往来业务管理的类型、流程、一般管理办法.docx

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往来业务管理的类型、流程、一般管理办法 一、类型 往来业务是指资金的往来业务，包括个人往来业务和单位往来业务。个人往来业务是指企业与单位内部职工发生的往来业务；单位往来业务是指企业与外单位发生的各种债权债务业务，分为与客户往来业务和与供应商往来业务。 二、流程 （一）单位往来债权业务 1.采购预付款审批支付流程 1.采购部与供应商协商，采购合同规定有预付款支付内容 2.采购员根据采购订单预算情况，根据合同计算预付款数额，填写《预付款申请书》报采购经理审核。 采购员提出预付款支付申请 1.审核《预付款申请书》内采购货物名称、总库存、供应商的信用额度、账期、现有库存、采购数量、单价、金额（小写金额）、支付方式等项目的真实准确性 2.审核合同内容和支付方式，确保合同的准确执行 3.审查并合理安排本部门的《采购资金排款计划》 采购经理审核 采购总监审核 采购总监审核《预付款申请书》内容的真实准确性，必须保证采购的必要性、预付款的合理性 1.负责审批下列范围的计划内预付款：①结束合作品牌最后一次付款；②黑名单上供应商恢复往来的第一次付款；③单项计划内采购超过预付限额的付款 2.负责所有计划外预付款的审批 总经理审批 1.审批前一笔预付款的进货、发票到位情况，保证前期预付款已货票两清 2.查看对应供应商的往来账，按规定要求供应商及时配合对账 3.审核《预付款申请书》内容填写的规范性、款项金额大小写的正确性，是否有涂改、划线的情况。若有，则需确认 往来会计审核 审核和确认供应商的身份，审核公司资金安排计划的合理性，安排编制并审核预付款支付确认书，保证结算的安全准确 结算主管审核 1.出纳凭预付款支付确认书支付预付款，并向供应商财务人员索要发票 2.项会计人员转交预付款支付凭证 出纳支付预付款、索取发票 财务部会计人员接收预付款支付凭证、发票等原始凭证，进行会计记录、登帐和相关的账务处理 接收发票、会计处理 2.应收账款管理及催收流程 应收账款专员 财务部 法务部 财务总监 部门 步骤 ①做好应收账款记录 做好基础记录 ②跟踪、掌握客户动态 账款 分析 ③定期分析应收账款请款 ④召开应收账款确认会 账款催收确认 督促催收 账款 催收 二次催收 付款 否 付款 ⑤法律诉讼 否 是 是 ⑥财务处理 账务 处理 审核 ⑦编制《银行存款余额调节表》 存档 关键步骤说明： ①应收账款专员根据储运部发货后的出库单、发货单及客户签署的随货通行单，登记应收账款的详细情况，编制《应收账款明细表》。 ②对每一笔应收账款，都要检查是否有超过信用期限的记录，并通过各种渠道了解客户欠债总金额及已到期债务的增减动态。 ③定期进行应收账款的账龄分析和周转率分析，编制《应收账款账龄分析表》，并结合客户信用、欠债情况开展账款催收工作。 ④对于当月该到而未到账的应收账款，应收账款专员应及时召开确认会，列入催收计划。 ⑤对于经二次催收仍未收回的账款，财务部应将催收工作转交法务部；后者与客户交涉。争取运用法律手段收回账款，降低损失。 ⑥财务部收到货款后准备销售发票，并进行应收账款的确认、核销和登帐工作。 ⑦每月月底，资金主管依照银行对账单编制？《银行存款余额调节表》，并将该表呈交财务总监审阅，确保账实相符。 3.应收票据会计处理流程 购货方 往来会计 财务总监 部门 步骤 开出票据 ①确认、核查 审核 接收 票据 填制记账凭证 ②填制记账凭证 审核 背书转让处理 背书转让 是 否 到期付款 ③背书转让处理 兑现 账务 处理 ④付款账务处理 是 ⑤转为应收账款 否 关步骤说明： ①购货方签发商业承兑汇票并承兑，财务部确认其面值及期限，并报财务总监审核。 ②财务部往来会计按票据的不同类别填制记账凭证。 ③如果将企业持有的应收票据背书转让以取得所需物资时，往来会计按审核后的原始凭证填制记账凭证，经主管会计审核后登记明细账。 ④应收票据到期收回款项时，编制记账凭证，由主管会计审核后登记明细账、总账。 ⑤到期时，承兑人违约拒付或无力支付票款，财务部收到银行退票或相关证明时，做相应的账务处理，将到期票据的票面金额转入“应收账款”账户，并计提坏账准备。 4.呆账坏账审批确认流程 财务部 往来对账员 财务部会计 权限领导 部门 步骤 ①汇总原始凭证、应收账款入账 应收账款入账 提交销 售凭证 审核 ②登记总账 应收账款分析 、检查 ③应收账款分析、检查 应收账款申报 ④初步认定坏账并进行确认申报 ⑤确认 收回 坏帐 确认 否 责成相关人员查明原因并收回账款 不同意 ⑥预计坏账损失并确认 ⑦审核 同意 备案 账务 处理 ⑧坏账账务处理 关键步骤说明： ①财务部会计汇总销售部提交的销售凭证，并根据原始凭证填制记账凭证，交主管会计审核后登记《应收账款明细账》。 ②会计期末，登记总账，交主管会计和财务部经理审核。 ③会计期末，往来对账员检查应收款项，分析应收款项的特性、金额大小、信用期限、债务人的信誉和当时的经营情况等因素。 ④往来对账员根据本企业制定的坏账政策，初步认定坏账，并填制《坏账审批确认表》进行申报。 ⑤《坏账审批确认表》交销售员确认坏账，说明原因，并经由销售经理审核确认。 ⑥会计人员对《坏账审批确认表》进行审核，确定各应收款项的可回收性，预计可能产生的坏账损失。 ⑦根据损失的大小和企业各级领导的审批权限申报确认坏账；若相关领导不同意将该应收账款转为坏账，会责成相关部门及人员收回账款。 ⑧对已确认为坏账损失的应收账款，应借记“坏账准备”，贷记“应收账款”，年末转出坏账准备余额，并计提下一年坏账准备。 5.应收账款坏账处理流程 制定计提坏账准备的政策 财务经理组织财务部人员制定计提坏账准备政策，报财务总监审核后，根据其意见进行修改 财务经理分析客户的信用情况、各项应收账款收回的可能性，选择估计坏账损失的方法，估算坏账损失 估计坏账损失 财务经理按估计的坏账损失，计提坏账准备，借记“管理费用”，贷记“坏账准备” 计提坏账准备 财务经理将应收账款入账，会计期末对各应收账款的收回、催收情况进行检查、分析，进行坏账确认工作，并将确认结果报财务审核 坏帐确认 财务经理计算应补提或冲销的坏账准备金额，如应补提，借记“管理费用”，贷记“坏账准备”，如应冲销，借记“坏账准备”，贷记“管理费用” 计提或冲减 若企业上年度已冲销的坏账准备又收回，款项已存入银行，则应借记“应收账款”、“其他应收款”等科目，贷记“坏账准备”，借记“银行存款”，贷记“应收账款”、“其他应收款”等科目 相关账务处理 （二）单位往来债务业务（付款业务流程） 提出付款申请 采购部门 会计部门 确定结算方式 卖方发票 应付账款 供应商 预付账款 付款审核 应付票据 编制付款单据 出纳人员执行付款 采购订单 付款支票 采购申请单 采购订单 附件： 附件： 验收单 采购合同 卖方发票 付款申请单 验收单 卖方发票 编制记账凭证 采购明细账 编制记账凭证 审核 核对 记账凭证汇总 记账凭证汇总 明细账 应付账款总账 登记银行存款日记账 核对 明细账 物资采购总账 明细账 银行存款总账 明细账 财务费用总账 采购部门提出采购申请环节是采购业务和付款业务的连接点。采购部门向企业会计部门提交采购付款的申请，会计部门收到有关资料后，主要从以下两个方面开展会计系统的控制工作： 第一，将供应商发来的采购发票交给企业监督部门进行审核 出纳人员根据审核后的原始凭证支付款项，在付款凭证的后面至少应该带有的附件有：付款支票、采购订单、验收入库单、供应商发票。 出纳人员还要根据这些原始凭证编制记账凭证，并进行记账凭证的审核，然后，按审核后的记账凭证编制汇总表并登记银行存款日记账。同时，出纳人员还要配合采购部门的工作，共享有关原始凭证的信息，由采购部门登记采购明细账。 第二，会计部门根据采购部门的付款申请，确定科学、合理、有效的结算方式 会计部门进一步在应付账款、预付账款和应付票据记录采购付款形成的负债。确定了支付方式之后，由出纳人员进行支付，会计人员要根据支付情况编制付款凭单，并据此编记账凭证，然后，将记账凭证交给监督部门审核。主管会计人员依据审核后的记账凭证，编制汇总表，登记各个负债、管理账户的总账和明细账。 此后，会计人员至少还要进行两项工作：一是定期对采购付款有关账户的总账和明细账进行核对；二是定期将应付账款明细账和供应商陆续提供的卖方发票进行核对。 （三）个人往来业务 三、一般管理办法 （一）应收账款业务控制 应收账款控制的关键控制点有：应收账款记录控制、应收账款客户分析控制、应收账款收款控制、坏账控制、计提坏账准备控制和应收票据控制。 1.应收账款记录控制 应收账款记录控制要求做到以下几点： (1)设置应收账款总账和应收账款明细账进行核算。 (2)应收账款记录必须严格以经销售部门核准的销售发票、发运单等作为依据，防止虚记应收账款。 (3)单位应当按照客户名称设置应收账款台账，及时登记每一位客户的应收账款余额的增减变动情况和信用额度的使用情况，定期编制应收账款余额核对表或对账单，每年至少一次向欠款客户寄发对账单。编制该表的人员不能兼任记录和调整应收账款的工作。 2．应收账款客户分析控制 (1)单位应建立应收账款账龄分析制度和逾期应收账款催收制度。 (2)对应收账款实行单个客户管理和总量控制相结合的方法。 (3)单位应定期按照应收账款账龄来编制应收账款分析表，按照应收账款账龄分类估计潜在的风险，正确计算应收账款的实际价值。 3．应收账款收款控制 (1)各单位应在单位内部明确经济责任，建立奖惩制度。 (2)规定赊销管理权限。 (3)采取销售折扣方式。 (4)确定合理的信用政策。 (5)对赊销期较长的应收账款，合同或协议条款必须清楚、严密。 (6)选择坚挺的货币作为结算货币，避免外汇汇兑损失。 (7)对停止偿还欠款的客户，实行协议清算。 4．坏账控制 (1)坏账确认控制。 (2)坏账批准控制。 (3)坏账处理控制。 5．计提坏账准备控制 各个单位必须按照会计制度的要求，正确计提坏账准备，包括选择合理的计提坏账准备的方法，正确计算坏账准备金，对坏账准备进行正确的会计处理，以及不得计提秘密坏账准备金等。 6．应收票据控制 (1)单位在接受应收票据时，要按《票据法》和《支付结算办法》中对商业汇票的具体规定，仔细审核票据的真实性、合法性，防止以假乱真，避免单位资产遭受损失。 (2)单位应收票据的接收、贴现和换新，必须经由保管票据以外主管人员的书面批准并定期向出票人函证。 (3)正确进行应收票据的账务处理。 (4)各个单位要指派专人保管票据，并制定逾期票据的冲销管理程序和逾期票据的追踪监控制度。 （二）付款业务控制 付款业务控制的关键点主要包括：应付账款和应付票据付款业务控制、预付账款的付款业务控制和资金支付控制。 1.应付账款和应付票据付款业务控制 应付账款业务控制： (1)职务分离控制 (2)应付账款账簿控制 (3)对现金折扣的控制 (4)应付账款的对账控制 应付票据业务控制： (1)应付票据的簿记控制 (2)岗位和职务控制 (3)应付票据的核对控制 2.预付账款的付款业务控制 (1)授权审批控制 (2)业务程序控制 (3)预付账款的记录控制 3.采购业务资金支付控制 (1)付款过程的审核控制点 企业会计部门应审核各业务部门提交的原始凭证，审核采购发票、验收入库说明等单据的内容是否完整、记录的数量、金额是否正确，是否执行了规定的业务程序等。企业采购部门要负责审核采购申请、验收部门的验收单以及供应商提供的采购合同，最后，才能将审核后的单据交给财务部门进行会计处理。 财务部门还要对应付账款的付款凭证进行审核，检查付款申请是否经过了授权审批程序。对于已经得到支付批准，并已经付款的业务，付款人员要在采购发票上盖章以示支付，并妥善保管有关凭据，防止资金重复支付。对于应付票据的管理，采购部门对商业票据的使用需要得到有关部门的审批。 (2)款项支付控制 企业会计部门要对所有的申请、票据和文件资料进行严格的审核，并且，企业高层管理者还要对付款资料进行复核，出纳人员在得到批准后才能进行款项支付。企业已经确定的负债，采购和财务部门应根据采购合同的规定时间进行款项的支付，采购人员要按业务程序及时办理对供应商的付款业务，编制相关的付款申请，并要经过主管人员的批准。会计人员要协同采购人员按有关支付申请和采购单，编制记账凭证及办理款项支付结算工作。出纳人员在办理付款业务时，要对采购发票、采购合同以及有关税费凭据进行严格的审查，核对无误后，会计人员要按规定的结算方式办理货款的支付业务。 (3)采购付款记录控制 企业会计人员要在进行付款业务的同时，及时登记相关的会计账簿和凭证，并做好有关会计核算工作。会计人员要对已经办理了支付手续的采购付款业务进行会计核算，编制记账凭证，并登记有关资金账户。会计人员还要及时核销已经完成了付款程序的采购业务，并对应付账款、预付账款等重要账户进行严格的管理。会计部门要定期进行会计账簿的核对，对付款业务的相关记录进行核对，预防错误和舞弊现象的发生。 企业对付款业务其他资料的控制还包括：明确付款业务记录的职责分工，对采购付款业务有关凭证和文件的使用、记录传递、保管和作废等流程进行严格的控制。