恒逸集团采购信息平台技术方案.doc

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恒逸集团采购信息平台 技术方案建议书 中国招标信息网 在线招投标项目中心 杭州华炬科技有限公司 二零零五年十二月 目 录 一、 为什么要上电子采购？ 4 二、 项目背景 6 三、 需求分析 6 四、 服务体系 7 五、 技术方案 7 i. H-EBP1.0简介 7 ii. 系统特点 8 iii. 设计原则 8 iv. 系统架构 10 v. 功能概述 12 n 5.1系统管理模块 12 5.1.1 组织结构管理 12 5.1.2 部门机构设置 12 5.1.3 工作流管理模块 14 5.1.4 流程定制 17 5.2.1 采购目录分类 19 5.2.2 采购目录查询 19 5.2.3 采购权限分配 20 5.2.4 采购目录分级 20 5.2.5 采购产品目录导出 20 5.2.6 采购产品目录导入 21 5.3 供应商管理 21 5.3.1 供应商注册 22 5.3.2 供应商认证管理 23 5.3.3 供应商的启/停用管理 23 5.3.4 供货资质管理 24 5.3.5 供应商密码锁定 24 5.3.6 保证金的维护 24 5.3.7 供应商数据导出 25 5.3.8 供应商考核 25 5.4 采购实施 25 5.4.1 招标采购 25 5.4.1.1 业务操作人员编写、发布招标公告及标书 26 5.4.1.2 下载标书阶段 27 5.4.1.3 供应商投标阶段 28 5.4.1.4 网上开标及确定中标人阶段 29 5.4.1.5 发布中标结果 31 5.4.1.6 招标采购参考流程 32 5.4.2 竞价采购 33 5.4.2.1 业务操作人员编写、发布竞价文件及公告 33 5.4.2.2 下载标书阶段 33 5.4.2.3 供应商参与竞价阶段 34 5.4.2.3.1 项目信息管理 34 5.4.2.3.2 产品信息管理 34 5.4.2.3.3 延时规则 34 5.4.2.3.4 针对投标商的保密规则 34 5.4.2.3.5 报价规则 35 5.4.2.3.6 权重规则 35 5.4.2.3.7 竞价大厅 36 5.4.2.4 评标阶段 39 5.4.2.4.1 选择中标人。 39 5.4.2.4.2 发布竞价结果，同时处理供应商的质疑或者悔标 39 5.4.2.5 竞价参考流程 39 5.4.3 询价采购 40 5.4.4 网上谈判 41 5.5 订单管理 42 5.5.1 普通订单 42 5.5.1.1 发送订单 42 5.5.1.2 跟踪订单 43 5.5.2 突发订单 44 5.6 库存管理 44 5.6.1 库存导入 44 5.7 合同管理 45 5.7.1 合同生成 45 5.7.2 合同查询 46 5.8 财务管理 47 5.8.1 保证金管理 47 5.8.2 发票管理 47 5.8.2.1 发票签收 47 5.8.2.2 发票确认 48 5.8.2.3 财务确认 48 5.8.2.4 发票查询 50 5.8.2.5 打回发票查询 51 5.8.3 在线支付 51 5.9 采购业务统计 52 5.9.1 物料的统计 52 5.9.2 统计格式 52 5.10 信息发布管理 54 5.10.1 公告信息 54 5.10.2 内部信息 56 5.10.3 消息提醒 56 5.10.4 新闻信息 57 5.10.5 交流中心 58 5.11H-EBP1.0的系统技术特性 58 5.11.1先进的体系架构 58 5.11.1.1多层体系结构 58 5.11.1.2采用了Java技术平台 59 5.11.2灵活的应用框架 59 5.11.2.1采用MVC应用框架 59 5.11.2.2Hibernate对象关系映射 59 5.11.2.3符合WFMC的工作流引擎 60 5.11.3 XML/Web Service 60 5.11.3.1 XML 60 5.11.3.2 Web Service 61 5.11.3.3强大的安全保障 61 5.11.3.3.1采用https加密传输 61 5.11.3.3.2采用数字证书技术。 61 5.12 H-EBP1.0的系统软硬件支持方案 62 5.12.1 软件系统 62 5.12.2 数据存贮 62 5.12.3服务器 62 5.12.4 H-EBP1.0的系统软件一览表 64 一、 为什么要上电子采购？ 如果一个企业将采购节省5%，其获利平均提高30%。 —— 《哈佛商业评论报告》 采购和销售是公司唯一能“挣钱”的部门，其他任何部门发生的都是管理费用！ —— GE 前CEO杰克-韦尔奇 i. 电子采购已成趋势 企业采购成本每节省的一分钱，直接反映在利润上。因此，在销售、加工、采购三部曲中，更多的企业已经将“采购管理”看作最大的利润源。 随着全球经济的一体化，社会分工的专业化，越来越多的企业感觉到，采购成本控制不仅仅依靠一个企业内部采购管理的优化，还需要依靠与每一个供应商之间的合作，乃至整个产业链的优化。因此，企业的采购也不仅仅是企业内部的优化，而要在整个供应链上进行优化。而这种优化，必须依靠功能强大的采购与供应链管理软件，或者更确切的说，必须依靠功能强大的供应链管理电子网络。 电子网络 规模*广度 边际成本 边际效益 最佳点 “老” 最佳点 “新” 专业化程度 依靠电子网络，供应链上的企业可以创造边际成本更低，边际效益更大的经济合作模式。国内亦不乏有识之士… … 联想 2002 年投入 3000万元 上线i2，hp SCM项目。 秦皇岛电厂 2001 年投入 1000万元 上线Oracle Markets Place 项目。 中国石油 2001 年投入 400万元 上线Ariba IBM，能源一号采购网项目。 大唐电力 2004 年投入 260万元 上线SAP SRM3.5系统，进行电力备件采购管理。 海尔集团 2001年投入 180万元 上线SAP SRM2.0 系统，进行采购及物流管理。 宁波波导 2005年 … 济南柴油机... 中国石化… TCL集团… 这些项目每年分别为上述企业节省几千万元。 ii. 电子采购为企业带来的效应 企业的生存与发展关键在于在适当的时间、适当的地点，以企业最低成本生产客户最想要的东西。电子采购恰恰能够极大地降低采购成本。根据Aber1deen Group Int《internet Procurement》显示，电子采购能给企业带来以下效益： 降低产品采购成本12% 较少库存资金占用38% 减少采购申请和采购单日常处理费用64% 缩短采购申请和采购订单日常处理周期76% 二、 项目背景 浙江恒逸集团有限公司组建于1994年10月，是一家以聚酯、纺丝、织造为主，集产学研、技工贸于一体的国家大型企业。集团现有总资产近50亿元，占地面积53万平方米，员工4000余名。公司年产聚酯切片8万吨，熔体直纺涤纶长丝52万吨，年加工涤纶丝30万吨，年产各类服装面料3500万米，开发新型面料200余款，年进出口额超过1亿美元。 公司于1998年在萧山纺织行业中率先通过ISO9002质量体系认证，2000年被评为全国质量管理先进单位，2003年进入中国企业500强。 据初步估算，恒逸集团每年综合采购金额达到70 — 80亿元人民币，根据常规电子系统运作节资数据推算，成功实施在线招投标平台，可为集团每年节省采购成本15%左右，即节省采购成本10亿元左右。 近年来，市场竞争越来越激烈，为了改变目前的管理状况，同时发挥电子采购的管理效应，降低采购成本，缓解激烈的市场竞争带来的巨大成本压力，和更好地与供应商达成战略伙伴关系，经过双方的共同努力，整理成为本方案建议书，以作为恒逸实施电子采购的参考文件。 三、 需求分析 恒逸采购信息平台由集团公司统一进行管理，各分公司共同使用并达到资源共享。 此采购系统共涵盖目录管理、供应商管理、采购实施管理、订单管理、库存管理、合同管理、采购业务统计分析等功能模块。 实施后，恒逸集团各分公司可通过此平台对生产性物料及非生产性物料通过招标、询价、竞价或谈判的形式进行采购，集团公司进行监督管理。 同时集团公司有权查看所有供应商及采购产品目录，各分公司只能管理及维护自己的供应商库及采购产品库。 财务部门可查看以往执行价格，并可参照以往价格作预算。 采购实施结束后可将价格转入价格库或自动生成订单。 订单管理分为普通订单和突发订单。 系统需对采购业务数据进行统计，包括物料、价格、供应商数据、采购量数据进行汇总统计。 合同管理需以订单为单位进行管理。 对供应商供货情况综合评测。 实现简单库存管理。 实现采购门户上的信息发布。 四、 服务体系 我们的服务对象包括： 电子招标采购厅：为企业采购业主提供信息咨询、采购代理、电子采购平台服务；为供应商提供信息获取与发布、培训等服务。 H-EBP1.0电子采购方案：为企业提供采购业务咨询、采购平台建设、平台运营维护、供应商培训等服务。 由此可见华炬能够从容面对的种类繁多如此庞大的客户群必须基于完善的客户服务体系，我们秉承以客户为中心的服务理念，建立一套完善的客服制度和培训机制。 五、 技术方案 i. H-EBP1.0简介 H-EBP1.0（Huge E-Bidding Plans）是华炬提供的第二代电子采购全面一体化解决方案。其技术构架完全基于最新的互联网技术，涵盖了企业采购从采购计划、采购路线制定、供应商管理、采购实施、订单、库存、财务结算、采购决策支持的全过程的模块支持，结合先进的工作流引擎可以轻松实现企业组织内部的采购供应系统的任意商业运作流程及业务规则。 ii. 系统特点 在业务模型设计上，华炬 H-EBP1.0涵盖了多种企业组织结构形态、多种采购模式、多种管理流程设计，对各种采购组织环境有极强的适应能力。 对于企业采购过程中的目录管理、采购定价、供应商选择、采购路线制定、采购过程实施、采购协同、信息发布的各个环节提供了强大的功能支持； 在采购方式上，H-EBP1.0具有先进的在线招标、竞价、谈判、询价平台，帮助企业根据自身需求构建适合自己的采购体系模型。 　　 H-EBP1.0 拥有极佳的扩展性能，采购方不但可以实现采购平台同组织内部商业过程和系统集成，同时可以实现与交易合作伙伴、供应商的商业过程及系统实现无缝的集成。 H-EBP1.0结合了现今国内的采购管理模式和应用环境，在应用设计上完全基于国际先进的采购技术，同时在实施上遵循从战略到实务、从方案到技术的原则。 H-EBP1.0支持多种运营模式，包括购买、租用、代理等。 iii. 设计原则 先进性和实用性原则 采用先进的设计思想和设计方法，坚持一切从实际出发，一切为用户着想的原则，系统的建立以用户的需要作为设计的出发点和归宿，求得先进性和实用性相统一。 应用系统方面尽量采用可重用模块、中间件、构件等，实现应用系统的易扩充、易使用、易维护与高可靠性。服务器和网络方面以优化通讯流量，提高系统的管理性和安全性为重点。 可靠性与安全性原则 确保系统的正常运行和数据处理的正确性，在硬件的选型和配置、软件的组织和设计方法的选择、数据的安全性和完整性、以及系统的运行和管理等方面都相应采取必要的措施。并且，防止和恢复由内在因素和危机环境造成的错误和灾难性故障、确保系统数据获取可靠性。通过完整的安全体系，保障数据安全和系统安全。 开放性与标准性原则 系统从网络协议、系统平台、开发工具，都遵循通用的国际或行业标准，在硬、软设备的互连上，系统升级、扩充和更新上，应用目标和功能变化上，以及在其它外界环境变化上，都有较强的适应能力。即当这些因素发生变化时，系统可以不作修改或作少量修改就能在新环境下运行。 可扩展性和可定制性原则 系统设计考虑到用户需求的不断变化，提高系统的适应性和灵活性。应用系统的数据结构易修改，单位归属易重组和调整，信息代码自动管理，原始数据易扩充，数据处理算法易修改，界面可由用户自定义，分析可由用户自定义和组合，网站的硬件系统采用模块化的设备，可以随着系统平台应用的逐步完善和用户的逐渐增加，进行不断的扩展，保证整个系统可以平滑地升级。 可操作性原则 确保系统对用户的友好性、可操作性，使系统便于用户的理解、学习、掌握和使用；人机界面友好，具有很强的在线帮助功能，方便操作和维护。 集成性与软件工程原则 软硬件系统之间可以方便地实现集成。使系统搭建过程中无需花费过多的精力从事于系统平台的集成，而将精力集中到网站应用系统的开发和调试中，集成的应用系统降低了系统维护的难度和要求，也方便用户日后的应用和管理。 在系统设计和实施过程中，严格遵循软件工程的观点和方法进行工作。自始至终考虑到系统的整体性、层次性、相关性、目的性、时间性和环境的适应性。 iv. 系统架构 用 户 视 图 (View-JSP) 数据访问对象(DAO-Hibernet) 业务逻辑控制(Control-Struts) 业务模式(Model-Servlet) 业务展现层 业务逻辑层 数据访问层 数 据 库 浏览器 应用程序 用户访问层 Web服务调用 数据层 华炬H-EBP1.0基于业界广泛使用的Java、XML、WebService技术，采用先进、成熟的J2EE体系N层架构和先进的具有自主产权的工作流技术，提供了一个健壮的、可移植的、与平台无关的、适用于多种数据库的、能够实现高度复杂业务逻辑的运行环境。 N层体系架构 华炬采购管理系统采用多层应用软件体系结构，将业务展现、业务逻辑、数据访问、数据存储进行分离，这样的体系结构。对于数据层数据的访问，采用实体对象关系映射技术将数据库的数据表及关联映射成数据实体对象及对象关系，如此一来，业务处理的对象不再需要关心业务数据存放在什么类型数据库、哪个数据库以及库表结构发生的变化，业务逻辑只需要处理已经映射对象的业务数据实体；将各种业务逻辑作为应用服务进行封装，这些应用服务可重用、易扩展，并可集成或重组生成新的应用，具有很强的灵活和伸缩性。对于业务展现层，所有的业务实现都是透明的，它们面对的是一个个封装好的应用服务，这样一来同一业务数据可以以不同的方式展现在用户面前，调用的却是同一应用服务；确是提供由于其灵活的伸缩性，非常适合Internet应用，已经成为应用系统开发的主流基础平台。 1. 跨平台 华炬H-EBP1.0基于先进的J2EE架构，采用成熟的Java技术开发，并以业界流行的Jakarta Struts MVC框架进行组织和驱动，最大的特点就是其跨平台性和可移植性即“一次编译、随处运行”；因此华炬采购系统可运行于各种主要的操作系统平台，包括Unix（如Sun Solaris、IBM AIX等）、Linux、Windows NT/2000等。同时系统基于标准的http协议，B/S(Browser/Server)架构，使用J2EE架构中标准的、成熟的Java Servlet和JSP技术，因此我们应用服务可以部署于各类符合J2EE规范标准的应用服务器中，如：Tomcat、Jboss、Resin、Weblogic、WebSphere。客户端无须安装，只要具备可上网的浏览器即可进行登录。 2. 支持多种数据库 华炬采购管理采用对象关系映射技术开发了强大的数据库映射工具，它融合了业界流行的各种数据库驱动模式和主流数据库（Oracle、DB2、MS Sqlserver、mysql、PostgreSQL等）的接口，通过映射工具我们可以将各种数据库的数据表根据建立的映射关系转化为数据实体对象。使得我们的系统能够在多种数据库上流畅运行。 评标专家用户 供应商用户 v. 功能概述 企业采购门户网站 系统管理 采购目录管理 工作流引擎 供应商管理 竞价、拍卖 恒逸集团采购平台 集团采购中心 各分公司 询价管理 需求管理 订单管理 统计分析 管理 信息发布管理 采购计划管理 评标专家管理 采购商品管理 在线对帐管理 在线招标管理 财务管理 消息管理 在线支付管理 n 5.1系统管理模块 系统能够完全的实现系统内部组织结构管理、工作流管理、消息管理、信息发布设定等功能。 5.1.1 组织结构管理 组织结构管理模块主要为该采购管理信息平台提供用户工作权限的管理，包括采购用户和供应商用户，以及用户的独立权限管理服务。实现方式是通过组织机构设置、职务设置及用户设置组合加以实现。 5.1.2 部门机构设置 系统可以任意搭建树形结构的组织机构。部门可以任意添加，任意欠套。部门可以增加、删除、修改。每一个用户必须隶属于一个部门，并具备这个部门的权限。 5.1.2.1 职务设置 系统提供了职务设定，当为一个用户赋予了某一个职务，则这个用户具备该职务的所有权限。可以定制多种职务名称，并且菜单操作权限可以绑定一个或者多个职务。 5.1.2.2 权限设置 本系统中权限指菜单，如果某个主体拥有某个权限，则该主体就可以看到这个菜单，并能够操作这个菜单所对应的功能。 权限的设定可以按照部门、职务、用户来赋予。当菜单的操作权限赋予了某一个部门，则属于该部门的全部用户均可以操作该菜单。当菜单的操作权限赋予了某一个职务，则属于这个职务的全部用户均可以操作该菜单。当菜单的权限赋予了某一个用户，则该用户可以操作该菜单。当一个菜单既赋予了一个部门，又赋予了一个职务，则只有属于该部门，并且属于该职务的人员才能够操作该菜单。 菜单的权限赋予方式分为“屏蔽”和“非屏蔽”两种，当设置了屏蔽，则只有该用户（职务、权限）可以独立具备此功能，其他用户如果没有明确赋予该菜单操作权限的用户（职务、权限），将不能够操作此菜单。 管理员可以建立相关的用户权限，可以通过部门、职务与用户组三项匹配实现用户的项目操作权限和业务管理权限。如下图所示： 基本权限 菜单1 菜单3 菜单1 菜单3 菜单2 职务 部门 张干事 业务员 部门1 职务 部门 李经理 经理 部门2 权限组合示意图 针对系统中的不同类别的用户，我们相匹配的权限组。 5.1.2.3 用户设置 管理员可以建立各部门用户帐号，并可以随时修改他们的密码及其它相关信息。 建立用户时，需要填写用户基本信息，如姓名、电话、邮箱等；用户可以修改其基本信息，如电话、密码等。同时管理员需要赋予用户职务，职务则关联权限。 5.1.2.4 目录权限 目录权限，包括BOM对应权限，在“采购目录”的权限管理中设定，此处只进行封装好的目录权限的授权。例如已经封装了BOM1，则将具有操作目录权限1的权限组赋予某一个职务即可，在职务管理中进行维护。但是封装目录权限是基于目录进行操作的，在目录管理中进行维护。 5.1.3 工作流管理模块 华炬工作流引擎应用分成几个阶段： 任务管理 可视化建模 流程定制（包括视图） 流程操作 首先由通过“任务管理系统”建立新的任务，定义其信息项组成、数据类型等各种交互信息；然后通过“可视化工作流程建模工具”，建立工作流模型定义(Process definition)，生成新的流程模板文件并上传到服务器；接下来通过“工作流管理系统”对流程内的每个任务针对不同的用户角色定义其访问、操作权限和视图；业务流程定制好后，即可在该业务下建立项目(称为该流程的一个实例)，进行项目运作。 5.1.2.1 任务管理 任务管理用于定义和管理任务。系统内部可以定义一个新的任务，可以对任务的页面内容进行修改、调整信息项的顺序、删除或修改信息项的类型定义等信息： 超级管理员可以录入任务信息的标识和任务的名称，并为任务页面增加数据项。 任务不仅仅是流程中的一步操作，同时也承载各种数据信息的定义，以及数据的继承关系。超级管理员可以定义各种类型的表单数据，也可以为这些表单数据的来源，设定数据继承关系。同时可以设定表单项的排序。 5.1.2.2 可视化建模 可视化建模工具的任务是将一系列任务节点按照顺序、分支、并行等关系连结起来形成一个完整的、有意义的流程。由于我们采用了拖放式的可视化建模方式，使得用户经过简单的培训就能够迅速地掌握和快速地建立新的工作流程。下图是可视化建模工具的实例： 这个工具可以列出所有的节点，用鼠标拖着节点放到右面的工作面板上，然后用中部的按钮栏选择顺序、分支、并行等各种代表节点间关系的图形来连结各个节点。注意，审批操作、拆分操作、时间触发等操作由于其特殊性，在我们的系统里是作为特殊节点来处理的，它们也列在中部的按钮栏中而不在节点列表里。 5.1.4 流程定制 流程定制是对可视化建模工具建立的流程进行视图、模版、权限定制的功能模块。其中主要包括视图定制、模版定制、建项权、操作权、浏览权的定制。 5.1.3.1 视图定制 视图定制是为流程定制可供用户方便浏览的数据视图。一套流程可以定制多个视图。此类视图可以按照浏览习惯定制，也可以按照浏览角色定制。 视图定制采用可视化技术，管理员在定制视图的同时，可以在线编辑视图的格式。 管理员可以为定制好的视图设定权限，权限的设定可以按照部门、职务、用户进行组合设定。 5.1.3.2 操作权、浏览权设定 操作权设定可以按照每一个任务节点赋予权限。在操作权设定界面的任务列表中选择某一个任务节点，即可以设定该任务节点的权限。任务节点的操作权也可以按照部门、职务、权限进行设定。 5.1.3.3 流程操作 实例运行模块是一个人机交互界面。用户可以在我的工作模块中创建自己有权利创建的项目，后台工作流引擎将被唤起并读入工作流模板进行解析和处理，显示给用户一系列的视图并引导用户输入各种信息项，在用户应答后自动转向下一个状态。 5.1.3.4 流程实例 下图为可视化建模工具建立的招标包流程的实例抓屏：如图： 以下为工作流的流程XML文件截取，由此模板可以很方便的进行手工配置，流程实例文件与此类似，因此当程序的状态发生误操作，技术人员可以修改实例文件，重新激活流程。 true false 1. false false 1.1 采购目录管理 采购目录管理是恒逸采购信息平台的基础数据模块。采购系统的商业模式的实现，其基础的权限控制，源于对采购目录的管理。 5.2.1 采购目录分类 采购系统采购目录可针对每个分公司进行管理。 5.2.2 采购目录查询 可输入关键字查询，如根据地区、类别、供应商名称、联系人等进行查询。 5.2.3 采购权限分配 系统以各分公司为单位，各分公司内部又根据不同职位进行相应的权限分配。 采购人员的所属部门，确定了采购人员仅能浏览所属采购机构的采购目录。 采购人员的所辖公司或部门，确定了采购人员所采购的协议价格，供哪些公司或部门执行。 集团公司可对各分公司的采购执行价格进行查看和监督管理。 采购人员的所辖目录，确定了采购人员所负责的协议采购的目录，如采购员张三仅能采购塑料类物料，而对钢材类物料没有采购权限。 5.2.4 采购目录分级 系统提供的采购目录可以根据各分公司进行分类，对于每类物料还可以多级分类， 5.2.5 采购产品目录导出 系统提供产品目录导出功能。用户可以在一个周期内将产品的数据导出，数据导出后，系统自动做标记，并将导出的数据进行标识。此导出的数据包括产品编码，供货价格，供货商，供货日期等采购信息。此数据可以生成Excel表格。 如下图所示： 物料编码 物料名称 报价单位 价格 供应商编号 供应商名称 供货日期 L211000059 侧帮加强板 个 0.496 4107020024 信息产业部电子第二十二研究所 2004-3-17 15:04:44 L211000057 左侧帮加强板 元/件 4.658 4107020013 新乡市蓝天电子科技有限公司 2004-2-20 17:14:14 L211000058 右侧帮加强板 元/件 4.658 4107020013 新乡市蓝天电子科技有限公司 2004-2-20 17:14:14 5.2.6 采购产品目录导入 华炬EPSⅡ系统可以提供标准的XML数据接口，以便此采购目录的数据可以从现有系统如erp中导入。 下面的例子中，在的元素中包括了所有产品的信息，每个产品都由< product>元素来描述，而< product>元素中又嵌套了和元素。 < products> < product> 卡拉OK插座 a1 a < product> AV音视频插口 a2 a 2. 5.3 供应商管理 供应商管理模块中分为供应商注册管理、供应商验证管理、供应商开通管理、供应商资质管理四个部分。 5.3.1 供应商注册 供应商可以在采购系统中进行注册，如实填写相关的企业信息，以及提供的产品信息。 供应商填写注册信息后，系统会随机分配一个账号给供应商，供应商在注册邮箱内能够收到激活邮件。当供应商按照邮件的要求激活帐号后，即注册成功。供应商邮件激活模式保证了用户注册至少有一种可认定的联系方式。 5.3.2 供应商认证管理 一个新的供应商注册并激活帐号后，系统会将此供应商的信息自动分发给各个分公司，具有相关验证权限的人员可以在系统的供应商目录中对供应商的信息进行验证。 系统提供了灵活的注册用户验证机制，管理员对供应商注册信息校对验证的流程及审批的人员可以任意添加、设定，当有任意一个验证环节不通过，供应商均不能够注册成功，对于未经验证的供应商，各公司管理人员可以删除或作为备用供应商管理。 5.3.3 供应商的启/停用管理 系统管理员可以在供应商目录中对验证通过的供应商进行启用、停用、浏览、修改、删除、列入黑名单的操作。管理员可以按照“启用用户”、“停用用户”、“注册中用户”察看用户的开通信息。只有启用的用户才能够登录采购系统。每次启用停用供应商，系统会自动记录操作记录。 5.3.4 供货资质管理 供应商的投标资质管理与采购目录紧密关联。采购员可以设定供应商的供货资质。即设定供应商可以为恒逸集团的那些公司进行供货，供什么货。在实际的招标、竞价采购项目中，只有有供货资质的供应商，才会自动收到系统发布的采购信息。同时在项目结束后，系统会将最后对于供应商的资信评估结果导入erp系统中。 5.3.5 供应商密码锁定 当供应商登录系统时，20秒内输入三次密码不正确，系统自动锁定该用户1分钟。当用户忘记了密码，用户输入用户名和电子邮箱地址，系统自动将密码发送到用户的邮箱中。 5.3.6 保证金的维护 系统可以设定专人进行投标保证金的维护。财务人员搜索到相关的供应商，点击切换保证金状态，即可完成投标保证金的确认工作。 5.3.7 供应商数据导出 对于新注册的供应商，系统可以提供数据导出的功能。通过此功能，系统维护人员可以将供应商数据导入到其他系统中，如：ERP系统、OA系统等。如下表： 供应商编号 供应商名称 供应商税号 省 市 县 公司地点 73217759-D 江苏常发制冷股份有限公司 　 江苏 常州 礼加 地址：江苏常州市礼加镇建东村 73217759-B 上海扎努西电气公司 　 　 　 　 地址 5.3.8 供应商考核 对于供应商的评分以供应商供货类型进行各项考核，如下图： 5.4 采购实施 5.4.1 招标采购 招标管理模块基于工作流技术开发的采购系统。此采购系统内置了很多招标的内置节点，能够实现网上招标，网上投标，网上开标，网上定标等全过程。招标管理的流程可以根据恒逸集团的要求进行设定，下面一个典型的企业招标采购流程为例，进行介绍。为了方便介绍，将招标分为以下六个阶段，在项目的不同的阶段，采购人员与供应商，具有不同的操作权限。 第一阶段：编写、发布招标文件、招标公告阶段。 只有当一个采购项目的招标公告发布以后，具有该项目投标资质的供应商登录系统后，供应商在“项目管理”的列表中才能够查阅到这个项目。发布公告时，系统会自动将相关信息，以邮件的形式发送到用户在供应商注册的联系邮箱中；同时，给相关供应商的手机发送短信息。 第二阶段：下载标书阶段。 当一个项目发布公告以后，供应商可以在网上下载标书。此阶段中，业务人员会对相关的请求进行澄清，同时可以发布招标补充公告或招标补充文件。 第三阶段：投标阶段。 当操作人员在项目中允许供应商投标以后，此时供应商可以进行上传投标文件、填写开标一览表（报价表），在此期间，供应商可以多次填写，系统以最后一个报价为准。供应商的投标报价加密存储在系统中，在正式开标之前，采购业务人员无法察看其中的信息。此阶段，可以选择是否需要供应商交纳投标保证金。 第四阶段：开标阶段。 当一个项目结束投标以后，供应商即无法上传标书或填写开标一览表。当业务操作人员、招标委员会人员都允许开标以后，可设定由供应商或采购业务组成员统一解密文件和开标一览表，供应商的投标价格对采购人员公开。同时，生产类项目可以查阅数据汇总表。 第五阶段：公布评标结果阶段。 当项目确定中标商以后，系统会发布中标通知和评标结果。 第六阶段：截标阶段。 即项目结束，操作人员与供应商在此项目中的操作全部结束。项目信息归档。 5.4.1.1 业务操作人员编写、发布招标公告及标书 新建项目：新项目均由采购人员在提交采购单后，自动生成。 起草招标文件：起草招标公告、招标文件可以同时进行。招标文件可以多次上传，系统只发布最后一次的文件。可以设定招标文件的审批。 起草招标公告：招标公告的信息可以定制，招标公告信息填写完成以后，需要等到招标文件发布以后，才能够发布。 5.4.1.2 下载标书阶段 设定下载标书的供应商：可以将允许进行投标的供应商列在此处。采购员可以控制是否允许这些供应商投标。 允许投标的供应商，默认为有资质进行该类产品供货的供应商。 供应商投标的产品，为该供应商有供货资质的产品。 供应商查阅项目：供应商只能构查阅和自己相关的项目信息。 下载招标文件：供应商可以下载招标文件。 供应商澄清：供应商可以在下载标书的同时，在系统中请求澄清，同时，采购人员澄清的回复内容对所有供应商可见。 起草补充文件：采购员可以根据实际情况，确定是否起草招标补充文件。上传招标补充文件，需要经过审批。如果不需要发布招标补充文件，项目操作人员可以执行开始投标。 5.4.1.3 供应商投标阶段 确定投标保证金：供应商的保证金由财务人员在投标保证金管理中统一维护，由业务人员统一选出。 填写开标一览表：被选择了交纳投标保证金单位的供应商，可以登录系统填写开标一览表。开标一览表中可以列出多个产品，但是这些产品都是供应商具有供货资质的产品。对于不同的产品，系统会自动给出报价的单位，供应商可以填写报价。以上信息都加密存储在系统中，在开标之前，任何人都无法查看。 上传投标文件。当竞标的产品相对复杂，系统可以上传投标文件。上传的投标文件和填写开标一览表中的信息都加密存储，在开标之前，除了投标人以外，任何人在开标之前均不能够查看。 5.4.1.4 网上开标及确定中标人阶段 开标：采购员进入开标大厅，组织开标。若设定由采购员点击解密文件，即可解密，相关参与的人员，可以在大厅内进行发言。 采购员解密投标文件后，点击开标一览表，可以查看开标信息。 采购员查阅数据汇总表，可以统计开标的信息。 选择中标人：同一产品可以设定多个中标人，并设定分标比例。 确定最终价格。确定最终价格以后，相关部门对评标结果的会签，如果所有的人员对评标结果均不同意，项目自动废标。如果由任何一个部门表示同意，项目的评标结果送审。由主管进行审批，审批意见可以选择同意中标结果，重新确定中标人，重新开标，废标等几种处理意见。同时系统还可以记录专家在线评标的评测结果，并可将结果导入其他系统。 5.4.1.5 发布中标结果 发布中标通知：相关的采购员可以登录系统查阅信息，上传中标文件，发布中标结果通知。 供应商悔标：中标商可以在网上对中标结果进行悔标。 悔标处理：采购人员可以提出悔标处理意见，如：协商或直接扣款。并经相关人员审批。如果协商，可采用网下协商，网上录入协商结果，并报相关人员审批。如果扣款，输入扣款金额，及扣款理由，并将处理结果通知财务。 项目结束：所有信息自动归档。生产物料采购，可以选择是否以此采购价格自动更新物料供货协议价格，即订单执行价格。其他采购也可以判断，是否生成订单或协议。 5.4.1.6 招标采购参考流程 5.4.2 竞价采购 该循环竞价系统要求能够在规定时间完成几家单位同时参与对一个或多个项目进行连续竞争性报价，直至系统规定时间，系统自动结束报价。 竞价采购与招标采购相同，均分为几个阶段。 5.4.2.1 业务操作人员编写、发布竞价文件及公告 竞价的每一个新项目，都是由采购员提交了采购单，选择生成竞价项目后，生成的。在竞价项目中，可对多个产品进行分别竞价或将所有产品打包竞总价。 5.4.2.2 下载标书阶段 竞价项目在下载标书阶段，竞价项目与招标项目完全相同。 5.4.2.3 供应商参与竞价阶段 5.4.2.3.1 项目信息管理 项目信息管理可以设定竞价的开始结束时间。 5.4.2.3.2 产品信息管理 可以设定产品名称，数量，计量单位，竞标初始价格，货币单位等等。 5.4.2.3.3 延时规则 可以设定是否允许延时，可以设定延时次数，可以设定在最后几分钟延时，延时时间等等规则。 5.4.2.3.4 针对投标商的保密规则 可以设定投标商是否可以看到报价排名。 可以设定投标商是否可以看到投标商的报价。如果可以看到其他投标商报价，是否可以看到其他投标商的名称。如果不可以看到投标商的报价，是否可以看到其他投标商的报价点。 可以设定投标商是否可以看到真实报价，也可以设定投标商是否可以看到加权报价。如下图： 5.4.2.3.5 报价规则 可以设定按照单价报价，或者按照总价报价。 可以设定起始价格严格限定在其实价格之内，还是限定在上下浮动的10％之内。 可以设定最小差价，以及最小差价相对于投标商的自己的上次报价，还是相对于全场的最低报价。 5.4.2.3.6 权重规则 能够实现供应商报价的加权。对货物质量好、信誉好的供应商进行加权设定；加权设定是对竞价上报价乘以一定的系数来实现供应商报价加权。 5.4.2.3.7 竞价大厅 进入竞价大厅： 点击上图下拉按钮，可以查看设定的参数信息。 在单个报价点上点击鼠标右键，可以查看单个供应商的报价。 点击供应商编号的查看选项，可以查看单个供应商的报价曲线。用鼠标选择固定区域，可以放大。 按照竞价公告约定的时间，组织者和供应商可以进入竞价大厅。竞价大厅采用图形界面的形式，操作方便，直观，简单。点击竞价大厅左上方产品名称下面的三角形图标，可以显示竞价大厅相关约束的设定：如： 产品名称： 产品的名称/规格 产品数量： 产品的数量 竞价类型： 英式拍买/拍卖 价格单位： 元 价格类型： 单价/总价 起拍价格： 确定的一个初始价格 最小价差： 0.3（相对所有报价/相对于子自己上次报价） 初始报价约束： 小于/等于初始价格/上下浮动一定范围 组织者： 恒逸组织人员名称 系统时间： 系统服务器的当前时间 剩余时间： 到竞价结束前的剩余时间 项目状态： 项目等待、进行中、结束等状态 延时信息： 是否有延时，延时的次数 竞价排名： 您当前报价的排名 最低报价： 当前最低的报价信息 竞价幅度： 当前价格与初始价格的降价的幅度 实际报价： 按照实际报价显示信息 连续曲线： 系统显示以条连续的曲线 供应商察看栏： 可以察看供应商是否在线，点击复选框察看单个供应商的报价曲线 警告信息： 如果您与服务器失去连接，可以显示相关警告信息 竞价暂停： 点击暂停，可以进行系统暂停。 进入竞价大厅，您可以点击产品名称下的三角形图标查看设置信息，再次点击该图标，可以察看竞价大厅曲线，如图，点击单个报价点，可以显示该点的报价信息。您看到的信息可能与此图不同，这与组织者设定的信息隐蔽规则有关。 点击报价按钮，系统弹出报价框，供应商可以进行报价。 5.4.2.4 评标阶段 5.4.2.4.1 选择中标人。 一标可以选择多个中标人。输入最终价格，相关部门进行会签。。此处的操作与招标项目的方式相同。 5.4.2.4.2 发布竞价结果，同时处理供应商的质疑或者悔标 此阶段的竞价项目操作与招标项目的操作完全相同。 5.4.2.5 竞价参考流程 H-EBP1.0的竞价系统采用了华炬独立开发的工作流系统，下图为我们提供的竞价参考工作流程。 5.4.3 询价采购 询价采购就是采购人向有关供应商发出询价通知书，确定最优供应商的一种采购方式。适用于采购现成的标准化货物，货源丰富且价格变化弹性不大的采购项目。 a) 采购方人员在线建立询价项目，填写相关信息，如项目名称、询价截止时间、询价标的、询价标的描述信息等。询价标的关联采购目录。 b) 采购人员选择询价对象。系统会自动列出询价标的所对应的合格供应商清单，供采购方人员选择。 c) 供应商回复询价。相关供应商可以在线查看该询价项目信息，并可以递交询价回复单，也可以放弃。此过程系统将自动以消息提醒采购方人员。 d) 采购方人员查看所有询价回复单情况。如不满意，可以分别向不同的供应商随时递交新的询价单，就相关问题进一步咨询。也可以淘汰不合格供应商，添加新的供应商。 e) 询价过程可以多次反复，不设次数限制，直到采购方人员确认有满意的询价回复单。满意的询价回复单可以为多个。 f) 询价结束后，采购方人员确认采购结果，系统自动发布确认的采购结果公告。 g) 项目归档，系统自动记录询价结果。 5.4.4 网上谈判 竞争性谈判采购管理模块具有以下几个特点： 1）谈判项目操作权和浏览权继承系统设定的用户权限，不同用户依据权限进行相应操作。 2）谈判可支持一对一谈判对象，也可以为一对多谈判对象。 3）可直接录入采购产品，定义产品属性，关联至采购目录分类。 4）可以定义谈判规则，包括谈判要素与评价标准。 5）可以定制谈判项目审批流程及谈判结果审批流程，可以设定多级审批，并指定审批权限。 6）可设定谈判时间与谈判回合数，供应商与采购商可针对谈判要素进行反复磋商以至达成协议。 7）谈判纪录系统将备案，供相关人员查阅。 5.5 订单管理 对于计划分解后，采购员可将分解后计划提交给领导审批，审批通过后的计划单可直接生成相应的订单，并对订单进行建立、发送、跟踪、撤销、查询、修改等处理。未通过的计划单，系统自动打回给提交人。 5.5.1 普通订单 普通订单通常是指计划内的订单，或者是由项目所产生的订单。此订单可以直接向协议供货商发送，也可以由招标或竞价等采购方式执行后，直接向中标供应商发送。期间供应商可在线接受订单，并对订单进行确认、发货到货处理等。 5.5.1.1 发送订单 “发送订单”状态里的订单列表是已下单的订单。如图所示： 点击计划阶段的“查看”按钮，可查看该订单的计划阶段量。 勾选所要发送的订单，点击“发送订单”按钮，发送的订单会自动转入到“跟踪订单”状态列表中。 5.5.1.2 跟踪订单 跟踪订单是对订单发送之后的订单确认情况的跟踪。 跟踪订单分三种状态：未回复、有变动、已确认。 未回复：指系统发送订单后，供应商尚未对企业回复的订单。如下图所示： 操作员可对供应商发送订单提醒通知。勾选所要提醒的订单，点击右上角的“提醒”按钮，会对供应商进行消息提醒通知。 如订单废弃，则该订单对应供应商的所有该订单中的订单信息都将被废弃。操作员可点击“废弃订单”按钮，该订单作废，且自动转入废弃订单列表中，以提示调度人员重新制定相关订单计划。 有变动：指供应商收到订单后，对订单数量有所调整，该订单会转入“有变动”状态中。如下图所示： 5.5.2 突发订单 突发订单一般都是非计划内订单，订单的产生较突然，因此可减少此订单的审批环节，如设定由部门经理或总经理单人审批即可执行。执行价格可从价格库中直接提取或临时以询价或竞价的形式产生。 5.6 库存管理 5.6.1 库存导入 库存量可由ERP系统自动导入，同时可设定预警库存，当库存量低于预警值时，系统会以email或短信的形式通知采购人员，也可直接通知协议供货商。 5.7 合同管理 5.7.1 合同生成 确认发票三天后，操作员可将发票绑定到合同中。操作员可新建立合同项，录入相关合同号及合同备注内容，并可关联已确认的发票。其中，已被合同关联的发票不可选，生成合同页面如图所示： 选中所要生成合同的发票，点击“生成合同”按钮，进入如图所示： 图8.2.1.2 在该页面中输入合同号及备注内容，输入完毕后，点击“生成合同”按钮生成合同。 合同生成后，该发票不可再被其它合同关联，即该发票号的选定框呈反白状不可选。 5.7.2 合同查询 系统提供合同关联信息的查询功能，操作员可对合同编号、供应商代码、供应商名称相关字段进行查询。 操作员可对已建立的合同，追加与其关联的发票。如图所示： 点击所要追加的合同的“追加”按钮，进入“追加”发票页面，合同支持打印功能。如图所示： 点击领用纪录的“查看”按钮可查看该发票内容。 点击“追加”按钮，弹出发票追加页面框，如图所示： 选择所要追加的发票，点击“追加”按钮，该发票被绑定到该合同中。 追加成功的发票不会再在该页面中显示，即关联之后的发票不能再与其他发票进行关联。 5.8 财务管理 5.8.1 保证金管理 在财务收到供应商的保证金后可以对供应商保证金管理状态进行切换。同时如果在供应商中标后悔标则可在其保证金中扣除罚款。 5.8.2 发票管理 5.8.2.1 发票签收 供应商将领用记录开具发票发送给恒逸集团某公司后，该发票会发送至发票签收页面，如下图所示： 操作员网下收到供应商开出的发票单据之后，可对照发票编号以及发票中所涉及的领用记录，点击“签收”按钮签收发票。 点击领用记录的“查看”按钮可查看该发票所绑定的领用记录情况。 5.8.2.2 发票确认 发票签收后，该发票自动转入发票确认页面中，如图所示： 操作员可对照发票编号以及发票中所涉及的领用记录： 如确认发票内容无误，点击“确认”按钮确认此发票，该发票将自动转入财务确认页面的“待提交”状态中； 如发票内容或编号有误，可点击“打回”按钮，输入打回原因，将该发票绑定的领用记录重新发回至供应商处，供应商需重新绑定领用记录。 5.8.2.3 财务确认 发票确认后，该发票自动转入财务确认页面中，如图所示： 操作员点击“提交财务”按钮，进入如图所示： 操作员可输入日期和相关备注，点击“生成财务单”按钮，该发票自动转入“已提交”状态等待财务审核。 操作员可对已提交的发票进行二级确认或打回处理，如图所示： 勾选相关发票，操作员如确认该发票无误，可点击“确认”按钮进行确认；如该发票内容有误，可点击“打回”按钮，该发票绑定的领用记录重新发回至供应商处，供应商需重新绑定领用记录。 操作员可对财务号进行“确认”或“打回”操作，也可对财务号里的单条发票记录进行“确认”或“打回”处理。 经过确认操作的发票会转入“已确认”状态中，如图所示： 操作员可点击“查看”查看发票所绑定的具体领用记录。 5.8.2.4 发票查询 系统提供发票关联信息的查询功能，操作员可对生成日期、供应商代码、供应商名称和发票号进行相关字段进行查询，并支持其排序。若发票已被生成合同，可在此查看到发票关联合同的合同号。查询页面如图所示： 5.8.2.5 打回发票查询 操作员可查看被打回的发票及相关信息，如图所示： 5.8.3 在线支付 供应商在线对帐确认无误后可通过系统发送消息给财务部门，财务收到消息及对帐单可在线将相应的合同金额发送至供应商帐户。 也可由财务部直接讲对帐单发送至供应商，供应商确认后，再由财务部将货款支付给