全国计算机等级考试 二级MS Office高级应用 学习笔记.doc

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二级OFFICE 各部分分数占比 选择题 20*1分 = 20分（计算机基础10+公共基础部分10） Word 30分 Excel 30分 PPT 20分 计算机基础部分 世界上第一台电子计算机于1946年在美国宾夕法尼亚大学诞生。名字为ENIAC。 1944 由著名数学家图灵研制的一款计算机 模仿游戏 美籍匈牙利人 冯诺依曼 EDVAC 1、 计算机内部所有的数据的存储和运算都是以二进制的形式进行的。 2、 一台完整的计算机必须包含运算器、控制器、存储器、输入设备和输出设备。 3、 首次提出了存储程序的概念。 扩展名 一个文件的扩展名决定了一个文件的类型。 考试的时候，文件是存储于考生文件夹下的，考试的操作系统为win7 ，一般情况下，考试的操作系统没有设置显示文件的扩展名，需要考生自己设置显示，当然不设置也没事，默认的扩展名为.docx 。word文件必须用office2010进行编辑，不得使用其他软件。右键——打开方式——选择使用office软件打开文件。 页面：n/m n代表当前显示的页面页码。m指该word文档包含m个页面。 字数：指整个word文档中包含的文字字数，不包含标点符号，不包含数字，不包含空格。 中文：是指页面显示的文字样式为中文 插入：是一种输入状态，与之相对的为改写，切换两种状态可以直接用鼠标点击，也可以按键盘上的insert键。 视图的切换 l 页面视图 l 阅读版式视图 l Web版式视图 l 大纲视图 l 草稿 页面的缩放，可以直接拖动游标进行缩放页面，此种方式仅仅是对页面显示的一种改变，并没有改变页面的实际大小。 快捷按钮 可以通过点选的方式，选择在面板上显示的按钮。 保存：将当前已经编辑完成的文档进行保存。 撤消：返回上一次的操作。可以撤消至打开该文件时的状态。 恢复：恢复撤消之前的操作，和撤消互为逆过程。 文件 另存为：将当前的文档另存为另外一个文档，可以改变文档的存储位置或者修改文档的文件名。另存为后，当前编辑的文档为另存为的名称的文档。 打开：可以打开word各个版本的文档或其他格式的文档或其他文件。 关闭：关闭当前的文档界面。 Word是一个文字编辑软件。我们使用的word文档是一个文件，这个文件可以用word这个软件打开。 保护文档 标记为最终状态：是指将文档当前的状态进行锁定，不允许其他人或用户进行修改。但是这个只是一个建议型的保护，如果用户想要继续修改的话，可以点击继续编辑。 用密码加密：word提供了用密码加密的一种方式。密码可以是字符数字或符号。 限制编辑：和标记为最终状态差不多。 兼容性：大多数软件具有向上兼容的特点。即高版本可以兼容低版本，但是低版本无法兼容高版本。 纸张：A4 210mm*297mm Pdf文档 是一种新的文件格式，不属于Office的范畴，阅读pdf有专门的阅读器，比如Adobe reader，它的特点就是生成之后其中的格式是不能修改的！ 点击转到 会弹出一对话框， 点击管理器 左边为被复制的对象文件，右边为复制的对象文件。 快捷键 缩放页面 Ctrl+鼠标滚轮 复制 Ctrl+C 剪切 Ctrl+X 粘贴 Ctrl+V 加粗 Ctrl+B 斜体 Ctrl+I 下划线 Ctrl+U 增大字体 Ctrl+Shift+> 或者 Ctrl+] 缩小字体Ctrl+Shift+< 或者 Ctrl+[ 查找 Ctrl+F 替换 Ctrl+H 全选 Ctrl+A 复制和剪切 复制是将所选中的文字复制到剪贴板上，剪切是将选中的文字复制到剪贴板上，然后，再删除掉原来的内容。 剪贴板是内存中的一小块区域，作用是临时存放剪切或复制的内容。 粘贴 将最近的一次复制到剪贴板上的内容粘贴到相应的位置。对于同一个内容复制或剪切一次，可以无限次粘贴。 选择性粘贴： 粘贴链接：将复制的内容粘贴到当前位置，并且当原文档中的内容发生变化时，此处的内容也随之而变化！ 如果考试题目中涉及到当源文档内容发生变化，本文档内容随之变化的时候，我们要使用，粘贴链接为“Microsoft Excel文档对象”。 格式刷 1、 左键单击，选中要读取格式的内容，左键单击格式刷，可以复制一次格式。 2、 左键双击，选中要读取格式的内容，左键双击格式刷，可以复制多次格式。按ESC键结束格式复制。 关于字体、字号和颜色 字体：要求能够根据参考样式中的字体样式，判断是什么字体。 字体的添加：从网上下载字体，文件格式为ttf格式，将下载的字体文件复制到目录C:\windows\fonts 字号：字号和参考样式中的字号大致一致即可，可以根据换行位置去确定字号。 颜色：。。。。。。 下标和上标 美化字体 学会修改美化字体 为人民服务 突出显示文本：以不同的颜色突出显示文本，使文字看上去像用荧光笔做了标记一样。 字体颜色：更改的字体的颜色。。 会使用字符间距功能修改字符间距。 项目符号：给定一组文字，可以在每一段的开始添加项目符号，作为该段落的引导符，或者更便于读者理解。 自动编号：给每一段进行自动的编号，格式和编号样式可以自己确定， 多级列表：可以区分每个段落的级别，给每一个列表设置对应的列表级别或层次格式。 要使用段落的缩进提高列表级别或降低列表级别。 l 第一章 n 第一节 n 第二节 u 第一部分 u 第二部分 段落的对齐方式 1. 左对齐 2. 右对齐 3. 居中对齐 4. 分散对齐 5. 两端对齐 行间距 说明：默认的行间距为五号字的行间距，当字体增大以后，行间距自动的增大，那么，在增大后的字体下，更改行间距可能会出现不变的情况。 除了可以设置行距为倍数外，还可以设置最小值或固定值，其单位为磅。 缩进 段落边界到左侧的距离，成为段落的缩进量。我们可以增大或者缩小段落的缩进量。 一般情况下，我们会设置首行缩进。 段间距 段间距是指段落与段落之间的距离，分为段前间距和段后间距，单位为行或磅。 首行缩进：设置每一段的第一行的缩进量为2个字符。 与下段同页，即设置两个段落的内容在同一页上。当一段转到另一页时，这一段也会随之转到另一页，一般用于表格的标题和表格的设置。 段中不分页：主要用于同一段的内容在一个页面上。 样式 Word中预先已经设置好的一些格式的集合，我们可以直接通过套用样式对一个段落进行样式修改。 复制样式：文件——选项——加载项——word加载项——管理器——找到相应的文档。 一级标题和标题1 的区别 一级标题：是段落的标题级别，只是一种级别的改变，并没有改变段落对应的格式和文字的格式。 标题1：是一种样式，一般情况下标题一中的段落级别设置为一级，但是这个级别是可以修改的。另外，在标题一中，不止有段落的级别还有段落的格式和文字的格式。应用一种样式，其实是对相对应的文字段落的多种修改。 标题1可能是一级标题，也可能是其他级别的标题。但是一级标题绝不是标题1 查找 在2010中 查找是以导航栏的形式出现的。 替换 替换，不仅可以替换字符内容，还可以替换格式。 软回车 只换行，不分段。 Shift+Enter ^l 硬回车 换行，分段。 Enter ^p 样式的替换注意： 1. 查找的对象为段落中的关键字，即含有关键字的段落都被设置成替换样式。 2. 标题1，指将段落修改为标题1的样式，而标题1char表示将查找的文字修改为替换样式，段落中其他的文字格式不变。 3. 注意，修改格式时，查找对象的格式为默认的无样式的格式，否则替换失败。 大纲级别 是对段落进行分级的一种方式， 定义多级列表 将列表的样式和样式集中的样式链接起来，可以自动对应用了样式的段落进行设置多级列表。 多级列表的每一级和样式必须是一一对应，但是呢不是固定的。 选择 在正文中 鼠标左键单击一下：定位光标 鼠标左键单击两下：选中一个词组。 鼠标左键单击三下：选中一段 在页面的左外侧 鼠标左键单击一下：选中一行 鼠标左键单击两下：选中一段 鼠标左键单击三下：全选 分页 插入分页，其实就是插入一个分页符，可以从当前光标的位置设置两个页面，如果使用回车分页的话容易造成格式改变，而如果使用分页符的话，可以避免这样的问题，因为，插入了分页符之后，两个页面就成为了独立的页面。 表格 插入表格 当插入表格后，会出现一个表格工具的选项卡，其中包含两个子选项卡，分别是设计和布局。 其中设计包含表格样式和绘图边框 布局中包含 删除 当选择删除单元格的时候，会弹出如右图所示对话框，用于确定删除后的相关操作 从上方或下方插入实际上是插入的行。从左侧或右侧插入则是插入 的列。 位置是相对于当前光标所在的单元格确定的。 合并单元格，将多个单元格合并成一个。 拆分单元格，将一个单元格拆分成多个。指定要拆分的行数和列数。 拆分表格：就是将一个表格拆分成两个。 但是对这些功能，基本上可以满足我们的需求，还有些时候，需要对表格单元格进行固定的设置。 单元格中文字的大小也会影响单元格的宽度和高度。并且在文字的影响下，对单元格的设置是无效的。 如果要强制设置单元格的宽度或高度，可以使用固定值。 重复标题行：对于一个表格来说，有些时候可能需要跨页显示，那么在第一页上有标题行，而在第二页上是没有，如果想要在第二页上也显示标题，则可以使用此命令。 表标题和表格在同一页 选中表标题，设置段落中的“与下段同页”。 设置表格的编号为自动编号。 选中要编号的单元格，使用自动编号。 1、 2、 3、 4、 5、 6、 7、 8、 表格工具的选项卡 重复标题行：当表格太长，一个页面放不下，或者由于文本的格式问题，需要跨页面显示，那么在第二个页面上的最上面一行需要加上一个标题行，就是使用重复标题行。 文本转换为表格 插入——表格——文本转换成表格 1、 列数和行数，word可以根据用户选中的文本识别。 2、 可以人为制定分隔符。 3、 逗号，使用逗号作为分隔符的话，必须是英文输入法下输入的。 4、 其他字符，可以是数字，标点符号，英文，汉字。但是被确认的分割符，必须无歧义 张三 男 18 李四 女 19 王五 男 20 插入图片 插入——图片——选择要插入的图案——插入 当插入一个图片后，会出现一个图片工具的选项卡，含调整，图片大小，排列，大小四个工作区。 删除背景：由于word中对图片的识别功能是特别有限的，所以，即便是使用这样一个功能，效果并不理想。 更正：锐化和柔化，亮度和对比度。 颜色：颜色饱和度，色调，重新着色。 艺术效果： 压缩图片 更改图片 重设图片 灰度：我们平常所说的黑白，是根据灰度值进行着色图片。 黑白：黑白图只有两种颜色，黑色和白色。 图片样式 图片边框 图片版式 图片效果 图片位置 这个位置是相对于页面来说的。 图片的自动换行——环绕方式 一般情况下，默认的换行方式为嵌入型，此种方式无法自由移动图片，它的位置即插入之前的光标的位置。 四周型、紧密型、穿越型方式都可以随意的移动图片的位置。 上下型的左右两边都没有文字的环绕。 衬于文字下方，作为一个底色区域来识别。 浮与文字上方，覆盖文字。 多个图片的位置和层次关系。 如果多个图片想要重叠放置，或部分重叠放置，那么建议修改环绕方式为紧密型环绕。 如果多个图片重叠放置的话，会有上下的顺序，可以通过进行设置。 如果多个图片位置已经确定，可以通过将多个图片组合成一个。 如果多个图片想要分散放置，并且需要对齐，可以通过使用 设置。 旋转 裁剪，可以改变图片的区域。点击裁剪之后再图上会出现八个边界点 其中每个角上各有一个，每个边上各有一个。可以拖动这些边界点进行确定边界的位置。 但是，在word中裁剪后，被裁剪掉的部分并未被删除。只是暂时的隐藏，没有显示而已。 形状 当插入一个形状后，会出现一个绘图工具的选项卡。 高度：对于平面的形状来说，高度就是实际的高度，但是对于给个直线或其他线条来说，这个高度是指两个端点之间的垂直距离。 宽度：在水平方向上的距离。 形状填充：对于平面类的形状，填充是指内部的颜色的填充。 形状轮廓：对于平面类的形状，轮廓是指边界的颜色填充，粗细就是边界的线条的粗细。虚线就是更改边界线条的线型，箭头可以设置箭头的方向和样式。 但是对于线条形状来说，这些设置都是设置其本身。 线条 矩形  SmartArt 插入smartart之后，在功能区会出现一个smartart工具的选项卡。里面包含两个选项卡，分别是设计和格式 在设计里面有一些功能区。 创建图形， 添加形状：对于一个smartart图形对象来说，word预先设定的与图形元素的个数是一定的，如果使用者感觉不够用，则可以同添加形状进行添加。 在后面添加形状：前面指的是选定的图形元素的前面，插入一个与目前选中的图形元素级别相同的图形。 在前面添加形状 在上方添加形状：是指将当前选中的图形对象降低一个级别。然后在该图形的上一个级别添加一个形状，当前选中的形状为添加形状的子对象。 在下方添加形状：是指在选中的图形对象的下一个级别中添加一个子形状。 升级：是指将当前选中的图形对象进行级别的提高。 降级：降低当前选中的图形对象的级别。 上移：指在同一级别内位置的改变 下移： 从右向左：在一个smartart图形中，对于流程图来说，可以切换箭头的方向，“从左至右”和“从右至左”的切换 布局：其实就是选择smartart图形。 这个功能区主要是用于更改smartart的颜色，可以使单色调，也可以是彩色。 Smartart样式，就是更改图形的显示方式。一般根据考试中提供的模板进行更改。 另外，每一个样式有一个名称，当鼠标在样式上方悬停时，名称就会显示出来。一般情况下，不会让考生根据名称去调整样式。 格式选项卡 此选项卡中的功能设定和形状、图片中的功能基本类似。 文本框 文本框其实是一个特殊化了的形状，与形状的区别就是预先设定好了一些格式，共用户选择使用。 文本框的大小可以根据需要进行调整。 文本框的边框颜色和线型都可以调整，也可以根据需要设置为无边框。 简单文本框的填充颜色为白色，而不是无色。可以根据需要调整填充效果为无填充。 文本框作为一个形状对象，其位置是可以任意调整的。 图表 图表一般是基于数据的一种直观化的使用方式，一般和Excel一起使用。所以在Word中如果要插入图表的话，必须要有对应的数据。 在使用饼图的时候，需要一块区域包含多个项目，我们就要在饼图编辑区域点击右键，在弹出的菜单中选择“设置数据系列格式”，这时会弹出一个对话框，更改“第二个绘图区包含的值”即可。 如果要设置其他的样式格式，也可以通过此对话框进行设置。 屏幕截图 对电脑桌面或应用程序的对话进行截图。 超链接 可以设置一组文字或一个对象链接到某个网站或本地文件。 Baidu 参考XXX 书签 对于长文档来说，一般我们可以在某一处设置一个书签，用于定位上一次设置的地方。 页眉 1. 插入页眉：直接点击 插入——页眉——选择页眉的样式，输入页眉内容。 页眉设置中横线的问题 1、 删除页眉后，横线并没有被删除 a) 页眉中包含空格、制表符或其他无法显示的字符，导致页眉内容事实上并没有被删除干净。解决方法：在页眉中多次按delete或backspace键，直到光标处于页面的中间，即可。 b) 设置页眉的时候设置了默认的格式，导致页眉为格式服务，而横线不能被删除，但是又无法确定是什么格式导致了这样的问题。解决方法：开始选项卡中的字体编辑区，点击“清除格式”即可。 c) 可以人为的去掉横线，开始选项卡中的段落功能区的框线命令，设置无框线。因为框线是段落的设置，所以一般在有文字的状态下，才可以这样设置。 2、 设置页眉后，没有横线。 a) 可以通过开始选项卡中的段落功能区中的框线命令，设置下框线即可。一般作用于有文字的页眉。 b) 页眉的框线类型也可以设置。在开始选项卡中的段落功能区中的框线命令中更改线型即可。 2. 设置花样页眉 a) 页眉的设置支持文字和图形图像，都可以设置页眉对象 3. 设置不同页眉：首先要在两个页面之间插入一个分节符，在页面布局——分隔符——分节符。分节符有两种，连续和下一页，连续的作用可以在同一个页面内放置多个分节符。而下一页，必须是在两个页面。打开页眉或页脚可以验证有无分节符，使用页眉和页脚工具——链接到前一条页眉，点击取消两个页面的链接，即可分别设置两个页面的页眉。 注意： 1、 在点击“链接到前一条页眉”的时候，可能这个按钮是灰色的，也就是说没法点击。一般有两种情况 a) 没有分节。 b) 鼠标的光标在第一节上。因为第一节上没有前一条页眉，所以，不能点击。 2、 在使用分节符的时候，如果使用连续，会导致在一个页面里面有多个分节符，这样就不好控制页面的分节。 4. 设置页码 页码的设置和页眉类似，唯一不同的就是页码的内容是变化的。 1、点击插入选项卡，页眉和页脚工作区，页码，插入页码即可 2、插入页码的时候可以设置位置和样式，在设置页码格式里面。 A设置页码的编号格式，设置起始页码或续前节 在一个文档中，设置首页无页码，第二页页码为1，以此编码 5. 设置奇偶页不同。。 6. 设置自动页眉。插入页眉后，使用文档部件中域，找到其中的StyleRef，对应要设置页眉的样式。即可。 页码 1. 插入页码，直接使用插入——页码——找到相应的页码格式，插入即可。 2. 设置不同页码，使用奇偶页不同，可以设置不同的页码。 3. 起始页码，不同节之间可以使用连续的页码，也可以使用单独的页码，可以通过续前节或起始页码为进行设定。 4. 页码的混乱，使用起始页码为进行调整。 艺术字 艺术字是一种特殊的格式，在2003版的office中，艺术字是作为图片来进行处理的，但是在2010版中艺术是作为绘图对象来处理的 。 和03版的office不一样的是，10版的艺术字具备可以随时调整的特点，也就是说，艺术字对象时刻处于可编辑状态。 另外，艺术字的样式是分别给予的，并且分别进行设置。可以通过形状样式和艺术字样式设置颜色字体等内容。 可以在文本效果中的转换菜单中设置艺术字的弯曲和其他形状样式。 首字下沉 在段落的开头创建一个大号字符。该字符可能跨多行。该字符的大小可以调整，但是在插入首字下沉之前，必须选中段落。 日期和时间 插入当前的日期和时间。 对象 插入其他应用程序创建的文档或文件对象。 在使用插入对象的时候，可以设置链接，类似于前面讲到的粘贴链接为。 fx=a0+n=1∞ancosnπxL+bnsinnπxL fx=a0+n=1∞ancosnπxL+bnsinnπxL 88 主题 选中要使用的主题，直接套用即可。 颜色：主题的颜色，不是字体的颜色，也不是背景颜色，而是整体主题的颜色。 字体：设置整个文档的字体 效果：文档的显示效果。 页面设置 顾名思义，就是用来设置页面的，也就是纸张的大小，边距等。 文字方向 文字方向的设置，是对整个文档或者说是整个小节进行的设置，不能对部分文字设置文字方向，如果要对部分文字设置文字方向，可以有两种方式，第一，插入分节符；第二，插入文本框。 页边距 Word页面中的可编辑区域的边界到纸张边界的距离，称为页边距。 页边距有四个，分别是上下左右。 但是，对于对称页边距来说，分为上下和内外侧。 页边距的设置方法： 第一、 可以通过页边距——自定义页边距——输入对相应页边距值。 第二、 可以拖动标尺进行编辑。将鼠标移动至标尺处，当鼠标样式变成双向箭头的时候，拖动鼠标，更改页边距。 纸张方向 页面方向只有两种（横向和纵向） 如果要设置不同页面的不同方向，可以在页面之间插入分节符。 纸张大小 纸张大小可以设定预设的纸张的大小，如A4等，或者设置自定义纸张大小。 如果需要设置不同的纸张大小，在页面之间插入分节符。 分栏 可以对页面内容进行分栏，栏数可以人为指定。 如果要在页面内设置部分文字分栏，插入分节符，和页面方向和页面大小不同，设置分栏用的分节符，一般设置为连续。 分隔符 分隔符分为两类，一类是分页符，一类是分节符。 分页符中包含分页符，分栏符合自动换行符。 分节符中含下一页和连续 下一页一般设置在两个页面之间，用于将两个页面分成两个小节，便于设置不同页眉页脚或其他内容。 连续既可以设置在两个页面之间，也可以设置在一个页面内，通常设置在一个页面内的时候使用连续，这样可以设置在同一个页面内的不同小节，但是连续分节符设置太多容易造成其他的问题，比如在一个页面内设置多个连续分节符会导致页码的混乱。 稿纸设置 页面背景 水印 可以使用内置的水印效果，也可以自定义水印，可以是文字水印，也可以是图片水印。 页面颜色 设置页面颜色为纯色， 设置页面颜色为填充效果 渐变色，可以设置页面颜色为渐变色，需两种颜色。 纹理，每种纹理效果都有名称，使用纹理填充页面颜色 图案，图案是预制好的图案效果，分为前景色和背景色，图案样式是确定的，颜色可以自己选择。 图片，页面颜色——填充效果——图片——选择图片，找到要设置的图片。 设置页面背景为图片的时候注意一下几个问题 1、 必须通过页面颜色设置，除非特殊说明，否则不允许使用插入图片，衬于文字下方 2、 图片的大小是确定的，所以页面的缩放会影响图片的显示，不过没关系。 页面边框 1、 线条样式，可以是虚线，实线等，可以设置线条的颜色、粗细等。 2、 艺术型，可以设置页面边框为艺术型效果，部分艺术型效果还可以更改颜色。 段落 缩进就是段落相对于可编辑区域的边界的距离，即是缩进量，单位为字符。 间距是段与段之间的距离，单位为行或磅。直接输入即可。 目录 1、 插入目录的时候，注意使用自动目录。 2、 当标题样式或内容发生改变时，注意更新目录。 3、 目录内容一般引用标题样式，所以必须首先设置标题，然后再自动生成目录。 4、 可以设置目录包含的级别数。 如果只要求在目录中显示某几个标题样式，只需将其他标题样式后的数字删除即可。 脚注 1、 脚注，即一个页面最下面的注释内容 2、 尾注，即一个文档或一个小节最后面的注释内容。 题注 指插入的对象，如表格，图片等，设置题注，用于标记。 默认的标签比较少，所以如果要添加标签的话，直接点击新建标签。 有时候对于图或表的题注设置要包含章节号，可以这样设置 图 1 示意图 交叉引用，设置了题注的对象，对于题注号和题注内容可以直接引用。即交叉引用。首先选择左边的引用类型，然后在选择右边的段落编号。如图 1所示 邮件 开始邮件合并——邮件合并分步向导 —— 选取联系人—— 插入合并域——预览——生成并编辑单个文档。 选取联系人时，注意选择具有联系人信息的工作表。 使用如果。。。那么。。。否则，可以根据条件值设置要填充的文字 当合并完成后，使用完成并合并，可以编辑单个文档， 但是注意，考试的时候保存位置必须是考生文件夹下。  Excel Excel的扩展名是.xlsx 工作簿：就是一个Excel文档 工作表：一个工作簿中含多个工作表。 行：一个工作表中包含多行，以阿拉伯数字作为标识。 列：一个工作中纵向的成为列，以英文字符标识。 单元格：在Excel中，一个小格子，就是一个单元格。用行号和列号共同标识。如：A1. 活动单元格：当前鼠标选中的单元格即活动单元格。 插入：，如果系统默认的工作表个数不够用，可以使用插入命令，进行插入工作表！ 删除：删除工作表 重命名：给工作表重新命名，可以是英文、汉字、数字等！ 移动或复制：移动工作表，，复制，移动里面没有复制的选项如果想要进行复制，要点击“建立副本命令”。 跨工作簿的移动。可以选择工作簿进行移动。如果要进行跨工作簿移动，则必须两个工作簿都处于打开的状态。 可以设置工作表标签颜色。 文件 打印 对于word来说，只要有页面，即便是没有内容，也可以打印，但是对于Excel来说，如果没有 没有任何内容的话，是不能打印的。 另外，在Excel中，默认的那些框线是打印不出来的。 选项 常规 可以设置默认的包含的工作表的数量。 还有就是设置默认的字号大小。 公式 选择性粘贴 在Excel中，大多数情况复制的内容会受到公式的限制，而导致粘贴的时候，粘贴出来的内容并不是我们期待的结果，这时候就可以使用选择性粘贴，以保证数据复制的完整性。 关于框线 在Excel中如果不予以设置框线，在打印的时候是没有框线将单元格区域分隔开的。 所谓的上下左右框线，是指当前选定的区域的上下左右 对齐方式 在Excel中，给定了留个按钮用于对齐。 包含三个水平方向上的按钮和三个垂直方向上的按钮。 用这留个按钮可以定位九个位置。  自动换行： Excel和Word不一样的是，word提供的是页面的方式，我们可以在word的可编辑区域，输入字符等内容，但是Excel并没有可编辑区域，而是提供了多个单元格，只能在单元格内部进行编辑。在Excel中，使用Enter换行是无效的，对一个单元格内使用回车命令，活动单元格移至下一个单元格，如果要单元格内部的内容要换行，则必须使用自动换行的命令。 Enter 下一个单元格 Shift+Enter 上一个单元格 Alt+Enter 单元格内换行。 合并后居中： 对于单元格的格式如果要使用两个单元格合成一个的话，那么使用合并后居中，如果不想居中，那么在设置后，可以再人为的设置，不居中！ 跨越合并，即将选中的多行单元格，每一行合并成一个。 数字 常规： Excel文档默认的格式就是常规。 数字 即数值型，可以设置小数位数，以及千位分隔符。 货币 可以设置多国的货币样式，如人民币￥，美元$。 会计专用 注意：设置会计专用的话，必须使用格式的设置，在设置小数位数等参数，不能直接加入货币符号，或其他符号。 日期型 包含长日期型和短日期型。可以设置日期的显示样式。 时间 百分比 可以把一个小数显示成百分比的样式。 文本 Excel是对数据处理专用的工具，但是我们可以在单元格内输入文本，如果输入的对象为英文或中文的话，默认为文本格式，如果输入的是数字的话，默认为数值型格式。在一个单元格中最多能够完全显示11位的数值型数据，如果一个数据多于11位，那么会自动以科学计数法的形式进行显示。如果要显示多于11位的数字，则可以使用文本类型。 设置一个单元格的文本类型有两种方式 第一个就是直接将单元格的格式改成文本 第二个就是在输入文本前，先输入一个英文输入法下的单引号 自定义 可以自定义设置单元格显示方式，以及显示的内容；如：如果要在一个单元格里面显示日期和星期，可以在自定义设置里面的日期后面加上aaaa。 设置单元格格式 文本方向：在一个单元格里面，文本的方向是可以任意设置的。除了横向和纵向以外，还以拖动右边的指针，确定文字的方向。 边框中可以设置边框线的线型 颜色，粗细，有无等设置。如果一个框线已存在，在点击该框线后，该框线消失，如果不存在，在添加该框线。 设置单元格的填充效果。 条件格式 使用突出显示规则，先定好规则。再确定显示效果。 确定选取的规则。 以及选取的数量。再确定格式。 注意：前后的排列是根据值的大小排列的。值越大 默认排列越靠前。 套用表格样式 从有无标题行，可以分为有标题行和无标题行 从框线上分，可以分为四周有框线和四周无框线和上下框线。 下面有一个表包含标题，一般情况下，按默认的设置，除非题目中有特殊说明。 当套用了表格样式之后，会出现一个“表格工具”的选项卡，在这个选项卡里，可以对已经格式化了的表格区域进行设置。当设置完成后，再正常编辑；如何让“表格工具”选项卡隐藏来呢？可以使用“转换为区域”命令。一般情况下，建议大家在套用完表格样式之后，转换为区域，否则，我们的“分类汇总”命令无法使用。 插入 删除 格式 设置行高和列宽。 如果要设置多行，需将鼠标移至行号，然后拖动选中。进行多行设置。  填充 填充柄，活动单元格的右下角有一个黑色的方块。称为填充柄。拖动填充柄，可以填充单元格，横向拖动和纵向拖动都可以。 注： 1. 切换递增与否，使用Ctrl键。 2. 如果想要按照自己的递增方式，则可以填充两个单元格，则计算机能够自动识别，序列的增长方式，并按照此方式进行填充。 在一列中填充多个不同的数据 [1] 全部选中你需要一次性向下填充的单元格； [2] 按Ctrl和G，点击“定位条件”，在对话框中选择“空值”点“确定”； [3] 依次点击“等号”键和“向上键”，接着同时点击Ctrl和Enter键； [4] 因被填充的单元格都为公式，所以为避免排序等其他操作后出现错误可将这些单元格粘贴为值。 选择 如果活动单元格位于空白区域，则使用Ctrl+A可以选中整个工作表。 如果活动单元格位于已填充区域，则使用Ctrl+A只能选中已填充区域，如果要选中整个工作表，则需要按两次Ctrl+A。 数据透视表   图表 柱形图 一般情况下，使用左上角的二维柱形图中的簇状柱形图。 1、 选中要创建柱形图的数据区域。插入柱形图。 2、 可以使用图表工具，设置图表名称。 3、 可以设置坐标轴标题。 4、 可以使用图例。 5、 可以设置数据标签，即在柱形图内显示数据大小。 6、 可以更改纵坐标轴的刻度和横坐标轴的刻度。 7、 纵坐标轴和横坐标轴的内容，可以通过选择数据来设置。或更改。 8、 移动图表，可以把当前的图表移动至其他工作表，或新建一个单独用于存放图表的工作表。 切换行/列：就是把纵坐标的数据和横坐标的数据进行切换，或者是说，行标签和列标签进行切换 点击选择数据后会出现如上所示对话框。此对话框是对参与图标的数据进行确定和整理的一个对话框。 图例项：即图例，数据图表中显示方式的一种表现。 水平轴标签：即横轴上显示的内容，可以点击编辑更改水平轴标签。 在表格中可以看到该水平轴标签引用了三列的内容用以标识水平方向上的内容。 点击红色方框框住的按钮，会出现以下对话框 然后框选要确定的水平轴的标识区域。框选以后，点击如下图所示的红色框内的按钮 然后点击确定即可。 删除部分图例项 移动图表，就是将当前做好的图表移动至其他的工作表中，或者单独成一个工作表 图表标题，即设置一个图表的标题内容和位置 坐标轴标题：包含纵坐标轴和横坐标轴标题 横坐标轴如下： 纵坐标轴如下： 为了更明显的比较各组数据的值，可以在坐标轴选项中，修改最大值和最小值的值。 图例 数据标签 迷你图 即在单元格内部插入的图表。  公式和函数 一、 公式 公式，即在使用单元格数据进行计算的时候，可以仿照数学公式进行计算，那么单元格作为运算的对象，实际上是使用单元格内部的数据。 注意事项： 1. 必须以“=”作为开头。 2. 可以做加减乘除等算术运算和罗辑运算、关系运算。 3. 运算符必须在英文输入法下输入 单元格选取 1、 单元格的选取可以是点选或输入。但是一般情况下，建议使用点选。因为输入很容易出错。 2、 单元格的选取还可以是框选，可以拖鼠标，将要选中的部分选中。 单元格的引用 相对引用 相对于某一个单元格，使用的单元格的值。 绝对引用 不管单元格如何变化，所引用的单元格不变。 分为完全绝对引用，和列绝对引用，行绝对引用。 一般情况下，区域使用绝对引用，单元格使用相对引用。 例：=SUMIF(授课信息表!$D$3:$D$72,课时费统计表!E22,授课信息表!$F$3:$F$72) 使用绝对引用可以选中要绝对引用的对象，按F4即可。 二、 函数 1、 sum函数 作用：求和 使用方法： 1. =SUM(B1,B2,B3,B4) =SUM(B1,B2,B3,B4,5,TRUE) 2. =SUM(B1:B4) =SUM(B1:B4,5) 注意事项： 1. 参数可以是单元格或数值或逻辑值。 2. 参数可以点选或框选或混合参数 3. 参数间用逗号隔开，并且逗号在英文输入法下输入。 2、 sumif函数 作用：条件求和 使用方法： 1. 有两个参数的情况，=SUMIF(L2:L19,">90")，第一个参数为实际求和区域，第二个参数为条件。 2. 有三个参数的情况，=SUMIF(C2:C19,"3班",D2:D19)，第一个参数为条件区域，第二个参数为条件，第三个参数为实际求和区域。 注意事项： 1. 明确参数的个数，根据条件和求和区域的位置。 2. 条件可以是等式，不等式，文本等合法字符串或单元格引用。但是字符串必须用双引号括起来。 3. 不等于，<> 4. =SUMIF(授课信息表!D3:D72,课时费统计表!E3,授课信息表!F3:F72)，当使用函数过程中出现跨工作表引用时，注意工作表的名称。 5. 注意相对引用和绝对引用。 3、 sumifs函数 作用：多条件求和。 使用方法： =SUMIFS(E2:E19,C2:C19,C4,D2:D19,D4)，第一个参数为求和区域，第二个和第三个参数限定一个条件，以此类推！ 注意事项： 1. sumifs函数的参数个数肯定是奇数个。 2. 参数的条件区域不能共用！ 3. 条件里面的等式和不等式适用于任何数据类型。 4. 条件顺序可以调换！ 4、 Vlookup函数。 作用：垂直查询函数 使用方法：第一个参数为查询依据，第二个参数为查询区域，第三个参数为查询要得到的值所在的列数，第四个参数为逻辑值，其中True代表近似匹配，FALSE代表精确匹配。 注意事项： 1. 第一个参数必须能够在第二个参数查询区域内的第一列找得到。 2. 第三个参数为要得到的值相对于查询依据所在的列数，而并非第二个参数查询区域的总列数。 3. 若非特殊或规定情况下，第四个参数为FALSE，即精确匹配。 4. 一句话，根据什么，去哪里，得到什么。 5. 相对引用和绝对引用。 6. 可以使用定义名称。 5、 If函数 作用：条件求值 使用方法：if（表达式1，表达式2，表达式3），首先判断表达式1的值，若表达式1 的值为非0，则取表达式2的值，否则，取表达式3的值。 注意事项： 1. 表达式1可以是关系表达式，算术表达式或单纯的数值等合法表达式。 2. 注意if函数的嵌套使用。 6、 Mid函数 作用：截取字符串 使用方法：mid（字符串，参数1，参数2），字符串是指将要被截取的对象，参数1是指截取的起始位置，参数2是指截取的字符串的长度。 注意： 1、 截取的对象可以是字符串或数字等任何合法的字符串对象或单元格引用。 2、 截取出来的数字可以当做字符串处理，也可以当做数值型数据处理。 7、 AND函数 作用：计算多个表达式逻辑与的值 使用方式：=AND（表达式1，表达式2，表达式3.。。表达式n） 注意： 1、 表达式可以为任意合法表达式。 2、 AND函数中的参数可以为多个，但是，必须是所有的表达式都为非零的时候，函数值才为1，否则，为0. 8、 OR函数 作用：求多个表达式逻辑或的值。 使用方法：=OR（表达式1，表达式2，表达式3.。。表达式n） 注意： 在OR函数中，只要有一个表达式的值为1，函数值就为1，否则，只有在所有表达式的值都为0的时候，函数值才为0. 9、 Mod函数 作用：求模函数（求余函数） 使用方法：=mod（参数1，参数2） 注意： 1、 函数值为参数1除以参数2得到的余数。 2、 假设a为被除数，b为除数，如果a-x能够被b整除，则x为余数。故余数为正数。 3、 参与求模运算的参数可以是小数。 10、 Rank函数 作用：排位函数 Rank.AVG 平均排位 Rank.EQ 并列排位,向前取排位名次 使用方法：rank.EQ(参数1，参数2，参数3)，参数1是指要排位的对象，参数2是指要排位的区域，参数3是指升序或降序。 注意事项： 1. 注意第二个参数的绝对引用。 2. 注意升序还是降序 11、 Count函数 作用：统计数值型单元格的个数。 使用方法：count（一片区域）。 12、 Counta函数 作用：统计非空单元格的个数。 使用方法：counta（区域） 13、 Countif函数 作用：条件统计函数 使用方法：countif（参数1，参数2）参数1是指要统计的区域，参数2是指条件。 14、 Countifs函数 作用：多条件统计函数 使用方法：countifs（参数1，条件1，参数2，条件2，。。。，参数n，条件n） 15、 Today函数 作用：返回当前的日期 16、 Now函数 作用：返回当前的日期和时间 17、 Year函数 作用：提取当前日期的年份。 使用方法：year（参数）参数必须是日期型 18、 Month函数 作用：提取当前日期中的月份 使用方法：month（参数），参数为日期。 19、 Hour函数 作用：提取一个时间中的小时数。 使用方法：hour（时间） 20、 Minute函数 作用：提取一个时间中的分钟数 使用方法：minute（时间） 21、 Weekday函数 作用：根据日期，返回星期几。 使用方法：weekday（日期，星期排序方式） 1 1-周日，2-周一，3-周二 2 1-周一，2-周二，3-周三 22、 Max函数 最大值函数，求一组数据中的最大值 23、 Min函数 最小值函数，求一组数据中的最小值 24、 Average函数 求平均值函数，用法同sum函数。 25、 Averageif函数 条件求平均值函数，用法同sumif函数 26、 Averageifs函数 多条件求平均值函数，用法同sumifs函数 27、 CONCATENATE函数 =concatenate（参数1，参数2，。。。。参数n） 字符串连接函数，参数可以是多个字符串，将各参数链接起来。 & 字符串连接符 非必须的情况下，建议使用函数连接，不要使用连接符。 28、 Left函数 左侧截取字符串函数， 使用方法：left（截取的对象，截取的长度） 29、 Right函数 右侧截取字符串函数 使用方法：right（截取的对象，截取的长度） 30、 Abs函数 求绝对值函数 使用方法：abs（数值） 31、 Int函数 向下取整函数 使用方法：int（小数） 7.8 7 -7.8 -8 32、 Round函数 四舍五入函数 使用方法：round（要四舍五入的数据，保留的小数位数） 保留位数 源数据 四舍五入后数据 2 123.456 123.46 0 123.456 123 -2 123.456 100 33、 Trunc函数 取整函数 只保留整数部分 7.8 7 -7.8 -7 34、 Trim函数 作用：删除字符串中多余的空格。 35、 Len函数 作用：测字符串的长度 36、 Datedif函数 DATEDIF函数是Excel隐藏函数，在帮助和插入公式里面没有。 返回两个日期之间的年\月\日间隔数。常使用DATEDIF函数计算两日期之差。 Datedif（起始日期，终止日期，返回值类型） 第三个参数有以下几种情况： "Y" 时间段中的整年数。 "M" 时间段中的整月数。 "D" 时间段中的天数。 "MD" start_date 与 end_date 日期中天数的差。忽略日期中的月和年。 "YM" start_date 与end_date 日期中月数的差。忽略日期中的年。 "YD" start_date 与 end_date 日期中天数的差。忽略日期中的年。 37、 Roundup函数 作用：向上取整函数 Roundup（参数1，参数2） 参数1为要取整的对象，参数2为保留的小数位数。 定义名称 将Excel中的一片区域，定义一个名称，在使用函数的时候，我们可以直接使用定义好的名称，而不必须去框选区域。但是，我们在使用定义名称的时候，可以不用考虑绝对引用。 获取外部数据 1、 ACCESS是一个数据库管理系统，可以直接从相关文件里面读取数据。 2、 自网站。网站上的数据，如果是以二维表的形式显示的话，我们可以直接进行导入。 3、 自文本，所谓文本，是指在。Txt文档中的数据，可以导入到Excel表中，但是在文本文档中，数据和数据之间是有间隔的，如果没有间隔的话，我们可以使用固定列宽设置。 a) 确认分隔符的类型。 b) 确定数据的类型。 4、 XML文件是一种网页文件。直接在根目录下选择相关的网页文件，然后导入数据。 a) 一个文件的扩展名决定了一个文件的类型，但是，扩展名不同，其解码方式可能是一样的，如htm和xml。但是有些时候，扩展名不同文件是不一样的。在这样的前提下，如使用不同的打开方式，就会导致错误。 扩展选定区域，如果不扩展会造成数据的不对应。 主要关键字，是指进行排序的时候的参考依据。 添加条件，在排序的情况下，主要关键字决定了排序的依据，但是当主要关键字出现重复的时候，可以再添加排序条件，用于再次确认排序。 分类汇总 1、 分类的依据。分类字段，就是根据什么区分类，要求分类的依据必须通过排序占据一段连续的区域 2、 分类的方式。平均值或求和，根据需要设置。 3、 汇总的对象，那些对象需要汇总。 4、 注意题目的要求，要不要分页显示、。  PPT（.pptx） Ppt和word和excel不同，在word中，页面视图下，可以直接在可编辑区域进行编辑文档。而在excel中，可以在某一个单元格中编辑数据或文本。但是在PPT中，刚打开时，是没有可编辑区域的。必须新建幻灯片，在幻灯片上面进行编辑，但是幻灯片上面也不可以直接进行编辑，必须插入文本框才可以，在默认的版式中，每个幻灯片自带一些文本框，这些文本框，我们称之为占位符。 新建幻灯片 可以直接新建幻灯片，也可以指定幻灯片的版式进行新建。 幻灯片（从大纲） 在填充幻灯片的时候，可能需要从word文档中读取数据或文本用于幻灯片。 重用幻灯片 可以将两个或多个幻灯片文档合并成一个。根据是否要求保留原格式选定保留格式。如果不选定，则只复制内容，不复制格式。 PPT的版式 节 在PPT中，可以设置多个幻灯片为一个小节，类似于在word中的分节符。可以通过右键——重命名进行给节设置节标题。 插入 新建相册，PPT提供了一种可以从文件中读取照片，然后读入到PPT中，并且以相册的形式展示出来。 插入超链接 超链接不仅仅可以连接到外部的网页，还可以设置链接到本文档中的其他幻灯片。 插入幻灯片编号 注意：由于主题设置的问题，可能会导致某些幻灯片没法显示编号和页脚。这个不用在意 插入音频 如果要设置音频在整个幻灯片播放期间都有音乐的话，要设置成跨幻灯片播放、。 设计 设计是指设置幻灯片的主题，由于设置幻灯片主题的时候默认的为给所有幻灯片设置同一主题，那么如果想要给选定幻灯片设置主题，则可以点击右键-选择给相应幻灯片设置主题。 切换 切换是指幻灯片与幻灯片之间的切换效果。可以设置切换效果的方向、持续时间等！ 动画 动画是对幻灯片中的对象设置的动画效果。 1、 作为一个对象：是指将选中的对象作为一个进行设置 2、 整批发送，不是一个对象，但是可以一起出现 3、 逐个，在对象中又分了多个小一点的对象，可以一个一个的出现 4、 一次级别，同一级别的对象同时出现。 对动画的排序 设置动画的时候，如果有多个动画效果不同时出现，可以改变出现的次序。 幻灯片放映 自定义放映 可以选取幻灯片中的一部分幻灯片进行组合放映。  母版视图 幻灯片母版 就是可以在该视图下，对相关的版式效果进行设置，以便于改变幻灯片的背景或其他组件 1、 设置幻灯片母版，是为了对所有的幻灯片中的组件进行修改，所以要包含所有的幻灯片版式 2、 如果只是对应设置某一个幻灯片版式，则无法改变其他版式的内容。 视频教程笔记 第23套 Excel =COUNTIFS(成绩单!$A$2:$A$950,按班级汇总!A2,成绩单!$B$2:$B$950,按班级汇总!B2) 使用的是countifs函数 本函数中的参数个数为偶数个，其中两个一组，限定一个条件。 第一个参数为条件区域，第二个参数为条件值。当两个条件同时成立时，函数就记一个数，最后函数的返回值为满足两个条件的对象的个数。 =MAX((成绩单!$A$2:$A$950=按班级汇总!A2)*(成绩单!$B$2:$B$950=按班级汇总!B2)*成绩单!$D$2:$D$950) (成绩单!$A$2:$A$950=按班级汇总!A2)，限定区域中与等号后的单元格相等的单元格，如果有一个则该等式的值为1，否则为0.当两个等式同时成立的时候，证明符合条件，找出最大值。 Ctrl+Shift+Enter 回车是对整个区域的确认，而该组合键是对分组的确认。 注意： 1、 等式中的左边是一个区域，而右边是一个单元格，这样做比较是不是合法的。这个不是区域和单元格的单纯比较，而是在区域中限定单元格。 =MIN((成绩单!A2:A950=按班级汇总!A2)*(成绩单!B2:B950=按班级汇总!B2)*成绩单!D2:D950) 求区间最小值，结果为0. 在求最小值的时候，0作为一个参与比较的对象参与了比较，所以导致算出来的值为0. =MIN(IF((成绩单!$A$2:$A$950=按班级汇总!A2)*(成绩单!$B$2:$B$950=按班级汇总!B2),成绩单!$D$2:$D$950)) 此为正确公式。