各运行部应在有关设备中及时输入设备运转时间、动设备振动测量、压力容器、安全阀的检验时间和安全等级、电气的电量统计等测量点的计量凭证。 4． 7工单维修管理流程及要求 4．7．1各运行部操作工、电仪检修工负责创建维修通知单，及时输入现场缺陷发生的时间、对象（装置或设备）、故障情况、报告人等数据。必要时设备员也可创建通知单。 4．7．2各运行部设备员及时审核处理通知单，并负责创建维修工单，填写工单类型、对象（装置或设备）、计划员组、工单描述、开工单人（写在工单描述中）、施工时间、作业类型、优先级、版本（费用来源）、工序、服务供应商（施工单位）、物料、成本中心等数据。 4．7．3各运行部设备副主任及时查询通知单及设备员的处理情况，审核维修工单，并按管理规定上报有关部门审核。 4．7．4经审核的工单由创建该工单的设备员下达，同时产生物料采购申请（PR）。打印检修作业票和工单及物料发放单（作业票须有关人员签字），转施工单位（包括内部施工和外委施工）。由于工单及物料发放单将直接作为物装公司发料及财务处费用结算凭证，所以各运行部在创建工单时必须认真按要求填写，严格把关。 4．7．5施工单位凭单进行领料和施工。物装公司凭PR转储发料并转入工单。施工过程中须变更用料，则应由施工单位通知委托单位在原工单中增加材料及数量，并按打印的新增加料单进行领料。紧急情况，可经委托单位同意，先向仓库借料，物装公司应按生产急需，先行发料。事后由委托单位补入工单，并通知物装公司。 4．7．6各运行部设备员要监控施工单位的检修，将执行工单的情况录入工单。 4．7．7检修施工材料原则上均要求由甲方物装公司供料。但允许另星的乙方供料，如土木建筑维修项目所需各类材料（如黄沙、水泥、木材、小五金等）以及一个项目消耗量小于物装公司最小发放单位量的某些材料（如钢板等），则材料不通过工单领料，而采用乙方供料方式：即委托单位或机动处出具系统外书面料单，施工单位凭单（检安、工贸公司可直接开单）向物装公司购买用料，再根据实际消耗在工程结束后向甲方结算。 4．7．8物装公司必须严格按工单要求的施工单位及数量进行发料。物料出库单必须核对相应的工单号，自修工单领料单位必须是各运行部，外委工单领料单位必须是工单中的服务供应商（施工单位）。如发生分包丙方单位领料必须由乙方单位在领料单上盖公，材料汇入乙方单位。 4．7．9工单下达后财务人员要及时维护工单的结算规则； 4．7．10施工完成后各运行部设备员将工单状态改为“待验”；试车合格后签收检修做业票并改工单状态为“已验”；收到施工单位的竣工资料并完成技术档案后“技术完成工单”（此时财务必须已维护好工单的结算规则），同时“完成通知单”。检修后施工单位竣工资料应制成电子版，发给运行部。运行部在相对应工单中应注明该文件名及存放地点，并在完成工单及通知单时，在长文本中把检修情况按检修记录的格式要求进行填写归档。 4．7．11财务人员负责将工单中的费用进行财务结算，并业务完成工单； 4．7．12因工单劳务费用暂不与财务集成，工单无法显示劳务费用，因此要求运行部将结算的劳务费用（包括乙供料费用）手工输入工单中做文本记录。 4． 8预防维修管理流程及要求 技术支持人员负责创建维修策略，各运行部设备员负责建立本单位预防性维修的任务清单、维修项目和维修计划，设备副主任及机动处主管人负责审核和责令修改维修计划，运行部设备员修改后调用计划生成工单；目前正式维修计划须打印后系统外审批。各运行部应在正式检修计划批准后及时建立和下达计划检修工单，以便施工单位尽早领料预制。 4． 9工单报废流程及要求 各运行部应规范自己的工作，杜绝错误。当发生工单必须作废的情况，当发生工单必须作废的情况，要分别不同情况进行处理：1、工单若已下达执行，在作废前首先询问物装是否订货，若已订货，则需提供物装书面作废证明。物装若未订货，则在工单描述中注明此工单已作废，并删除工单中所有的物料。2、若已发料则必须先根据物装ERP运行管理规定的退料程序进行退料，然后技术完成工单，并将此工单设置成删除状态。 ４．１０公司机动处负责检查各有关单位ＰＭ模块的使用情况，并进行经济责任制考核。 5、支持性文件 支持支持性文件主要包括：集团公司关于ERP的相关管理制度，用户手册等 6、附加说明 　　本规定由和信公司提出并归口。 　　本规定起草部门：机动处 　　本规定起草人： 　　本规定审核人： 　　本规定批准人： 　　本制度解释权归机动处 精选资料 （六）物料管理模块 1、目的 为保证物料管理所需数据的及时、准确录入，实现与财务、销售模块的有效集成，规范业务流程，确保SAP系统的有序运行，特制订本制度。 2、适用范围 创建、修改自营、进料经营方式下进口、海洋、国内陆上原油的采购订单。 创建、修改自营、进料经营方式下MTBE等原料油以及其它成品油的采购订单。 按进口、海洋、国内陆上原油及MTBE等原料油采购订单的收货。 来料加工原油的收货和客户中转原油的收、发货。 不同经营方式原油之间、成品油之间的平衡。 不同经营方式原油与客户原油之间的平衡。 SAP系统与综管处统计报表、炼油MIS、化肥MIS的接口程序的运行。 其他与物料管理模块相关数据的手工录入。 3、职责 由综管处负责创建、修改自营、进料经营方式下进口、海洋、国内陆上原油的采购订单。 由经贸处负责创建、修改自营、进料经营方式下MTBE等原料油以及成品油的的采购订单和成品油的收货。 由仓储公司负责按进口、海洋、国内陆上原油及MTBE等原料油采购订单的收货和来料加工原油的收货以及客户中转原油的收、发货。 由财务处在系统中进行不同经营方式原油之间、成品油之间的平衡。 不同经营方式原油与客户原油之间的平衡，由仓储公司负责客户原油的转库，财务处在系统进行平衡的操作。 由综管处负责运行SAP系统与统计报表的接口程序和负库存补零程序。 由化工部统计负责运行SAP系统与化肥M